Zo organiseer je een circulaire economieavond

Begin met de locatie en werk daarna het programma uit: pas als tijdsindeling en sprekers vaststaan, kun je uitnodigingen en aanmeldingen openen. Plan naast presentaties ook ruimte voor workshops, een inleverpunt en duidelijke afvalscheiding. Verzamel dieetwensen en presentaties vooraf, zodat je op de avond zelf niet hoeft te improviseren. Test techniek en richt de zaal minimaal twee uur voor de start in.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Programma vastleggen
2 personen
3
Sprekers bevestigen
4
Workshopmateriaal verzamelen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Herinnering versturen
10
Sprekersinformatie delen
11
Presentaties verzamelen
12
Route en parkeren controleren
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koud zetten
2 personen
15
Materialen sorteren
2 personen
16
Locatie openen
2 personen
17
Tafels opstellen
4 personen
18
Stoelen klaarzetten
3 personen
19
Podiumhoek inrichten
2 personen
20
Projector aansluiten
2 personen
21
Presentaties testen
2 personen
22
Workshoptafels inrichten
3 personen
23
Inleverpunt voor spullen maken
2 personen
24
Afvalscheiding klaarzetten
2 personen
25
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
26
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen

Event

27
Bezoekers registreren
3 personen
28
Bezoekers verwelkomen
2 personen
29
Programma toelichten
30
Presentaties begeleiden
2 personen
31
Koffie en thee serveren
2 personen
32
Dranken bijvullen
2 personen
33
Workshops begeleiden
4 personen
34
Buffet opbouwen
3 personen
35
Buffet serveren
3 personen
36
Servies verzamelen
2 personen
37
Panelgesprek begeleiden
2 personen
38
Ruiltafel begeleiden
2 personen
39
Laatste vragen beantwoorden
2 personen
40
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

41
Materialen verzamelen
3 personen
42
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
43
Afval sorteren
3 personen
44
Servies afwassen
3 personen
45
Keuken schoonmaken
2 personen
46
Zaal schoonmaken
3 personen
47
Apparatuur uitschakelen
2 personen
48
Locatie afsluiten
2 personen
49
Huurmaterialen retourneren
2 personen
50
Gevonden spullen registreren
51
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Buffettafelsaantal 3
Krukkenaantal 8
Kledingrekkenaantal 2
Afvalbakkenaantal 5

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 80
Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
Herbruikbaar bestekaantal 80

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerplateausaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Koelboxenaantal 3

Apparatuur

Beamer
Projectiescherm
Draagbare speaker
Draadloze microfoonsaantal 2
Laptop
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 2

Decoratie

Herbruikbare naambadgesaantal 70
Naamkaartstandaardsaantal 10
Richtingbordjesaantal 12
Klembordenaantal 6
Krijtbordenaantal 4
Krijtstiftenaantal 8

Workshopmateriaal

Schrijfmateriaalaantal 60
Notitieboekjesaantal 60
Flip-overvellenaantal 30
Markeerstiftenaantal 24
Scharenaantal 12
Rolmaataantal 4
Schroevendraaiersaantal 8
Tangenaantal 8
Naaisetjesaantal 6
Lijmpistolenaantal 4
Lijmstiftenaantal 20
Kabelbindersaantal 100
Reparatiematerialenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Snoerverlichtingaantal 3

Schoonmaak

Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma uiterlijk vier weken vooraf vast en bevestig sprekers schriftelijk. Vraag presentaties minstens drie dagen voor de avond op, zodat je ze op één laptop kunt verzamelen en testen.
Open het aanmeldformulier zodra locatie en programma definitief zijn. Sluit de aanmeldingen bijvoorbeeld twee dagen vooraf en gebruik de lijst daarna voor dieetwensen, naamkaartjes en een gerichte herinnering.
Plan de opbouw met een vaste volgorde: eerst tafels en stoelen, daarna podiumhoek en workshoptafels, vervolgens techniek. Reken voor projector, scherm, laptop, microfoons en speaker minimaal 45 minuten testtijd.
Maak het circulaire onderdeel zichtbaar met een apart inleverpunt en afvalbakken voor gescheiden inzameling. Zet richtingbordjes neer bij de ingang en controleer vooraf wie het materiaal na afloop sorteert of meeneemt.
Regel catering niet alleen als boodschappenlijst, maar ook als werkplek. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen klaar en tel herbruikbare glazen, kopjes, borden en bestek op basis van het maximale aantal deelnemers plus ongeveer 10 procent reserve.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren organiseer je een circulaire economieavond?: Begin minimaal zes weken vooraf met de locatie, het programma en de sprekers. Open daarna de aanmeldingen en plan de laatste bevestiging en herinnering in de week voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig om de zaal klaar te zetten?: Reserveer minimaal twee uur voor de opbouw. Trek daarvan ongeveer 45 minuten uit voor het aansluiten en testen van beamer, projectiescherm, laptop, microfoons en speaker.
Wanneer moet ik de presentaties van sprekers verzamelen?: Vraag alle presentaties uiterlijk drie dagen vooraf op. Zet ze daarna op één laptop en test elke presentatie met het scherm en de beamer vóór de ontvangst van deelnemers.
Hoeveel drank en herbruikbaar servies heb ik nodig?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en houd ongeveer 10 procent reserve aan. Tel herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en bestek voor het maximale aantal deelnemers, niet alleen voor de huidige aanmeldingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.