Organiser un concert sans perdre le fil

Un concert se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, le lieu et les artistes, puis les contrats, le budget et les autorisations. La technique doit être définie assez tôt pour vérifier la scène, la sonorisation, les branchements et l’éclairage. Ensuite viennent la promotion, les inscriptions, les bénévoles et l’accueil. Ce plan vous aide à garder une vue d’ensemble jusqu’aux dernières vérifications, notamment les boissons, le traiteur et la météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les artistes et le programme
2 personnes
3
Confirmer contractuellement les prestations
2 personnes
4
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
5
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
6
Faire les réservations
2 personnes
7
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
8
Vérifier l’assurance
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le concert en ligne
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Créer le plan technique
2 personnes
16
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
17
Commander les badges d’entrée et les bracelets
18
Relancer la promotion
2 personnes
19
Vérifier les prévisions météo
20
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses
3 personnes
23
Récupérer le matériel
3 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
28
Monter les éléments de scène
4 personnes
29
Installer le matériel sonore
3 personnes
30
Installer les micros et les pieds
2 personnes
31
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
32
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
4 personnes
34
Installer le comptoir de catering
3 personnes
35
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
36
Installer la décoration
3 personnes
37
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
40
Préparer les amuse-bouches et les snacks
3 personnes
41
Installer le point café et thé
2 personnes
42
Effectuer la vérification du son
3 personnes
43
Accueillir les artistes
2 personnes
44
Aménager les loges des artistes
2 personnes
45
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
46
Informer le personnel du bar
2 personnes

Événement

47
Ouvrir les portes
3 personnes
48
Accueillir les visiteurs
4 personnes
49
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
50
Gérer le vestiaire
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Servir les boissons
3 personnes
53
Servir des amuse-bouches
2 personnes
54
Coordonner les changements de scène
3 personnes
55
S’occuper des artistes
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
59
Annoncer la pause
60
Répondre aux questions du public
2 personnes
61
Annoncer l'heure de fin
62
Reconduire les visiteurs
3 personnes
63
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

64
Fermer le bar
3 personnes
65
Refroidir le catering restant
2 personnes
66
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
67
Éteindre l'éclairage
2 personnes
68
Dégager la scène en toute sécurité
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Rassembler les déchets
3 personnes
71
Rassembler la vaisselle
3 personnes
72
Faire la vaisselle
3 personnes
73
Nettoyer le lieu
4 personnes
74
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
75
Inventorier le matériel
2 personnes
76
Rendre le matériel loué
3 personnes
77
Conserver les objets trouvés
78
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Bancsqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Bar de service
Tables des artistesqté 4

Équipement

Kit de sonorisation
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Clés USB de secoursqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Ruban gafferqté 6
Affiches du programmeqté 20
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Réfrigérateursqté 2

Catering

Courses
Casiers de boissonsqté 10
Distributeurs d'eauqté 3
Panneaux de menuqté 4
Cartes de prixqté 12
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bobines de ticketsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 2

Entrée

Bracelets d’entréeqté 200
Billets d’entréeqté 200
Ciseaux à braceletsqté 2
Tampons encreursqté 2
Piquets d’entréeqté 12
Billets vestiaireqté 250

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Sécurité des lampes de pocheqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Passages de câblesqté 10
Couvertures anti-feuqté 2

Bureau

Déroulésqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Tableaux de présentationqté 4
Étiquettes nominativesqté 100

Transport

Chariots de transportqté 3
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de transportqté 12

Conseils

Commencez par bloquer la date, le lieu et le programme avant de lancer la communication. Prévoyez ensuite un délai d’au moins 4 à 6 semaines pour les autorisations, les contrats et les réservations techniques.
Demandez aux artistes leurs besoins techniques par écrit, puis transformez-les en plan de scène. Vérifiez notamment les microphones, DI, câbles XLR, retours, multiprises et rallonges avant le jour du concert.
N’attendez pas la dernière semaine pour répartir les bénévoles. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les artistes, une pour le bar ou le traiteur et une personne référente pour les problèmes techniques.
Fixez le prix d’entrée après avoir additionné les cachets, la technique, l’assurance, les autorisations, les réservations et l’accueil. Gardez une marge d’environ 10 % du budget pour les achats oubliés ou les besoins de dernière minute.
Faites une répétition générale du déroulé 24 heures avant l’ouverture des portes. La veille, contrôlez la liste définitive des visiteurs, les badges et bracelets, les boissons à refroidir, le matériel récupéré et les prévisions météo.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert ?: Prévoyez idéalement 6 à 12 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, signer les prestations, vérifier les autorisations, réserver la technique et lancer la promotion sans tout concentrer sur les derniers jours.
Quand faut-il réserver les artistes et le matériel de sonorisation ?: Réservez les artistes et la sonorisation dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence 6 à 8 semaines avant le concert. Les besoins techniques doivent être recueillis avant de commander ou louer les éléments de scène, les haut-parleurs et les projecteurs.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert ?: Pour un petit concert, comptez au moins 4 personnes en plus des artistes et des techniciens : accueil, gestion des artistes, bar ou traiteur et coordination. Ajoutez une personne par tranche d’environ 50 visiteurs si l’entrée, le vestiaire ou le service deviennent importants.
Quand vérifier la météo pour un concert ?: Faites une première vérification 7 jours avant, puis une dernière 24 heures avant l’ouverture. Pour un événement en extérieur, prévoyez alors la protection du matériel, les éclairages de secours et une solution pour les zones exposées.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.