Zo organiseer je een cocktailfestival

Begin niet met versiering of muziek, maar met de doorstroming bij de bar. Bepaal eerst hoeveel gasten tegelijk geholpen moeten worden, welke cocktails je schenkt en hoeveel werkstations daarvoor nodig zijn. Regel daarna de locatie, vergunningen, materialen en leveringen. In de laatste week controleer je dieetwensen, voorraad en recepten; op de dag zelf werk je van koeling en garnering naar baropstelling en bemanning.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Vergunningen controleren
3
Uitnodigingen versturen
2 personen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Cocktailmenu samenstellen
2 personen
7
Cocktailrecepten uitwerken
2 personen
8
Barmateriaal reserveren
9
Muziek afspeellijst maken
10
Leveringen bevestigen
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken en ijs ophalen
2 personen
14
Fruit en garnering voorbereiden
3 personen
15
Cocktailsiropen maken
2 personen
16
Glazen en materialen labelen
2 personen
17
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
18
Baropstelling plaatsen
4 personen
19
Koelingen vullen
3 personen
20
Versiering ophangen
3 personen
21
Muziek aansluiten
2 personen
22
Werkstations inrichten
4 personen
23
Hapjes schikken
3 personen
24
Voorraad en kassa klaarzetten
2 personen

Event

25
Cocktailstations bemannen
6 personen
26
Bezoekers ontvangen
3 personen
27
Cocktails serveren
6 personen
28
Alcoholvrije cocktails serveren
2 personen
29
Hapjes serveren
3 personen
30
Dranken bijvullen
3 personen
31
Glazen verzamelen
2 personen
32
Werkbladen schoonhouden
2 personen
33
Voorraad tellen
34
Laatste bestellingen serveren
4 personen
35
Bar afsluiten
4 personen

Nazorg

36
Afval verzamelen
4 personen
37
Servies afwassen
3 personen
38
Locatie schoonmaken
4 personen
39
Materialen sorteren
3 personen
40
Huurmaterialen retourneren
2 personen
41
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailbaraantal 2
Tafelsaantal 10
Statafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Longdrinkglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 100
Martiniglazenaantal 60
Shotglazenaantal 40
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplankenaantal 12

Apparatuur

Koelkastenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Blendersaantal 3
IJsblokjesmachinesaantal 2
Geluidsboxenaantal 2

Keuken

Cocktailshakersaantal 8
Jiggersaantal 8
Barlepelsaantal 8
Strainersaantal 8
Snijplankenaantal 6
Koks- en schilmesjesaantal 8
Maatbekersaantal 6
Schenktuitenaantal 20
Garneertangenaantal 8
Voorraadbakkenaantal 20

Decoratie

Slingersaantal 8
Menubordenaantal 4
Tafellopersaantal 10

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Afwasbakkenaantal 4
Sponzenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Vloertrekkersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Beperk het menu tot een overzichtelijk aantal cocktails en werk elk recept uit in vaste hoeveelheden. Test iedere cocktail vooraf met de beschikbare cocktailshakers, jiggers, strainers en glazen.
Plan de bar op capaciteit: reken per gast op 2 tot 3 drankjes in het eerste uur en zorg dat ijs, koeling, siropen en garnering binnen handbereik staan. Een losse voorraad achter de bar zorgt snel voor wachtrijen.
Maak uiterlijk 1 week vooraf een complete voorraadcontrole. Tel sterke drank, mixers, fruit, garnering, ijs, glazen en servies apart; ijs en verse ingrediënten worden vaak te laat geregeld.
Richt minstens 2 werkstations in als je meer dan 30 gasten verwacht. Label glazen, voorraadbakken en materialen per station, zodat nieuwe medewerkers niet tijdens het festival naar spullen hoeven zoeken.
Laat leveringen en reserveringen 48 uur vooraf bevestigen en zet op de dag zelf eerst tafels, koelingen, bar en muziek klaar. Bereid fruit en cocktailsiropen vóór de gasten komen, zodat de cocktailstations direct kunnen starten.

Veelgestelde vragen

Hoeveel cocktails moet ik rekenen per gast op een cocktailfestival?: Reken op 2 tot 3 cocktails per persoon in het eerste uur. Voor elk volgend uur kun je ongeveer 1 tot 2 cocktails per persoon aanhouden, afhankelijk van de duur en het alcoholvrije aanbod.
Hoeveel ijs heb je nodig voor een cocktailfestival?: Plan minimaal 1 kilogram ijs per 4 gasten voor een kort festival en meer bij warme omstandigheden of veel shaken. Controleer de voorraad 48 uur vooraf en regel extra koelruimte voor het ijs.
Hoe lang van tevoren moet je een cocktailfestival organiseren?: Begin minimaal 6 weken vooraf met locatie, vergunningen en barmateriaal. Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en sluit de voorraad- en leveringscontrole 48 uur voor het festival af.
Hoeveel cocktailstations heb je nodig?: Voor maximaal 30 gasten kan 1 goed ingericht station volstaan. Reken vanaf 30 gasten op minstens 2 stations en wijs per station een vaste medewerker aan voor bereiden, garneren en uitserveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.