Organiser un congrès de la communication, étape par étape

Commencez par fixer la date, le format et le programme avant de contacter les prestataires. Les intervenants, les modérateurs, la salle, le traiteur et la technique doivent ensuite être confirmés dans cet ordre, car chacun dépend du contenu et du nombre de participants. Prévoyez un suivi précis des inscriptions, des besoins alimentaires et des présentations. Les dernières semaines servent surtout à verrouiller les badges, les programmes, les accès et le contrôle technique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les intervenants et les modérateurs
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Réserver le catering
5
Réserver la technique
6
Rédiger le texte d’invitation
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Rassembler les informations sur les intervenants
12
Recevoir les présentations
13
Finaliser le programme
2 personnes
14
Mettre à jour la liste des participants
15
Concevoir les badges nominatifs
16
Imprimer les badges nominatifs
17
Imprimer les programmes
18
Envoyer les indications d'accès
19
Confirmer les inscriptions
2 personnes
20
Envoyer le briefing des intervenants
21
Transmettre les détails du traiteur
22
Planifier le contrôle technique
23
Vérifier la liste des courses
24
Faire les courses
2 personnes
25
Mettre les présentations sur une clé USB
26
Tester les présentations hors ligne
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
28
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
29
Aménager le stand d’information
2 personnes
30
Aménager la scène et l'espace de prise de parole
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Installer la décoration
2 personnes
35
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
36
Brancher les micros et les haut-parleurs
2 personnes
37
Tester techniquement les présentations
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Refroidir les boissons
2 personnes
40
Mettre en place le buffet du déjeuner
3 personnes
41
Préparer les en-cas
3 personnes
42
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
43
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
44
Donner le briefing à l’équipe technique

Événement

45
Accueillir les intervenants
2 personnes
46
Enregistrer les participants
4 personnes
47
Servir le café de bienvenue
2 personnes
48
Accompagner l'ouverture
2 personnes
49
Assurer le support technique des présentations
2 personnes
50
Veiller au respect du planning pendant les sessions
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Assurer la pause café
3 personnes
53
Recueillir les questions de la salle
54
Servir le buffet du déjeuner
4 personnes
55
Réapprovisionner le buffet entre-temps
3 personnes
56
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
57
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
58
Servir le cocktail réseau
3 personnes
59
Remercier les intervenants
2 personnes
60
Encadrer la clôture
2 personnes
61
Reconduire les participants
2 personnes

Suivi

62
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
66
Nettoyer le lieu
3 personnes
67
Remettre le mobilier en place
3 personnes
68
Retirer la décoration et la signalisation
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Stocker la restauration restante
2 personnes
72
Envoyer l'e-mail de remerciement aux participants
73
Partager les présentations avec les participants
74
Envoyer l'e-mail de remerciement aux intervenants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Table de réception
Tables de buffetqté 4
Chaises pour les participantsqté 90
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphones sans filqté 3
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Clés USBqté 3

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Supports pour glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Corbeilles à painqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Porte-badgesqté 90
Brochures du programmeqté 100
Stylosqté 100
Blocs-notesqté 100
Pancartes de tableqté 12
Panneaux de directionqté 10
Plantesqté 8
Presse-papiersqté 4

Éclairage

Lampadaires LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Demandez aux intervenants et aux modérateurs une confirmation écrite, puis gardez une version datée du programme pour éviter les changements contradictoires.
Réservez la salle, le traiteur et la technique dès que le format est défini. Pour une journée avec plusieurs prises de parole, vérifiez notamment le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones sans fil, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les rallonges.
Ouvrez les inscriptions avec un formulaire qui demande le nom, les coordonnées et les besoins alimentaires. Arrêtez une date limite au moins 7 jours avant le congrès afin de transmettre au traiteur un nombre exploitable.
Demandez les présentations au plus tard 3 jours avant l’événement et regroupez-les sur une clé USB. Testez chaque fichier pendant le contrôle technique, plutôt que de découvrir le jour J qu’un format ne s’affiche pas.
Préparez les badges, les programmes et les indications d’accès après la dernière mise à jour des participants. Gardez quelques badges vierges et une copie imprimée de la liste : les inscriptions de dernière minute arrivent souvent à l’accueil.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un congrès de la communication ?: Commencez dès que la date et le thème sont suffisamment définis, idéalement plusieurs mois avant le congrès. Les intervenants, la salle, le traiteur et la technique sont les premiers éléments à sécuriser, car leurs disponibilités conditionnent tout le reste.
Quand envoyer les invitations pour un congrès ?: Envoyez-les dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Fermez les inscriptions environ 7 jours avant l’événement pour avoir le temps de traiter les réponses, les besoins alimentaires et les quantités du traiteur.
Quand demander les présentations aux intervenants ?: Fixez une échéance à 3 jours ouvrés avant le congrès, puis envoyez un rappel aux retardataires. Le jour du contrôle technique, copiez tous les fichiers sur une clé USB et vérifiez leur affichage avec le vidéoprojecteur.
Que faut-il vérifier la veille d’un congrès ?: Vérifiez la liste des participants, les badges, les programmes, les indications d’accès, le matériel technique et les détails transmis au traiteur. Comptez aussi les câbles, multiprises, rallonges, microphones et supports de présentation afin de ne pas dépendre d’un oubli le matin même.

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