Ein Countrykonzert Schritt für Schritt organisieren
Ein Countrykonzert steht und fällt nicht nur mit der Band. Zuerst legst du Datum, Ort und Besucherkapazität fest, danach folgen Musiker, Bühne, Sound, Genehmigungen und Tickets. Später kommen Werbung, Catering, Erste Hilfe, Sicherheitsdienst und Parkinformationen dazu. Plane die letzten 24 Stunden nicht zu voll: Getränke kühlen, Catering vorbereiten, Materialien sortieren und Wetter prüfen brauchen mehr Zeit als erwartet.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Musiker beauftragen
2 Personen
- 3
Soundanbieter reservieren
- 4
Bühne reservieren
- 5
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 6
Versicherung prüfen
- 7
Besucherkapazität festlegen
2 Personen
- 8
Ticketpreis festlegen
2 Personen
- 9
Ticketsystem einrichten
2 Personen
- 10
Einladungen verschicken
2 Personen
- 11
Werbung online stellen
2 Personen
- 12
Poster aufhängen
3 Personen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Catering reservieren
2 Personen
- 16
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
2 Personen
- 17
Sicherheitsdienst organisieren
2 Personen
- 18
Parkinformationen veröffentlichen
- 19
Drehbuch ausdrucken
2 Personen
- 20
Kontaktliste ausdrucken
- 21
Wettervorhersage prüfen
- 22
Einkaufen gehen
3 Personen
- 23
Getränke kühlen
2 Personen
- 24
Catering vorbereiten
4 Personen
- 25
Materialien sortieren
3 Personen
Event
- 26
Location öffnen
2 Personen
- 27
Bühne aufbauen lassen
4 Personen
- 28
Soundanlage installieren
4 Personen
- 29
Licht installieren
3 Personen
- 30
Stromanschlüsse prüfen
2 Personen
- 31
Zelte aufbauen
4 Personen
- 32
Tische aufstellen
3 Personen
- 33
Stühle aufstellen
4 Personen
- 34
Tanzfläche aufbauen
4 Personen
- 35
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 36
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 37
Bar einrichten
3 Personen
- 38
Buffet aufbauen
4 Personen
- 39
Geschirr bereitstellen
2 Personen
- 40
Kasse einrichten
2 Personen
- 41
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 42
Künstler empfangen
2 Personen
- 43
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 44
Cateringteam instruieren
2 Personen
- 45
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 47
Letzte Sicherheitsrunde
3 Personen
- 48
Türen öffnen
4 Personen
- 49
Tickets scannen
4 Personen
- 50
Gäste begrüßen
3 Personen
- 51
Aperitif servieren
4 Personen
- 52
Eröffnungsshows begleiten
2 Personen
- 53
Buffet servieren
5 Personen
- 54
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 55
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 56
Geschirr sammeln
3 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten auffüllen
2 Personen
- 59
Publikumsfluss kontrollieren
2 Personen
- 60
Künstler betreuen
2 Personen
- 61
Hauptact ankündigen
- 62
Auftritt begleiten
3 Personen
- 63
Letzte Runde ankündigen
- 64
Gäste zum Ausgang begleiten
3 Personen
- 65
Ton ausschalten
2 Personen
Nachbereitung
- 66
Kasse abschließen
2 Personen
- 67
Catering aufräumen
4 Personen
- 68
Abfall sammeln
4 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Location reinigen
4 Personen
- 71
Dekoration entfernen
3 Personen
- 72
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 73
Bühne abbauen lassen
4 Personen
- 74
Soundanlage zurückgeben
3 Personen
- 75
Zelte zurückgeben
3 Personen
- 76
Restbestand einlagern
2 Personen
- 77
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 78
Lieferanten abschließen
2 Personen
- 79
Zahlungen abwickeln
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BiertischeAnz. 12
- KlappstühleAnz. 120
- BarhockerAnz. 12
- BuffetischeAnz. 6
- Kassatisch
- GarderobenständerAnz. 2
- Bühne
- Tanzfläche
