Organiser une réunion de consultation, étape par étape

Une réunion de consultation réussie repose sur une préparation progressive, pas seulement sur un bon ordre du jour. Commencez par définir le public et la décision attendue, puis bloquez la salle avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite l’accueil, les besoins d’accessibilité, les supports de discussion et les tests techniques. Les derniers jours servent surtout à vérifier les participants, les documents, la restauration et le déroulement minute par minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’objectif et le public cible
2 personnes
2
Établir le programme et le planning
2 personnes
3
Réserver la salle
4
Renseigner les intervenants et les animateurs
2 personnes
5
Préparer le dossier d'information
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Ouvrir le formulaire d’inscription
8
Traiter les inscriptions
9
Envoyer un rappel aux invités
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les besoins d’accessibilité
12
Mettre à jour la liste des participants
13
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
14
Finaliser la présentation
2 personnes
15
Sélectionner les questions et les affirmations
2 personnes
16
Préparer les formulaires de feedback
17
Imprimer les documents
2 personnes
18
Créer l’itinéraire et la signalisation
19
Commander la restauration et les options alimentaires
20
Tester la technique
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Vérifier l’espace et les installations
2 personnes
23
Répartir le matériel par table
2 personnes
24
Ouvrir le lieu
2 personnes
25
Aérer la salle
26
Installer les tables et les chaises
3 personnes
27
Aménager la table d'accueil
2 personnes
28
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
29
Mettre en place le point café
2 personnes
30
Mettre les boissons au frais
31
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
32
Préparer le matériel
2 personnes
33
Faire un briefing avec l’équipe
4 personnes

Événement

34
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
35
Accueillir les participants
2 personnes
36
Distribuer les badges
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Accueil et présentation du programme
39
Assurer la présentation
40
Recueillir les questions de la salle
2 personnes
41
Animer les tables de discussion
5 personnes
42
Prendre des notes par table
5 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
44
Ravitaillement des amuse-bouches
45
Animer le retour en plénière
2 personnes
46
Enregistrer les points d’action et les réactions
2 personnes
47
Distribuer les formulaires de feedback
48
Expliquer le départ et la suite
49
Collecter les formulaires de retour
50
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

51
Emballer le catering restant
2 personnes
52
Collecter et trier les déchets
2 personnes
53
Laver la vaisselle et les verres
2 personnes
54
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
55
Débrancher le matériel de présentation
2 personnes
56
Nettoyer l’espace
3 personnes
57
Vérifier et nettoyer les toilettes
58
Fermer le lieu
2 personnes
59
Retourner les matériels
2 personnes
60
Rédiger le compte rendu et les retours
2 personnes
61
Remercier les participants
62
Envoyer le résumé aux participants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 50
Table d’accueil
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 50
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Planches de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 6

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Micro sans fil
Paperboardqté 2
Feutres pour paperboardqté 12
Marqueursqté 30
Minuterieqté 2

Bureau

Porte-nomsqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Post-itqté 12
Papier A4qté 2
Classeursqté 50
Enveloppesqté 60
Flèches de signalisationqté 12

Décoration

Nappeqté 8
Compositions floralesqté 4
Étiquettes nominatives pour les tablesqté 8

Réfrigération

Glacièresqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Gants de nettoyageqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Thermosqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Pinces de serviceqté 6
Boîtes de théqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Distributeurs d'eauqté 2

Conseils

Commencez par écrire en une phrase l’objectif de la consultation et le résultat attendu. Cela vous aidera à limiter le programme et à sélectionner les questions réellement utiles.
Réservez la salle avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez un délai d’au moins 10 jours pour les inscriptions. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires et d’accessibilité.
Préparez le dossier d’information et la présentation au moins 7 jours avant la réunion. Gardez ensuite 2 jours pour relire les questions, finaliser les supports et imprimer les documents.
Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI et le microphone sans fil au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises sur place, car elles sont souvent oubliées.
Le jour même, arrivez 60 à 90 minutes à l’avance pour aérer la salle, installer l’accueil, répartir le matériel par table et placer la signalisation. Gardez une liste actualisée des participants pour les badges et les changements de dernière minute.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une réunion de consultation ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Laissez au moins 10 jours pour répondre au formulaire, puis envoyez un rappel 3 à 5 jours avant la réunion.
Combien de temps prévoir pour préparer une réunion de consultation ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour une réunion avec intervenants, inscriptions et restauration. Réservez les 7 derniers jours aux supports, aux confirmations et aux tests techniques.
Quand vérifier l’accessibilité et les besoins alimentaires ?: Posez ces questions dès l’ouverture du formulaire d’inscription, puis vérifiez les réponses 7 jours avant l’événement. Transmettez les quantités finales au prestataire au moins 3 jours avant.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public. Ce créneau permet d’aérer, d’installer les tables et les chaises, de répartir les blocs-notes et les stylos, puis de tester la présentation et le microphone.

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