Zo organiseer je een congrescentrum open dag

Begin met een helder programma en een logische bezoekersroute voordat je uitnodigingen verstuurt. Leg vast welke ruimtes open zijn, wanneer rondleidingen en demonstraties plaatsvinden en wie ze begeleidt. Daarna regel je aanmeldingen, catering en techniek op basis van het verwachte aantal bezoekers. In de laatste week draait alles om controleren: presentaties testen, badges en informatiepakketten klaarleggen, koelingen en toiletten nalopen en de bewegwijzering ophangen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Ruimtes en routes bepalen
2 personen
3
Rondleidingen plannen
2 personen
4
Demonstraties selecteren
2 personen
5
Sprekers en demonstrateurs bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldformulier publiceren
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekerslijst exporteren
12
Bevestiging naar bezoekers sturen
13
Catering bestellen
2 personen
14
Reserveringen maken
15
Parkeerinformatie publiceren
16
Plattegronden afdrukken
17
Naambadges voorbereiden
2 personen
18
Informatiepakketten samenstellen
3 personen
19
Presentaties verzamelen
2 personen
20
Techniek testen
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
23
Koelingen controleren
24
Toiletten controleren
25
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen

Event

26
Registratiebalie opbouwen
3 personen
27
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
28
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Koffiepunt inrichten
2 personen
31
Presentatieruimtes inrichten
3 personen
32
Demonstratiestands opbouwen
4 personen
33
Versiering ophangen
3 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Infopakketten op tafels leggen
2 personen
36
Personeelsbriefing houden
4 personen
37
Registratiebalie bemannen
3 personen
38
Bezoekers ontvangen
4 personen
39
Naambadges uitdelen
2 personen
40
Rondleidingen begeleiden
4 personen
41
Presentaties begeleiden
3 personen
42
Demonstraties begeleiden
4 personen
43
Koffie en thee serveren
2 personen
44
Hapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
49
Voorraad controleren
50
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

51
Catering afbouwen
3 personen
52
Servies verzamelen
3 personen
53
Apparatuur uitschakelen
2 personen
54
Materialen sorteren
3 personen
55
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
56
Versiering verwijderen
3 personen
57
Bewegwijzering verwijderen
2 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Ruimtes schoonmaken
4 personen
60
Toiletten schoonmaken
2 personen
61
Afval afvoeren
2 personen
62
Gevonden voorwerpen verzamelen
63
Materialen retourneren
2 personen
64
Restvoorraad opbergen
2 personen
65
Bedankbericht versturen
66
Bezoekersfeedback verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Buffettafelsaantal 4
Krukkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Beameraantal 3
Projectieschermenaantal 3
Laptopsaantal 3
HDMI-kabelsaantal 5
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Draadloze microfoonsaantal 3
Luidsprekersaantal 4
Microfoonstatievenaantal 3
Presentatieklikkersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Keuken

Thermoskannenaantal 8
Koffieschenkkannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerlepelsaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkleedjesaantal 18
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Welkomstbord
Plantenaantal 12
Naamkaartstandaardsaantal 20

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6

Registratie

Naambadgehoudersaantal 150
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 10
Bezoekersformulierenaantal 180
Polsbandjesaantal 180

Communicatie

Portofoonsaantal 8
Plattegrondenaantal 180
Programmafoldersaantal 180
Informatietassenaantal 180
Pijlbordenaantal 20
Permanente markersaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Dweilsetsaantal 3
Stofzuigersaantal 2
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 8
Handdoekdispensersaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Plan rondleidingen in vaste tijdsblokken en houd ruimte tussen twee groepen. Zo voorkom je opstoppingen bij deuren, liften en demonstratieruimtes.
Verzamel dieetwensen direct via het aanmeldformulier en geef het definitieve aantal uiterlijk enkele dagen voor de open dag door aan de catering. Zet houdbare catering apart klaar en controleer gekoelde producten op de ochtend zelf.
Test elke presentatie uiterlijk één werkdag vooraf met de echte laptops, beamers, projectieschermen, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers. Leg reservekabels en stekkerdozen klaar bij ruimtes waar veel techniek staat.
Richt de registratiebalie in vóór de eerste bezoeker arriveert. Leg bezoekerslijst, naambadges, plattegronden en informatiepakketten in die volgorde klaar, zodat aanmelden per persoon hooguit enkele minuten duurt.
Loop de volledige route op de ochtend zelf met een plattegrond in de hand. Controleer toiletten, parkeerinformatie, bewegwijzering, stoelen en statafels; juist kleine ontbrekende aanwijzingen zorgen vaak voor vragen bij de balie.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik uitnodigingen voor een congrescentrum open dag versturen?: Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de aanmeldingen 3 tot 5 werkdagen voor de open dag, zodat je bezoekerslijst, badges, catering en dieetwensen nog kunt verwerken.
Hoeveel tijd moet ik uittrekken voor rondleidingen tijdens een open dag?: Reken per rondleiding op 30 tot 45 minuten en plan minimaal 10 minuten wisseltijd. Bij meerdere groepen werkt een vaste starttijd beter dan doorlopende instroom, omdat routes en demonstraties anders snel vollopen.
Wanneer test je de techniek voor een congrescentrum open dag?: Test alle presentaties en aansluitingen uiterlijk één werkdag vooraf en doe op de ochtend zelf nog een korte controle. Controleer per ruimte beeld, geluid, microfoon, presentatieklikker, verlengkabels en stekkerdozen.
Wanneer bestel je catering voor een congrescentrum open dag?: Bestel de catering zodra de aanmeldingen betrouwbaar beginnen binnen te komen, meestal 1 tot 2 weken vooraf. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 werkdagen voor de open dag en controleer koelingen op de ochtend zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.