Konzerttournee organisieren: So planst du die Route
Eine Konzerttournee beginnt nicht mit Werbung, sondern mit einer belastbaren Reihenfolge aus Terminen, Orten, Künstlerverträgen und Reiserouten. Erst wenn Auftrittsorte und Künstler bestätigt sind, lassen sich Übernachtungen, Technik, Genehmigungen und Ticketverkauf zuverlässig planen. Besonders häufig gehen technische Rider, Transferzeiten, Ernährungswünsche und Crew-Ausweise zu spät in die Organisation ein. Dieser Ablauf zeigt dir, welche Entscheidungen voneinander abhängen und wann du sie treffen solltest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Konzerttermine festlegen
2 Personen
- 2
Orte reservieren
2 Personen
- 3
Künstler bestätigen
2 Personen
- 4
Verträge prüfen
2 Personen
- 5
Reiserouten ausarbeiten
2 Personen
- 6
Übernachtungen reservieren
- 7
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
- 8
Technische Riders prüfen
2 Personen
- 9
Schallkonzept erstellen
2 Personen
- 10
Lichtplan erstellen
2 Personen
- 11
Bühnenplan erstellen
2 Personen
- 12
Genehmigungen prüfen
2 Personen
- 13
Versicherungen prüfen
- 14
Einladungen verschicken
2 Personen
- 15
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
- 16
Werbung veröffentlichen
2 Personen
- 17
Pressemitteilungen versenden
- 18
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 19
Ernährungswünsche erfassen
- 20
Catering bestellen
2 Personen
- 21
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 22
Ablaufplan ausdrucken
- 23
Künstlerinformationen versenden
- 24
Crewausweise erstellen
2 Personen
- 25
Material prüfen
3 Personen
- 26
Einkaufen gehen
3 Personen
- 27
Transport beladen
4 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
- 30
Bühne aufbauen
6 Personen
- 31
Beschallungsanlage aufstellen
4 Personen
- 32
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
- 33
Backline aufbauen
3 Personen
- 34
Kabel sicher verlegen
2 Personen
- 35
Catering bereitstellen
3 Personen
- 36
Künstlergarderoben einrichten
2 Personen
- 37
Eingangstresen einrichten
2 Personen
- 38
Publikumsbereich einrichten
4 Personen
- 39
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 40
Soundcheck durchführen
5 Personen
- 41
Lichtcheck durchführen
3 Personen
- 42
Künstler empfangen
2 Personen
- 43
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 44
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 45
Türen öffnen
3 Personen
- 46
Tickets kontrollieren
3 Personen
- 47
Gäste empfangen
4 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Getränke servieren
3 Personen
- 50
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 51
Künstler betreuen
2 Personen
- 52
Auftritte betreuen
3 Personen
- 53
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
- 54
Publikumsbereich kontrollieren
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 56
Abfall sammeln
2 Personen
- 57
Finalen Auftritt abschließen
3 Personen
- 58
Gäste verabschieden
3 Personen
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Geräte ausschalten
3 Personen
- 61
Bühne abbauen
6 Personen
- 62
Tonausrüstung einpacken
4 Personen
- 63
Lichtausrüstung einpacken
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Location reinigen
4 Personen
- 66
Dekoration entfernen
2 Personen
- 67
Abfall entsorgen
2 Personen
- 68
Material laden
4 Personen
- 69
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 70
Material des Lieferanten zurückgeben
3 Personen
- 71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
- 72
Transport entladen
4 Personen
- 73
Ticketdaten archivieren
- 74
Rechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- BühnenelementeAnz. 12
- BühnentreppenAnz. 2
- BarhockerAnz. 8
- StehtischeAnz. 12
- StühleAnz. 120
- KlappischeAnz. 12
- GarderobenständerAnz. 4
Ausstattung
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 4
- SubwooferAnz. 2
- BühnemonitoreAnz. 4
- MikrofoneAnz. 8
- MikrofonständerAnz. 8
- DI-BoxenAnz. 6
- MonitorverstärkerAnz. 2
- XLR-KabelAnz. 20
- JackkabelAnz. 12
- KabeltrommelnAnz. 8
- SteckdosenleistenAnz. 12
- Laptop
- KabelkanäleAnz. 12
- Gaffer TapeAnz. 8
- BatterienAnz. 24
- Eingangsbereich
- TicketscannerAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 8
- PowerbanksAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 8
- Moving headsAnz. 4
- LichtstativeAnz. 4
- Lichtkonsole
- ArbeitslichterAnz. 4
Geschirr
- TrinkgläserAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 40
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
- SchälchenAnz. 12
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- BannerAnz. 6
- TischdeckenAnz. 12
- WegweiserAnz. 10
Reinigung
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- BesensetsAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 10
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst alle Konzerttermine und Orte fest und plane zwischen zwei Auftritten realistische Reisezeiten ein. Eine Route mit mehreren Veranstaltungen an aufeinanderfolgenden Tagen braucht außerdem früh bestätigte Übernachtungen für Künstler und Crew.
- Sammle technische Anforderungen, prüfe jeden Rider und erstelle daraus ein gemeinsames Schall-, Licht- und Bühnenkonzept. Kläre früh, ob Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel vor Ort vorhanden sind oder transportiert werden müssen.
- Prüfe Genehmigungen und Versicherungen, bevor Werbung und Ticketverkauf starten. Fristen unterscheiden sich je nach Veranstaltungsort; halte deshalb alle offenen Nachweise in einer Liste mit Zuständigkeit und Fälligkeitsdatum fest.
- Plane die Kommunikation in zwei Wellen: Informationen für Künstler und Crew nach der Bestätigung, Einladungen, Pressemitteilungen und Werbung erst mit gesicherten Terminen. Ernährungswünsche sollten spätestens beim Anmeldeprozess erfasst und vor der Catering-Bestellung zusammengeführt werden.
- Bereite den Veranstaltungstag mit einem gedruckten Ablaufplan, Crewausweisen und einer Materialprüfung vor. Kontrolliere Technik, Licht, Kabelkanäle, Gaffer Tape, Batterien sowie Arbeitslichter nicht erst beim Aufbau, sondern mindestens einen Tag vorher.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Konzerttournee planen?
- Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vor dem ersten Konzert mit Terminen, Orten und Künstlerverträgen. Technik, Reisen und Genehmigungen sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vorher verbindlich geklärt sein.
- Was kommt bei der Planung einer Konzerttournee zuerst?
- Zuerst legst du Konzerttermine und Orte fest und bestätigst die Künstler vertraglich. Danach folgen Reiserouten, Übernachtungen, technische Anforderungen und erst anschließend Ticketverkauf und Werbung.
- Wann müssen technische Rider geprüft werden?
- Prüfe die Rider unmittelbar nach der Künstlerbestätigung, idealerweise innerhalb von 7 Tagen. So bleiben meist noch mehrere Wochen, um fehlende Mikrofone, Monitore, Kabel oder Lichttechnik zu beschaffen.
- Wie viel Zeit sollte zwischen zwei Konzerten liegen?
- Plane zwischen zwei Auftritten mindestens die tatsächliche Fahrzeit plus 2 bis 3 Stunden Puffer für Abbau, Check-in und Aufbau ein. Bei längeren Strecken ist ein zusätzlicher Reisetag oft zuverlässiger als ein Konzert am selben Abend.
Ähnliche Pläne
Starte diesen Plan in Lizzt
Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.
Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisierenKostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!