- TerrassenheizerAnz. 4
- PartyzelteAnz. 3
Geschirr
- Dinner-TellerAnz. 150
- DesserttellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- WassergläserAnz. 150
- WeingläserAnz. 100
- BiergläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierschalenAnz. 20
- ServierlöffelAnz. 12
Dekoration
- CountryflaggenAnz. 20
- JutebahnenAnz. 12
- KunstblumensträußeAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- TischläuferAnz. 12
- Bühnenhintergrund
- LichterkettenAnz. 12
Ausstattung
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 6
- DI-BoxenAnz. 4
- MonitorlautsprecherAnz. 4
- AudiokabelAnz. 20
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LichtstativeAnz. 4
- LED-BühnenscheinwerferAnz. 8
- NotenpulteAnz. 4
- GitarrenkabelAnz. 8
- ErsatzbatterienAnz. 24
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 6
- KochmesserAnz. 6
- ServiertablettsAnz. 10
- EiswürfelbehälterAnz. 8
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KorkenzieherAnz. 4
- AluminiumfolieAnz. 4
- FrischhaltefolieAnz. 4
- LebensmittelboxenAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- MüllbeutelhalterAnz. 6
- BesensetsAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
- MikrofasertücherAnz. 24
- HandseifenspenderAnz. 6
- HandtuchspenderAnz. 6
- ToilettenbürstenAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LaternenAnz. 12
- NotbeleuchtungAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und reserviere Musiker, Bühne sowie Soundanbieter frühzeitig. Ohne diese drei Zusagen lassen sich Kapazität, Ticketverkauf und Werbung nicht verlässlich planen.
- Lege die Besucherkapazität fest, bevor du Ticketsystem und Ticketpreis einrichtest. Prüfe dabei Fluchtwege, Sitzplätze, Tanzfläche und die verfügbare Zahl an Toiletten und Parkplätzen.
- Veröffentliche Parkinformationen zusammen mit den Einladungen und der Online-Werbung. Gäste suchen diese Angaben oft erst am Veranstaltungstag; ergänze deshalb Anfahrt, Einlasszeit und einen Kontakt auf jeder wichtigen Info.
- Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor dem Konzert und gib die endgültige Personenzahl an das Catering weiter. Plane neben dem Buffet auch Kassentisch, Getränkekühlung sowie Teller, Besteck und Gläser ein.
- Drucke Drehbuch und Kontaktliste spätestens am Vortag aus und sortiere alle Materialien nach Einsatzort. Prüfe am Veranstaltungstag zuerst Wettervorhersage, Bühne, Lautsprecher, Funkmikrofone und Strom, bevor Getränke und Catering aufgebaut werden.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Countrykonzert organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Datum, Ort, Musikern, Bühne und Soundanbieter. Genehmigungen und Versicherung solltest du spätestens 8 Wochen vor dem Konzert prüfen.
- Wann sollte man Tickets für ein Countrykonzert verkaufen?
- Richte das Ticketsystem ein, sobald Kapazität und Ticketpreis feststehen, am besten 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleiben mindestens 6 Wochen für Einladungen, Poster und Online-Werbung.
- Wie viele Helfer braucht ein Countrykonzert?
- Plane mindestens eine Erste-Hilfe-Besetzung, einen Sicherheitsdienst und eine verantwortliche Kontaktperson für Technik und Ablauf ein. Bei größeren Konzerten solltest du zusätzlich je 50 bis 75 Gäste eine Ansprechperson für Einlass oder Besucherfragen vorsehen.
- Was muss am Tag vor dem Countrykonzert erledigt werden?
- Am Vortag solltest du Wetter, Kontaktliste und Drehbuch prüfen, Materialien sortieren, Getränke kühlen und das Catering vorbereiten. Rechne dafür mindestens 3 bis 4 Stunden ein, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Kontrolle bleiben.
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