Cómo organizar una jornada de puertas abiertas en un centro de congresos
Una jornada de puertas abiertas funciona mejor cuando el visitante sabe adónde ir desde el primer minuto. Empieza fijando la fecha, el programa y el recorrido por los espacios; después confirma demostradores, visitas guiadas e inscripciones. La recepción, la señalización y la prueba técnica suelen quedarse para el final, aunque condicionan toda la experiencia. Este plan reúne la preparación previa, la coordinación del equipo y los últimos controles antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
- 2
Determinar los espacios y recorridos
2 personas
- 3
Planificar las visitas guiadas
2 personas
- 4
Seleccionar demostraciones
2 personas
- 5
Confirmar ponentes y demostradores
2 personas
- 6
Redactar invitaciones
2 personas
- 7
Enviar invitaciones
2 personas
- 8
Publicar el formulario de inscripción
- 9
Gestionar inscripciones
2 personas
- 10
Recoger preferencias dietéticas
- 11
Exportar la lista de visitantes
- 12
Enviar la confirmación a los visitantes
- 13
Pedir el catering
2 personas
- 14
Hacer reservas
- 15
Publicar información de estacionamiento
- 16
Imprimir planos
- 17
Preparar acreditaciones
2 personas
- 18
Preparar los paquetes de información
3 personas
- 19
Recopilar las presentaciones
2 personas
- 20
Probar la técnica
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 23
Comprobar las refrigeradoras
- 24
Comprobar los baños
- 25
Preparar la señalización
2 personas
Evento
- 26
Montar el mostrador de registro
3 personas
- 27
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 28
Montar el bufé de catering
3 personas
- 29
Enfriar las bebidas
2 personas
- 30
Montar el punto de café
2 personas
- 31
Montar las salas de presentación
3 personas
- 32
Montar los stands de demostración
4 personas
- 33
Colgar la decoración
3 personas
- 34
Colocar la señalización
2 personas
- 35
Colocar los paquetes de información sobre las mesas
2 personas
- 36
Hacer la reunión informativa del personal
4 personas
- 37
Atender la mesa de registro
3 personas
- 38
Recibir a los visitantes
4 personas
- 39
Repartir acreditaciones
2 personas
- 40
Guiar visitas
4 personas
- 41
Coordinar presentaciones
3 personas
- 42
Coordinar demostraciones
4 personas
- 43
Servir café y té
2 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Reponer el bufé
3 personas
- 47
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 48
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
- 49
Comprobar el inventario
- 50
Despedir a los visitantes
3 personas
Seguimiento
- 51
Desmontar el catering
3 personas
- 52
Recoger la vajilla
3 personas
- 53
Apagar el equipo
2 personas
- 54
Clasificar los materiales
3 personas
- 55
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 56
Retirar la decoración
3 personas
- 57
Retirar la señalización
2 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Limpiar espacios
4 personas
- 60
Limpiar los baños
2 personas
- 61
Retirar los residuos
2 personas
- 62
Recoger objetos perdidos
- 63
Devolver los materiales
2 personas
- 64
Guardar el stock restante
2 personas
- 65
Enviar mensaje de agradecimiento
- 66
Recopilar comentarios de los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 120
- Mesas altascant. 10
- Mostrador de registro
- Mesas de buffetcant. 4
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 150
- Tazas de cafécant. 120
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Proyectorcant. 3
- Pantallas de proyeccióncant. 3
- Portátilescant. 3
- Cables HDMIcant. 5
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Altavocescant. 4
- Soportes de micrófonocant. 3
- Pulsadores de presentacióncant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
Cocina
- Termoscant. 8
- Jarras para servir cafécant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharones de servircant. 8
- Acumuladores de fríocant. 24
Decoración
- Manteles individualescant. 18
- Globoscant. 150
- Bomba de globoscant. 2
- Cartel de bienvenida
- Plantascant. 12
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 20
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 6
Registro
- Portanombrescant. 150
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 10
- Formularios de visitantescant. 180
- Pulserascant. 180
Comunicación
- Walkie-talkiescant. 8
- Planoscant. 180
- Folletos del programacant. 180
- Bolsas informativascant. 180
- Carteles direccionalescant. 20
- Rotuladores permanentescant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Fregonascant. 3
- Aspiradorascant. 2
- Esponjas de limpiezacant. 12
- Dispensadores de jabón de manoscant. 8
- Dispensadores de toallascant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los recorridos con varias semanas de margen. Define cuánto dura cada visita guiada y evita solapamientos entre grupos, demostraciones y ponencias.
- Abre el formulario de inscripción antes de enviar todas las invitaciones. Pide las preferencias dietéticas desde el principio y exporta la lista definitiva para preparar acreditaciones y paquetes de información.
- Envía la confirmación a cada visitante cuando su inscripción esté registrada. Incluye el horario, el punto de registro, el recorrido previsto y la información de estacionamiento para reducir preguntas el mismo día.
- Haz una prueba técnica completa al menos un día antes: proyector, pantallas, portátiles, cables HDMI, micrófonos inalámbricos, altavoces y pulsadores de presentación. Comprueba cada sala con el equipo que realmente se usará.
- Prepara la recepción y el catering antes de que llegue el primer grupo. Revisa baños, señalización, neveras portátiles y máquinas de café, y coloca planos visibles en el mostrador de registro.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar el programa, confirmar ponentes y demostradores, publicar las inscripciones, pedir el catering y preparar la comunicación a los visitantes.
- ¿Cuándo enviar las invitaciones para una jornada de puertas abiertas?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes de la fecha. Deja abierto el formulario de inscripción durante al menos 2 semanas y manda una confirmación al registrar cada visita.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de visitantes?
- Exporta una lista provisional 7 días antes para revisar aforo y preferencias dietéticas. Cierra la lista definitiva entre 48 y 72 horas antes, cuando también puedas ajustar el catering y las acreditaciones.
- ¿Cuándo se debe probar la técnica del evento?
- Haz una primera comprobación 3 o 4 días antes y una prueba completa el día anterior. Reserva entre 60 y 90 minutos para revisar presentaciones, conexiones, sonido y baterías de los equipos inalámbricos.
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