Zo organiseer je een communicatiecongres

Begin met het programma en de datum, niet met de uitnodiging. Leg daarna sprekers, moderators, locatie, catering en techniek vast, zodat je weet wat je kunt beloven. Werk vervolgens de aanmeldingen, dieetwensen en deelnemerscommunicatie bij terwijl het programma verder wordt ingevuld. Plan in de laatste week een technische controle en zorg dat presentaties, naamkaartjes en programmafolders klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Sprekers en moderators bevestigen
2 personen
3
Locatie reserveren
4
Catering reserveren
5
Techniek reserveren
6
Uitnodigingstekst schrijven
2 personen
7
Aanmeldformulier aanmaken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Sprekersinformatie verzamelen
12
Presentaties ontvangen
13
Programma definitief maken
2 personen
14
Deelnemerslijst bijwerken
15
Naamkaartjes ontwerpen
16
Naamkaartjes printen
17
Programmafolders printen
18
Routebeschrijving versturen
19
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
20
Sprekersbriefing versturen
21
Cateringdetails doorgeven
22
Technische controle plannen
23
Boodschappenlijst controleren
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Presentaties op USB zetten
26
Presentaties offline testen
2 personen
27
Materialen naar locatie brengen
3 personen
28
Locatie en toiletten controleren
2 personen
29
Informatietafel inrichten
2 personen
30
Podium en spreekplek inrichten
3 personen
31
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
32
Registratiebalie klaarzetten
2 personen
33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
34
Decoratie ophangen
2 personen
35
Projector en scherm opstellen
2 personen
36
Microfoons en speakers aansluiten
2 personen
37
Presentaties technisch testen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Dranken koelen
2 personen
40
Lunchbuffet klaarzetten
3 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
43
Briefing ontvangstteam geven
44
Briefing techniekteam geven

Event

45
Sprekers ontvangen
2 personen
46
Deelnemers registreren
4 personen
47
Welkomstkoffie serveren
2 personen
48
Opening begeleiden
2 personen
49
Presentaties technisch ondersteunen
2 personen
50
Tijdschema tijdens sessies bewaken
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Koffiepauze verzorgen
3 personen
53
Vragen uit de zaal verzamelen
54
Lunchbuffet serveren
4 personen
55
Buffet tussentijds aanvullen
3 personen
56
Servies en glazen ophalen
2 personen
57
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
58
Netwerkborrel serveren
3 personen
59
Sprekers bedanken
2 personen
60
Afsluiting begeleiden
2 personen
61
Deelnemers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

62
Eten en drinken opruimen
3 personen
63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
66
Locatie schoonmaken
3 personen
67
Meubilair terugplaatsen
3 personen
68
Decoratie en bewegwijzering verwijderen
2 personen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende materialen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opslaan
2 personen
72
Deelnemersbedankmail versturen
73
Presentaties met deelnemers delen
74
Sprekersbedankmail versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Receptietafel
Buffettafelsaantal 4
Deelnemerstoelenaantal 90
Spreektafel
Barkrukkenaantal 4
Tafellinnenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerbladenaantal 8

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Laptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Speakersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
USB-sticksaantal 3

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
IJsblokhoudersaantal 4
Snijplankenaantal 3
Koks- en broodmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Broodmandenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 90
Badgehoudersaantal 90
Programmafoldersaantal 100
Pennenaantal 100
Notitieblokkenaantal 100
Tafelbordjesaantal 12
Richtingbordenaantal 10
Plantenaantal 8
Klembordenaantal 4

Verlichting

LED-sta lampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Microvezeldoekenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Zet het programma eerst in tijdsblokken: reserveer per spreker ruimte voor introductie, presentatie en vragen. Zo zie je direct of pauzes, ontvangst en lunch realistisch passen.
Bevestig sprekers en moderators vroeg en vraag presentaties uiterlijk 7 dagen vooraf op. Zet alle definitieve bestanden daarna ook op minimaal 2 USB-sticks.
Sluit de inschrijving niet pas op de congresdag. Verwerk aanmeldingen dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen voor het congres, zodat de catering nog kan bijsturen.
Plan de technische controle 1 tot 3 dagen vooraf op de echte locatie. Test beamer, projectiescherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, speakers, verlengkabels en stekkerdozen met de presentaties.
Maak de ontvangst zelfstandig uitvoerbaar: leg naamkaartjes en programmafolders per deelnemer klaar, verstuur routebeschrijving en bevestiging vooraf en zet de receptietafel minstens 30 minuten voor ontvangst klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een communicatiecongres organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, programma, locatie en sprekers. Reserveer catering en techniek zodra de locatie vaststaat; wacht daarmee niet tot de uitnodigingen uit zijn.
Wanneer moet ik de uitnodigingen voor een communicatiecongres versturen?: Stuur de eerste uitnodiging 6 tot 8 weken vooraf, met datum, locatie en een voorlopig programma. Verstuur een bevestiging direct na aanmelding en de praktische route-informatie uiterlijk 3 dagen vooraf.
Wanneer moet de techniek van een communicatiecongres getest worden?: Plan de technische controle 1 tot 3 dagen voor het congres en test alle aansluitingen met de definitieve laptop en presentaties. Neem reservekabels, stekkerdozen en USB-sticks mee naar de locatie.
Wanneer geef je dieetwensen door aan de catering?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en geef het definitieve overzicht uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Controleer het aantal daarna nog één keer met de actuele deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.