Ein Beratungstreffen Schritt für Schritt organisieren

Ein gutes Beratungstreffen beginnt nicht mit der Präsentation, sondern mit einem klaren Ziel und einer passenden Zielgruppe. Lege danach Ablauf, Gesprächsleitung und Raum fest, bevor du Einladungen verschickst. Plane Anmeldung, Barrierefreiheit und Ernährungswünsche früh ein, damit am Veranstaltungstag niemand nachträglich improvisieren muss. Für Technik, Unterlagen und die Raumaufteilung brauchst du einen eigenen Testlauf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Ziel und Zielgruppe festlegen
2 Personen
2
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
3
Raum reservieren
4
Sprecher und Gesprächsleiter festlegen
2 Personen
5
Informationspaket zusammenstellen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldeformular öffnen
8
Anmeldungen bearbeiten
9
Erinnerung an die Eingeladenen senden
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Barrierefreiheitsbedarfe prüfen
12
Teilnehmerliste aktualisieren
13
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
14
Präsentation abschließen
2 Personen
15
Fragen und Thesen auswählen
2 Personen
16
Feedbackformulare erstellen
17
Handouts drucken
2 Personen
18
Route und Beschilderung erstellen
19
Catering und Diätoptionen bestellen
20
Technik testen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Raum und Ausstattung überprüfen
2 Personen
23
Materialien pro Tisch verteilen
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Raum lüften
26
Tische und Stühle aufstellen
3 Personen
27
Empfangstisch einrichten
2 Personen
28
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
29
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
30
Getränke kalt stellen
31
Snacks und Obst bereitstellen
2 Personen
32
Materialien bereitlegen
2 Personen
33
Briefing mit dem Team abhalten
4 Personen

Event

34
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
35
Teilnehmende empfangen
2 Personen
36
Namensschilder verteilen
37
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
38
Begrüßung und Programm erläutern
39
Präsentation übernehmen
40
Fragen aus dem Publikum sammeln
2 Personen
41
Diskussionstische moderieren
5 Personen
42
Notizen pro Tisch machen
5 Personen
43
Getränke nachfüllen
44
Snacks auffüllen
45
Plenumsrückmeldung begleiten
2 Personen
46
Aktionspunkte und Rückmeldungen festhalten
2 Personen
47
Feedbackformulare verteilen
48
Abschied und weiteres Vorgehen erläutern
49
Feedbackformulare einsammeln
50
Teilnehmende verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

51
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
52
Abfall sammeln und trennen
2 Personen
53
Geschirr und Gläser abwaschen
2 Personen
54
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
55
Präsentationstechnik abkoppeln
2 Personen
56
Raum reinigen
3 Personen
57
Toiletten überprüfen und reinigen
58
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
59
Materialien zurückgeben
2 Personen
60
Protokolle und Rückmeldungen ausarbeiten
2 Personen
61
Teilnehmer verabschieden
62
Zusammenfassung an Teilnehmer senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 50
Empfangstisch
HockerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
WassergläserAnz. 50
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServierbretterAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Kabelloses Mikrofon
FlipchartAnz. 2
Flipchart-MarkerAnz. 12
StifteAnz. 30
TimerAnz. 2

Büro

NamensschildhalterAnz. 50
NotizblöckeAnz. 50
KugelschreiberAnz. 60
KlebezettelAnz. 12
A4-PapierAnz. 2
OrdnerAnz. 50
UmschlägeAnz. 60
HinweispfeileAnz. 12

Dekoration

TischdeckeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 4
Namensschilder für TischeAnz. 8

Kühlung

KühlboxenAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 4
EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2

Catering

ThermoskannenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ServierzangenAnz. 6
TeedosenAnz. 4
MilchkännchenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 4
WasserspenderAnz. 2

Tipps

Lege Ziel und Zielgruppe spätestens sechs Wochen vorher fest. Daraus ergeben sich Thema, Sprache, Dauer und die Zahl der benötigten Plätze.
Reserviere den Raum, sobald der Termin steht, und prüfe mindestens drei Wochen vorher Zugänglichkeit, Bestuhlung, Beschilderung sowie Stromanschlüsse für Beamer und Laptop.
Öffne das Anmeldeformular früh und frage dort direkt Ernährungswünsche und Barrierefreiheitsbedarfe ab. Verschicke sieben Tage vor dem Termin eine Erinnerung mit Uhrzeit, Route und Hinweisen zum Raum.
Schließe Präsentation, Fragen, Thesen und Handouts spätestens zwei Werktage vorher ab. Drucke pro erwarteter Person ein Handout und halte einige zusätzliche Exemplare bereit.
Teste am Vortag Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel und Mikrofon. Plane für die Vorbereitung mindestens 60 Minuten ein, damit Namensschilder, Notizblöcke und Stifte bereits auf den Tischen liegen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Beratungstreffen planen?: Beginne idealerweise sechs Wochen vorher mit Ziel, Termin und Zielgruppe. Raum, Gesprächsleitung und Technik sollten spätestens drei Wochen vor dem Treffen feststehen.
Wann verschickt man die Einladung zu einem Beratungstreffen?: Verschicke die Einladung etwa vier Wochen vor dem Termin und öffne gleichzeitig die Anmeldung. Eine Erinnerung sieben Tage vorher erhöht die Verbindlichkeit und gibt Raum für letzte Rückfragen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Beratungstreffens?: Plane mindestens 60 Minuten für Raum, Technik, Beschilderung und Tischmaterialien ein. Öffne den Raum möglichst 90 Minuten vorher, wenn Beamer, Mikrofon oder Sitzordnung noch geprüft werden müssen.
Was muss man bei der Anmeldung für ein Beratungstreffen abfragen?: Erfrage Name, Kontaktmöglichkeit, Teilnahmebestätigung sowie Ernährungs- und Barrierefreiheitsbedarfe. Aktualisiere die Teilnehmerliste spätestens 24 Stunden vorher und übertrage die Zahl an das Catering.

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