Einen Kommunikationskongress strukturiert organisieren

Ein Kommunikationskongress steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Zuerst legst du Datum, Programm und Zielgruppe fest, danach sicherst du Referenten, Location, Technik und Catering. Parallel entsteht die Anmeldung, über die du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche steuerst. In den letzten Wochen werden Präsentationen, Namensschilder, Programmhefte und Briefings verbindlich. Plane am Veranstaltungstag feste Kontrollpunkte ein, damit Empfang, Technik und Verpflegung nicht gleichzeitig improvisiert werden müssen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Redner und Moderatoren bestätigen
2 Personen
3
Location reservieren
4
Catering reservieren
5
Technik reservieren
6
Einladungstext schreiben
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Sprecherinformationen sammeln
12
Präsentationen entgegennehmen
13
Programm finalisieren
2 Personen
14
Teilnehmerliste aktualisieren
15
Namensschilder entwerfen
16
Namensschilder drucken
17
Programmhefte drucken
18
Wegbeschreibung versenden
19
Anmeldungen bestätigen
2 Personen
20
Sprecherbriefing versenden
21
Cateringdetails weitergeben
22
Technische Kontrolle planen
23
Einkaufsliste prüfen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Präsentationen auf USB speichern
26
Präsentationen offline testen
2 Personen
27
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
28
Location und Toiletten kontrollieren
2 Personen
29
Infotisch einrichten
2 Personen
30
Bühne und Sprecherbereich einrichten
3 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Projektor und Leinwand aufbauen
2 Personen
36
Mikrofone und Lautsprecher anschließen
2 Personen
37
Präsentationen technisch testen
2 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Getränke kühlen
2 Personen
40
Mittagsbuffet aufbauen
3 Personen
41
Snacks vorbereiten
3 Personen
42
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
43
Briefing für das Empfangsteam geben
44
Briefing für das Technikteam geben

Event

45
Referenten empfangen
2 Personen
46
Teilnehmer registrieren
4 Personen
47
Willkommenskaffee servieren
2 Personen
48
Eröffnungsbegleitung
2 Personen
49
Präsentationen technisch unterstützen
2 Personen
50
Zeitplan während der Sessions einhalten
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Kaffeepause organisieren
3 Personen
53
Fragen aus dem Publikum sammeln
54
Mittagsbuffet servieren
4 Personen
55
Buffet zwischendurch auffüllen
3 Personen
56
Geschirr und Gläser einsammeln
2 Personen
57
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
58
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
59
Sprecher danken
2 Personen
60
Abschluss begleiten
2 Personen
61
Teilnehmer verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

62
Essen und Getränke aufräumen
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Geschirr abwaschen
3 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
66
Location reinigen
3 Personen
67
Möbel wieder aufstellen
3 Personen
68
Dekoration und Wegweiser entfernen
2 Personen
69
Materialien inventarisieren
2 Personen
70
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
71
Übrig gebliebenes Catering einlagern
2 Personen
72
Dankesmail an die Teilnehmer versenden
73
Präsentationen mit Teilnehmern teilen
74
Dankesmail an Referenten versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

Empfangstisch
BuffetischeAnz. 4
TeilnehmerstühleAnz. 90
Rednertisch
BarhockerAnz. 4
TischwäscheAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
FunkmikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
HDMI-KabelAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
USB-SticksAnz. 3

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
Koch- und BrotmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
BrotkörbeAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 90
BadgehalterAnz. 90
ProgrammhefteAnz. 100
StifteAnz. 100
NotizblöckeAnz. 100
TischschilderAnz. 12
RichtungsschilderAnz. 10
PflanzenAnz. 8
KlemmbretterAnz. 4

Beleuchtung

LED-StehlampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 12
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Programm mindestens 12 bis 16 Wochen vorher fest. Bestätige Referenten und Moderatoren schriftlich, bevor du Einladungstext und Anmeldeformular veröffentlichst.
Reserviere Location, Catering und Technik erst, wenn Raumgröße, Sitzordnung und Bühnenablauf zusammenpassen. Prüfe dabei konkret, ob Beamer, Projektionsleinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und HDMI-Kabel gemeinsam verfügbar sind.
Schließe die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Kongress mit einer aktuellen Teilnehmerliste ab. Erfasse Ernährungswünsche nicht nur im Formular, sondern übergib die endgültige Zahl rechtzeitig an das Catering.
Fordere Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vorher an und speichere sie zusätzlich auf USB-Sticks. So kannst du beim technischen Check testen, ob Laptop, Beamer, Ton und eingebettete Videos tatsächlich funktionieren.
Plane am Veranstaltungstag mindestens 90 Minuten für Aufbau und technische Kontrolle ein. Prüfe Empfangstisch, Namensschilder, Programmhefte, Wegbeschreibung, Sitzplätze sowie Kaffee- und Wasserversorgung, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kommunikationskongress organisieren?: Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Programm, Referenten und Location. Für größere Kongresse oder viele externe Sprecher sind 5 bis 6 Monate Vorlauf sicherer.
Wann sollte man die Einladungen für einen Kommunikationskongress verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin. Schließe die Anmeldung 10 bis 14 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Namensschilder und Cateringzahlen noch rechtzeitig fertig werden.
Wie viel Zeit braucht der technische Check vor einem Kongress?: Plane mindestens 90 Minuten für den Aufbau und die technische Kontrolle ein. Teste Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher und jede Präsentation einzeln.
Wann müssen die Präsentationen der Referenten vorliegen?: Fordere alle Präsentationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Kongress an. Speichere die freigegebenen Dateien zusätzlich auf USB-Sticks und prüfe sie beim Techniktermin.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.