Organiser une tournée de concerts, étape par étape

Une tournée de concerts se construit d’abord autour des dates, des salles et des artistes, puis se verrouille avec les contrats, les trajets et les hébergements. Commencez par vérifier la faisabilité de chaque étape avant d’ouvrir la billetterie ou de lancer la promotion. Les besoins techniques, les autorisations et les assurances doivent être confirmés assez tôt pour éviter les changements de dernière minute. Gardez enfin une feuille de route unique pour les équipes, les artistes et les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer les dates de concert
2 personnes
2
Réserver des lieux
2 personnes
3
Confirmer les artistes
2 personnes
4
Vérifier les contrats
2 personnes
5
Élaborer les itinéraires
2 personnes
6
Réserver les nuitées
7
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
8
Vérifier les fiches techniques
2 personnes
9
Établir le plan sonore
2 personnes
10
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
11
Établir le plan de scène
2 personnes
12
Vérifier les autorisations
2 personnes
13
Vérifier les assurances
14
Envoyer les invitations
2 personnes
15
Ouvrir la billetterie
2 personnes
16
Publier la promotion
2 personnes
17
Envoyer les communiqués de presse
18
Traiter les inscriptions
2 personnes
19
Recueillir les besoins alimentaires
20
Commander le catering
2 personnes
21
Répartir les bénévoles
2 personnes
22
Imprimer le déroulé
23
Envoyer les informations sur les artistes
24
Créer les badges de l'équipe
2 personnes
25
Vérifier le matériel
3 personnes
26
Faire les courses
3 personnes
27
Charger le transport
4 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Réception des livraisons
3 personnes
30
Monter la scène
6 personnes
31
Installer le système de sonorisation
4 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Installer le backline
3 personnes
34
Sécuriser les câbles
2 personnes
35
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
36
Aménager les loges des artistes
2 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Aménager l’espace public
4 personnes
39
Installer la décoration
2 personnes
40
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
41
Effectuer le contrôle de l'éclairage
3 personnes
42
Accueillir les artistes
2 personnes
43
Mettre les boissons au frais
2 personnes
44
Préparer les en-cas
3 personnes
45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Vérifier les billets
3 personnes
47
Accueillir les invités
4 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Servir les boissons
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Accompagner les artistes
2 personnes
52
Accompagner les spectacles
3 personnes
53
Effectuer les changements de scène
4 personnes
54
Vérifier l’espace public
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
2 personnes
56
Rassembler les déchets
2 personnes
57
Clore la dernière prestation
3 personnes
58
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
59
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

60
Éteindre l’équipement
3 personnes
61
Démonter la scène
6 personnes
62
Ranger le matériel audio
4 personnes
63
Emballer le matériel d'éclairage
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Évacuer les déchets
2 personnes
68
Charger le matériel
4 personnes
69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
70
Retourner le matériel du fournisseur
3 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Déchargement du transport
4 personnes
73
Archiver les données des billets
74
Rassembler les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tabourets de barqté 8
Tables hautesqté 12
Chaisesqté 120
Tables pliantesqté 12
Portantsqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Amplificateurs de retourqté 2
Câbles XLRqté 20
Câbles jackqté 12
Enrouleurs électriquesqté 8
Multiprisesqté 12
Ordinateur portable
Goulottes de câblesqté 12
Ruban gafferqté 8
Pilesqté 24
Bureau d’accueil
Scanner de billetsqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Batteries externesqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Projecteurs asservisqté 4
Pieds d’éclairageqté 4
Console lumière
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verres à boireqté 150
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Petits bolsqté 12

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Bannièresqté 6
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 10

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 10
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez les dates et les salles avant toute annonce publique, puis confirmez les artistes par écrit. Prévoyez au moins 2 à 3 semaines pour régler les contrats et les éventuels ajustements de calendrier.
Demandez les fiches techniques dès la confirmation des artistes et comparez-les avec le matériel disponible. Faites valider le plan sonore, le plan lumière et le plan de scène avant l’arrivée du premier groupe.
Calculez les trajets entre chaque concert avec une marge d’au moins 2 heures pour le chargement, les pauses et les imprévus. Réservez les nuitées dès que l’itinéraire est stable, surtout si plusieurs concerts se suivent.
Ne lancez pas la billetterie avant d’avoir vérifié les autorisations, les assurances et la capacité de chaque lieu. Une modification administrative tardive peut retarder la communication ou imposer un changement de salle.
Centralisez les informations pratiques dans un déroulé imprimé et envoyez les horaires, besoins alimentaires, badges et consignes aux équipes au moins 72 heures avant le premier concert. Vérifiez le matériel, les câbles, les piles et les multiprises la veille.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une tournée de concerts ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant le premier concert. Ce délai laisse le temps de fixer les dates, réserver les salles, confirmer les artistes, vérifier les contrats et organiser les trajets.
Dans quel ordre organiser une tournée de concerts ?: Fixez d’abord les dates et les lieux, puis confirmez les artistes et les contrats. Organisez ensuite l’itinéraire, les nuitées, la technique et les autorisations, avant d’ouvrir la billetterie et de publier la promotion.
Quand réserver les hébergements pour une tournée ?: Réservez les nuitées dès que l’itinéraire est confirmé, généralement 6 à 8 semaines avant la tournée. Pour plusieurs concerts consécutifs, attendre la dernière semaine réduit fortement le choix et complique les trajets.
Quand vérifier le matériel d’une tournée de concerts ?: Faites une première vérification au moins 7 jours avant le départ, puis un contrôle final la veille de chaque concert. Comptez les microphones, pieds, câbles, boîtiers DI, multiprises, piles et éléments de scène avec la liste prévue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.