Comment organiser une soirée d’économie circulaire
Une soirée d’économie circulaire combine généralement des prises de parole, un atelier pratique et un espace où déposer ou découvrir des objets. Pour éviter les retards, commencez par réserver le lieu, fixer le programme et confirmer les intervenants avant d’ouvrir les inscriptions. Le nombre de participants détermine ensuite les tables, les chaises, le matériel d’atelier et les quantités de boissons. Les dernières heures servent surtout aux tests techniques, à l’installation et au tri.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Définir le programme
2 personnes
- 3
Confirmer les intervenants
- 4
Rassembler le matériel d'atelier
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Envoyer un rappel
- 10
Partager les informations sur les intervenants
- 11
Rassembler les présentations
- 12
Vérifier le parcours et le stationnement
- 13
Faire les courses
2 personnes
- 14
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 15
Trier les matériaux
2 personnes
- 16
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 17
Installer les tables
4 personnes
- 18
Installer les chaises
3 personnes
- 19
Aménager le coin scène
2 personnes
- 20
Brancher le projecteur
2 personnes
- 21
Tester les présentations
2 personnes
- 22
Installer les tables d'atelier
3 personnes
- 23
Créer un point de dépôt pour les objets
2 personnes
- 24
Mettre en place le tri des déchets
2 personnes
- 25
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 26
Installer la table d’accueil
2 personnes
Événement
- 27
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 28
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 29
Présenter le programme
- 30
Animer les présentations
2 personnes
- 31
Servir le café et le thé
2 personnes
- 32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 33
Encadrer les ateliers
4 personnes
- 34
Monter le buffet
3 personnes
- 35
Servir le buffet
3 personnes
- 36
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 37
Animer le débat
2 personnes
- 38
Animer la table d'échange
2 personnes
- 39
Répondre aux dernières questions
2 personnes
- 40
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes
Suivi
- 41
Rassembler le matériel
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 43
Trier les déchets
3 personnes
- 44
Faire la vaisselle
3 personnes
- 45
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 46
Nettoyer la salle
3 personnes
- 47
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 48
Fermer le lieu
2 personnes
- 49
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 50
Enregistrer les objets trouvés
- 51
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 60
- Tables de buffetqté 3
- Tabouretsqté 8
- Portants à vêtementsqté 2
- Poubellesqté 5
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 70
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 80
- Tasses à café réutilisablesqté 60
- Couverts réutilisablesqté 80
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Louchesqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Glacièresqté 3
Équipement
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphones sans filqté 2
- Ordinateur portable
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Batteries externesqté 2
Décoration
- Badges nominatifs réutilisablesqté 70
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 10
- Panneaux d’orientationqté 12
- Presse-papiersqté 6
- Panneaux en ardoiseqté 4
- Marqueurs craieqté 8
Matériel d'atelier
- Matériel d’écritureqté 60
- Carnetsqté 60
- Feuilles de paperboardqté 30
- Marqueursqté 24
- Ciseauxqté 12
- Mètre rubanqté 4
- Tournevisqté 8
- Pincesqté 8
- Kits de coutureqté 6
- Pistolets à colleqté 4
- Bâtons de colleqté 20
- Serre-câblesqté 100
- Matériel de réparationqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineusesqté 3
Nettoyage
- Aspirateur
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez le lieu au moins 6 à 8 semaines avant la soirée, puis bloquez rapidement le programme et les horaires d’intervention. Vérifiez aussi l’accès, le stationnement et le parcours depuis l’entrée avant d’envoyer les invitations.
- Ouvrez les inscriptions dès que les intervenants sont confirmés et demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire. Envoyez un rappel 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’adresse, les horaires et les consignes pratiques.
- Préparez les présentations au plus tard la veille et testez-les sur l’ordinateur et le vidéoprojecteur le jour même. Prévoyez au moins 30 minutes pour vérifier les microphones, l’enceinte, les rallonges et les multiprises.
- Pour l’atelier, triez les matériaux avant l’ouverture du lieu et répartissez-les par table. Installez également un point de dépôt clairement signalé et un tri des déchets visible dès l’arrivée des participants.
- Gardez 60 à 90 minutes pour l’installation : tables, chaises, espace scène, tables d’atelier, buffet, café et boissons. Mettez les boissons au frais avant l’accueil et préparez les tasses, verres, assiettes et couverts réutilisables à un endroit unique.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée d’économie circulaire ?
- Prévoyez 6 à 8 semaines pour réserver le lieu, confirmer les intervenants et ouvrir les inscriptions. Gardez la dernière semaine pour les besoins alimentaires, les présentations, le rappel et la vérification logistique.
- Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée d’économie circulaire ?
- Ouvrez le formulaire dès que le lieu, la date et les principaux intervenants sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Arrêtez les inscriptions 3 à 5 jours avant si vous devez commander ou préparer des quantités précises.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 60 à 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’espace scène et les tables d’atelier. Ajoutez 30 minutes pour tester le projecteur, les présentations, les microphones et l’enceinte.
- Quand préparer le matériel de l’atelier et le point de dépôt ?
- Triez les matériaux au plus tard la veille et répartissez-les par table avant l’ouverture du lieu. Installez le point de dépôt et le tri des déchets au moins 30 minutes avant l’accueil, avec une signalétique visible depuis l’entrée.
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