Organiser un festival de cocktails sans perdre le fil

Pour organiser un festival de cocktails, commence par construire le service autour du nombre d’invités, du menu et du rythme de préparation. Le lieu et les autorisations passent avant les achats, puis viennent les recettes, le matériel de bar et les livraisons. Le jour J, plusieurs postes évitent qu’une seule personne prépare chaque verre. Prépare les garnitures, les sirops, la glace et les verres à l’avance : ce sont les éléments qui manquent le plus souvent au moment du premier service.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Composer le menu des cocktails
2 personnes
7
Élaborer des recettes de cocktails
2 personnes
8
Réserver le matériel de bar
9
Créer la playlist musicale
10
Confirmer les livraisons
11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
12
Faire les courses
3 personnes
13
Récupérer les boissons et la glace
2 personnes
14
Préparer les fruits et la garniture
3 personnes
15
Préparer des sirops à cocktails
2 personnes
16
Étiqueter les verres et le matériel
2 personnes
17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
18
Installer l’aménagement du bar
4 personnes
19
Remplir les réfrigérateurs
3 personnes
20
Suspendre la décoration
3 personnes
21
Brancher la musique
2 personnes
22
Installer les postes de travail
4 personnes
23
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
24
Préparer les stocks et la caisse
2 personnes

Événement

25
Tenir les postes de cocktails
6 personnes
26
Accueillir les visiteurs
3 personnes
27
Servir les cocktails
6 personnes
28
Servir des cocktails sans alcool
2 personnes
29
Servir des amuse-bouches
3 personnes
30
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
31
Rassembler les verres
2 personnes
32
Garder les plans de travail propres
2 personnes
33
Compter le stock
34
Servir les dernières commandes
4 personnes
35
Fermer le bar
4 personnes

Suivi

36
Rassembler les déchets
4 personnes
37
Faire la vaisselle
3 personnes
38
Nettoyer le lieu
4 personnes
39
Trier les matériaux
3 personnes
40
Retourner les matériels de location
2 personnes
41
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bar à cocktailsqté 2
Tablesqté 10
Tables hautesqté 8
Chaisesqté 40
Poubellesqté 6

Vaisselle

Verres à long drinkqté 120
Verres à vinqté 100
Verres à martiniqté 60
Verres à shotqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Planches de serviceqté 12

Équipement

Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 4
Mixeursqté 3
Machines à glaçonsqté 2
Enceintesqté 2

Cuisine

Shakers à cocktailqté 8
Jiggersqté 8
Cuillères de barqté 8
Passoiresqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux d’officeqté 8
Verres doseursqté 6
Becs verseursqté 20
Pinces à garnitureqté 8
Bacs de stockageqté 20

Décoration

Guirlandesqté 8
Panneaux de menuqté 4
Chemins de tableqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 4
Épongesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Raclettes de solqté 2

Catering

Courses

Conseils

Limite le menu à quelques cocktails clairement définis et prépare une fiche avec les doses, le type de verre et la garniture pour chaque recette. Cela évite les interprétations différentes d’un poste à l’autre.
Prévois environ 2 à 3 cocktails par personne pendant la première heure, puis ajuste les quantités selon la durée et la présence de boissons sans alcool. Achète la glace et les boissons avant le jour J, pas quelques heures avant l’ouverture.
Installe au moins un poste par préparation complexe et garde les bouteilles, shakers, doseurs, passoires et garnitures à portée de main. Un poste mal approvisionné ralentit toute la file, même si le bar dispose de suffisamment de matériel.
Prépare les fruits et les garnitures le jour même ou la veille selon leur fragilité, puis conserve-les dans des bacs fermés au frais. Étiquette aussi les verres et le matériel afin que chaque équipe retrouve rapidement ce dont elle a besoin.
Fais une vérification des livraisons et de la liste des courses 24 à 48 heures avant l’événement. Les réfrigérateurs, les machines à glaçons, les poubelles et la sonorisation sont souvent oubliés alors qu’ils conditionnent directement le confort du service.

Questions fréquentes

Combien de cocktails prévoir par personne pour un festival ?: Compte environ 2 à 3 cocktails par personne pendant la première heure. Pour une réception de 3 heures, adapte ensuite le volume au menu, à la présence de boissons sans alcool et au rythme de service.
Quand préparer les fruits et les garnitures des cocktails ?: Prépare les agrumes, herbes et autres garnitures le jour même lorsque c’est possible. Les sirops peuvent généralement être préparés 1 à 3 jours à l’avance et conservés au frais dans des contenants fermés.
Quand installer le bar avant l’arrivée des invités ?: Termine l’installation du bar, des postes de travail et des réfrigérateurs au moins 2 heures avant l’ouverture. Garde ensuite 30 minutes pour vérifier la glace, les recettes, les verres et les stocks.
Quelle quantité de glace faut-il pour un festival de cocktails ?: Prévois au minimum 1 à 2 kg de glace par personne pour un service de plusieurs heures, davantage si les cocktails sont très froids ou servis avec beaucoup de glace. Stocke-la dans plusieurs glacières afin d’éviter une rupture sur un seul poste.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.