Zo organiseer je een concerttournee zonder losse eindjes

Een concerttournee organiseren begint niet bij de promotie, maar bij een haalbare reeks data, locaties en reisroutes. Bevestig eerst de artiesten en contracten, zodat technische eisen, overnachtingen en transport daarop kunnen aansluiten. Daarna werk je per locatie het geluids-, licht- en podiumplan uit en controleer je vergunningen en verzekeringen. Pas wanneer de basis staat, open je de kaartverkoop en plan je promotie. Gebruik één draaiboek per tourdag met contactpersonen, tijden, crewpassen en materiaalcontroles.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Concertdata vastleggen
2 personen
2
Locaties reserveren
2 personen
3
Artiesten bevestigen
2 personen
4
Contracten controleren
2 personen
5
Reisroutes uitwerken
2 personen
6
Overnachtingen reserveren
7
Technische wensen verzamelen
2 personen
8
Technische riders controleren
2 personen
9
Geluidsplan maken
2 personen
10
Lichtplan maken
2 personen
11
Podiumplan maken
2 personen
12
Vergunningen controleren
2 personen
13
Verzekeringen controleren
14
Uitnodigingen versturen
2 personen
15
Kaartverkoop openen
2 personen
16
Promotie publiceren
2 personen
17
Persberichten versturen
18
Aanmeldingen verwerken
2 personen
19
Dieetwensen verzamelen
20
Catering bestellen
2 personen
21
Vrijwilligers indelen
2 personen
22
Draaiboek printen
23
Artiesteninformatie versturen
24
Crewpassen maken
2 personen
25
Materiaal controleren
3 personen
26
Boodschappen doen
3 personen
27
Transport laden
4 personen

Event

28
Locatie openen
2 personen
29
Leveringen ontvangen
3 personen
30
Podium opbouwen
6 personen
31
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
32
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
33
Backline klaarzetten
3 personen
34
Kabels veilig afwerken
2 personen
35
Catering klaarzetten
3 personen
36
Artiestenkleedkamers inrichten
2 personen
37
Entreebalie inrichten
2 personen
38
Publieksruimte inrichten
4 personen
39
Decoratie ophangen
2 personen
40
Soundcheck uitvoeren
5 personen
41
Lichtcheck uitvoeren
3 personen
42
Artiesten ontvangen
2 personen
43
Dranken koud zetten
2 personen
44
Hapjes voorbereiden
3 personen
45
Deuren openen
3 personen
46
Tickets controleren
3 personen
47
Gasten ontvangen
4 personen
48
Hapjes serveren
3 personen
49
Dranken serveren
3 personen
50
Dranken bijvullen
2 personen
51
Artiesten begeleiden
2 personen
52
Optredens begeleiden
3 personen
53
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
54
Publieksruimte controleren
2 personen
55
Toiletten controleren
2 personen
56
Afval verzamelen
2 personen
57
Laatste optreden afronden
3 personen
58
Gasten uitgeleiden
3 personen
59
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

60
Apparatuur uitschakelen
3 personen
61
Podium afbouwen
6 personen
62
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
63
Lichtapparatuur inpakken
3 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Locatie schoonmaken
4 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Afval afvoeren
2 personen
68
Materiaal laden
4 personen
69
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
70
Leveranciersmateriaal retourneren
3 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Transport lossen
4 personen
73
Ticketgegevens archiveren
74
Facturen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Barkrukkenaantal 8
Statafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Klaptafelsaantal 12
Garderoberekkenaantal 4

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Monitorversterkersaantal 2
XLR-kabelsaantal 20
Jackkabelsaantal 12
Stroomhaspelsaantal 8
Verdeelstekkersaantal 12
Laptop
Kabelgotenaantal 12
Gaffer tapeaantal 8
Batterijenaantal 24
Entreebalie
Ticketscanneraantal 2
Portofoonsaantal 8
Powerbanksaantal 4

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Moving headsaantal 4
Lichtstatievenaantal 4
Lichtconsole
Werklichtenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Schaaltjesaantal 12

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Bannersaantal 6
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de concertdata en locaties eerst vast en controleer meteen de reistijd tussen opeenvolgende optredens. Plan overnachtingen zodra een route meer dan één reisdag bevat; beschikbare kamers en geschikte check-inuren worden vaak te laat geregeld.
Vraag technische riders direct na de bevestiging van de artiesten op en vergelijk ze met je eigen mengtafel, luidsprekers, monitoren, microfoons en kabels. Noteer ontbrekend materiaal per locatie, niet pas op de dag van het concert.
Werk per locatie een geluids-, licht- en podiumplan uit met opbouwtijden, stroompunten en kabelroutes. Reserveer ruimte voor kabelgoten, werklichten en gaffer tape; juist die praktische details vertragen de opbouw als ze ontbreken.
Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, vergunningen en publieksstromen zijn gecontroleerd. Verstuur uitnodigingen, persberichten en promotie vervolgens volgens één kalender, zodat je niet tegelijk kaartverkoop start en nog aanmeldingen of dieetwensen moet uitzoeken.
Maak voor elke show een geprint draaiboek en verstuur artiesteninformatie vooraf aan crew en vrijwilligers. Neem minimaal één materiaalcontrole vóór vertrek op en maak crewpassen voordat de eerste opbouw begint; op locatie ontbreekt daar meestal geen tijd voor.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een concerttournee plannen?: Begin minimaal 6 tot 9 maanden vooraf met concertdata, locaties en artiesten. Plan technische riders, vergunningen en verzekeringen uiterlijk 8 tot 12 weken vóór de eerste show, omdat wijzigingen daarna direct de route en begroting raken.
Wanneer moet je locaties voor een concerttournee reserveren?: Reserveer locaties zodra de tourdata en de basisroute vaststaan, bij voorkeur 6 maanden vooraf. Houd per reisdag minimaal één alternatief achter de hand totdat contracten en beschikbaarheid schriftelijk zijn bevestigd.
Wanneer open je de kaartverkoop voor een concerttournee?: Open de kaartverkoop pas nadat capaciteit, vergunningen, artiestencontracten en de belangrijkste technische voorwaarden zijn gecontroleerd. Reken praktisch op 8 tot 12 weken vóór het concert, zodat promotie en persberichten genoeg tijd hebben.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de technische voorbereiding van een concert?: Plan per locatie minimaal 4 tot 6 weken voor het definitieve geluids-, licht- en podiumplan. Reserveer op de showdag zelf doorgaans enkele uren voor laden, opbouw, soundcheck en lichtcontrole; leg die tijden vooraf vast in het draaiboek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.