Organiser une journée portes ouvertes dans un centre de congrès
Une journée portes ouvertes réussie repose sur un parcours simple, des créneaux bien cadencés et une équipe qui sait exactement quoi faire. Commencez par fixer le programme avant d’ouvrir les inscriptions, puis construisez les visites autour des espaces réellement accessibles. Les démonstrations, l’accueil, la technique et la restauration doivent être testés séparément, puis vérifiés ensemble avant l’arrivée du public. Prévoyez aussi les informations pratiques : stationnement, plans, badges et besoins alimentaires.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Déterminer les espaces et les itinéraires
2 personnes
- 3
Planifier les visites guidées
2 personnes
- 4
Sélectionner les démonstrations
2 personnes
- 5
Confirmer les intervenants et les démonstrateurs
2 personnes
- 6
Rédiger les invitations
2 personnes
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Publier le formulaire d'inscription
- 9
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 10
Recueillir les besoins alimentaires
- 11
Exporter la liste des visiteurs
- 12
Envoyer la confirmation aux visiteurs
- 13
Commander le catering
2 personnes
- 14
Faire les réservations
- 15
Publier les informations de stationnement
- 16
Imprimer les plans
- 17
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 18
Préparer les dossiers d’information
3 personnes
- 19
Rassembler les présentations
2 personnes
- 20
Tester la technique
2 personnes
- 21
Faire les courses
2 personnes
- 22
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
- 23
Vérifier les réfrigérateurs
- 24
Vérifier les toilettes
- 25
Préparer la signalétique
2 personnes
Événement
- 26
Installer le comptoir d'enregistrement
3 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
5 personnes
- 28
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 30
Mettre en place le point café
2 personnes
- 31
Aménager les espaces de présentation
3 personnes
- 32
Monter les stands de démonstration
4 personnes
- 33
Suspendre la décoration
3 personnes
- 34
Installer la signalisation
2 personnes
- 35
Déposer les dossiers d'information sur les tables
2 personnes
- 36
Faire le briefing du personnel
4 personnes
- 37
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 39
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 40
Accompagner les visites guidées
4 personnes
- 41
Animer les présentations
3 personnes
- 42
Encadrer les démonstrations
4 personnes
- 43
Servir le café et le thé
2 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
- 47
Vider les poubelles
2 personnes
- 48
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
- 49
Vérifier les stocks
- 50
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Suivi
- 51
Démonter le catering
3 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 53
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 54
Trier les matériaux
3 personnes
- 55
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
- 56
Retirer la décoration
3 personnes
- 57
Retirer la signalétique
2 personnes
- 58
Faire la vaisselle
3 personnes
- 59
Nettoyer les espaces
4 personnes
- 60
Nettoyer les toilettes
2 personnes
- 61
Évacuer les déchets
2 personnes
- 62
Rassembler les objets trouvés
- 63
Retourner les matériels
2 personnes
- 64
Ranger les stocks restants
2 personnes
- 65
Envoyer un message de remerciement
- 66
Recueillir les retours des visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 120
- Tables hautesqté 10
- Comptoir d'inscription
- Tables de buffetqté 4
- Tabouretsqté 12
Vaisselle
- Verres à eauqté 150
- Tasses à caféqté 120
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Vidéoprojecteurqté 3
- Écrans de projectionqté 3
- Ordinateurs portablesqté 3
- Câbles HDMIqté 5
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Microphones sans filqté 3
- Haut-parleursqté 4
- Pieds de microqté 3
- Cliques de présentationqté 3
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
Cuisine
- Thermosqté 8
- Pichets à caféqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Nappesqté 18
- Ballonsqté 150
- Pompe à ballonsqté 2
- Panneau d’accueil
- Plantesqté 12
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineuses LEDqté 8
- Lampadairesqté 6
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Stylosqté 30
- Presse-papiersqté 10
- Formulaires visiteursqté 180
- Braceletsqté 180
Communication
- Talkies-walkiesqté 8
- Plansqté 180
- Brochures du programmeqté 180
- Sacs d’informationqté 180
- Panneaux indicateursqté 20
- Marqueurs permanentsqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de serpillièreqté 3
- Aspirateursqté 2
- Éponges de nettoyageqté 12
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
- Distributeurs de serviettesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez d’abord la durée des visites et le nombre de visiteurs par groupe. Gardez quelques minutes entre deux départs pour absorber les retards et éviter qu’un groupe croise le suivant dans un passage étroit.
- N’ouvrez pas les inscriptions avant d’avoir confirmé les intervenants, les démonstrateurs et les espaces accessibles. Demandez les besoins alimentaires dès le formulaire, puis exportez la liste au moins 48 heures avant l’événement.
- Testez chaque présentation avec l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les câbles HDMI et les rallonges réellement utilisés sur place. Faites l’essai dans la salle prévue, pas uniquement au bureau.
- Installez le comptoir d’inscription, les badges, les dossiers d’information et la signalétique avant le jour J. Préparez les plans en plusieurs exemplaires et affichez le stationnement aux points où les visiteurs peuvent hésiter.
- Organisez la restauration en fonction des horaires de visite, pas seulement du nombre total d’invités. Vérifiez les réfrigérateurs, les machines à café, les thermos, les verres et les ustensiles la veille, puis gardez une réserve de longue conservation pour les arrivées tardives.
Questions fréquentes
- Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une journée portes ouvertes ?
- Ouvrez les inscriptions dès que la date, le programme et les principaux créneaux de visite sont confirmés. Fermez-les ou faites un export intermédiaire 48 heures avant afin de préparer les badges, les dossiers et les besoins alimentaires.
- Combien de temps prévoir pour les visites guidées ?
- Prévoyez généralement 30 à 45 minutes par visite, puis ajoutez 10 à 15 minutes entre deux départs. Ce battement permet de gérer les retards, le changement de groupe et les démonstrations qui dépassent leur durée prévue.
- Quand tester la technique avant l’événement ?
- Effectuez un premier test complet au moins 7 jours avant, puis une vérification finale la veille. Testez chaque vidéoprojecteur, microphone, haut-parleur, ordinateur, câble HDMI, rallonge et multiprise dans la salle concernée.
- Que faut-il préparer la veille d’une journée portes ouvertes ?
- Préparez les badges, les plans, la signalétique, les dossiers d’information et les espaces d’accueil la veille. Vérifiez aussi les toilettes, les réfrigérateurs et le matériel de restauration pour éviter les corrections pendant l’arrivée des visiteurs.
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