Cocktailfestival organisieren: der praktische Ablauf
Ein Cocktailfestival steht und fällt mit einem klaren Ablauf: zuerst Ort, Genehmigungen und Einladungen, danach Menü, Rezepte und Ausstattung. Plane die Bar nicht als einen einzigen Arbeitsplatz, sondern als mehrere Stationen mit eigenen Gläsern, Shakern und Zutaten. Besonders häufig fehlen Eis, Kühlung, Garnitur oder beschriftete Gläser, obwohl der Einkauf längst erledigt ist. Dieses Konzept führt dich von der Anmeldung bis zum besetzten Barbereich und zeigt, was du wann vorbereiten solltest.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Einladungen verschicken
2 Personen
- 4
Anmeldungen bearbeiten
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Cocktailmenü zusammenstellen
2 Personen
- 7
Cocktailrezepte ausarbeiten
2 Personen
- 8
Barmaterial reservieren
- 9
Musik-Playlist erstellen
- 10
Lieferungen bestätigen
- 11
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 12
Einkaufen gehen
3 Personen
- 13
Getränke und Eis abholen
2 Personen
- 14
Obst und Garnitur vorbereiten
3 Personen
- 15
Cocktailsirupe herstellen
2 Personen
- 16
Gläser und Materialien beschriften
2 Personen
- 17
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
- 18
Baraufbau aufstellen
4 Personen
- 19
Kühlboxen befüllen
3 Personen
- 20
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 21
Musik anschließen
2 Personen
- 22
Arbeitsstationen einrichten
4 Personen
- 23
Snacks anrichten
3 Personen
- 24
Lagerbestand und Kasse vorbereiten
2 Personen
Event
- 25
Cocktailstationen besetzen
6 Personen
- 26
Besucher empfangen
3 Personen
- 27
Cocktails servieren
6 Personen
- 28
Alkoholfreie Cocktails servieren
2 Personen
- 29
Snacks servieren
3 Personen
- 30
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 31
Gläser einsammeln
2 Personen
- 32
Arbeitsblätter sauber halten
2 Personen
- 33
Bestände zählen
- 34
Letzte Bestellungen servieren
4 Personen
- 35
Bar schließen
4 Personen
Nachbereitung
- 36
Abfall sammeln
4 Personen
- 37
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 38
Location reinigen
4 Personen
- 39
Materialien sortieren
3 Personen
- 40
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 41
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- CocktailbarAnz. 2
- TischeAnz. 10
- StehtischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- LongdrinkgläserAnz. 120
- WeingläserAnz. 100
- Martini-GläserAnz. 60
- ShotgläserAnz. 40
- TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- ServierbretterAnz. 12
Ausstattung
- KühlschränkeAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- MixerAnz. 3
- EiswürfelmaschinenAnz. 2
- LautsprecherboxenAnz. 2
Küche
- CocktailshakerAnz. 8
- JiggerAnz. 8
- BarlöffelAnz. 8
- SiebeAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 6
- Koch- und SchälmesserAnz. 8
- MessbecherAnz. 6
- AusgießerAnz. 20
- GarnierzangenAnz. 8
- VorratsboxenAnz. 20
Dekoration
- GirlandenAnz. 8
- MenükartenAnz. 4
- TischläuferAnz. 10
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- SpülbeckenAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- PutzeimerAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege das Cocktailmenü fest, bevor du einkaufst. Rechne pro Person mit zwei bis drei Cocktails in der ersten Stunde und prüfe für jedes Rezept Gläser, Eis, Garnitur und benötigte Barwerkzeuge.
- Bestätige Lieferungen und Abholungen spätestens 48 Stunden vorher. Eiswürfel, Obst, Sirupe und gekühlte Getränke gehören auf eine eigene Kontrollliste, damit nichts erst während des Aufbaus auffällt.
- Richte die Bar in Arbeitsstationen ein und beschrifte Gläser, Vorratsboxen und Zutaten. Pro Station sollten Shaker, Jigger, Barlöffel, Sieb und Ausgießer griffbereit liegen, statt zentral gesucht werden zu müssen.
- Bereite Obst, Garnituren und Cocktailsirupe am Vortag vor und lagere sie gekühlt. Schneide empfindliche Garnitur erst am Veranstaltungstag nach, damit sie nicht austrocknet oder braun wird.
- Besetze die Cocktailstationen vor dem Einlass und teste Musik, Kühlung und Mixer mindestens 60 Minuten vorher. Plane außerdem einen festen Platz für Abfallbehälter und eine getrennte Fläche für benutzte Gläser ein.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Cocktailfestival organisieren?
- Beginne mindestens sechs Wochen vorher mit der Location, den Genehmigungen und den Einladungen. Menü, Rezepte und Ausstattung sollten etwa drei Wochen vor dem Termin feststehen, damit Reservierungen und Lieferungen noch geändert werden können.
- Wie viele Cocktails brauche ich pro Gast?
- Plane für die erste Stunde zwei bis drei Cocktails pro Person und danach ungefähr einen bis zwei pro Stunde. Rechne zusätzlich alkoholfreie Varianten und die erfassten Ernährungswünsche ein, statt erst vor Ort Ersatz zu suchen.
- Wann soll ich Eis und Garnitur vorbereiten?
- Bestätige die Eislieferung oder Abholung 48 Stunden vorher und hole Eis möglichst am Veranstaltungstag ab. Obst und Garnituren kannst du am Vortag vorbereiten, empfindliche Stücke aber erst wenige Stunden vor dem Einlass schneiden.
- Wie lange dauert der Aufbau eines Cocktailfestivals?
- Plane für Möbel, Bar, Kühlboxen, Gläser, Dekoration, Musik und Arbeitsstationen mindestens drei Stunden ein. Die besetzten Stationen und alle Rezepte sollten spätestens 60 Minuten vor dem Einlass getestet sein.
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