Zo organiseer je een ciderfestival zonder last-minute gedoe

Begin een ciderfestival niet met hapjes of versiering, maar met de locatie, regels en leveranciers. Zodra je weet hoeveel bezoekers komen, leg je de proefvolgorde, ciderlijst, koeling en betaalpunten vast. Daarna regel je tafels, proefglazen en duidelijke informatie over route en parkeren. De meeste problemen ontstaan wanneer leveringstijden, dieetwensen en gekoelde voorraad pas op de festivaldag worden gecontroleerd.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie en terrein inspecteren
2 personen
2
Vergunningen en regels controleren
3
Ciderleveranciers bevestigen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Tafels en materialen reserveren
8
Leveringstijden bevestigen
9
Route- en parkeerinformatie delen
10
Ciderlijst en prijslijst maken
2 personen
11
Proefvolgorde per cider bepalen
2 personen
12
Naamkaartjes voor ciders maken
2 personen
13
Boodschappen doen
3 personen
14
Ciderlevering aannemen
2 personen
15
Ciderinventaris controleren
2 personen
16
Ciders etiketteren en sorteren
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
4 personen
19
Proefglazen en servies klaarzetten
2 personen
20
Betaalpunten voorbereiden
2 personen
21
Weersverwachting controleren
22
Tenten en tafels opstellen
6 personen
23
Stoelen en statafels plaatsen
4 personen
24
Ciderbars inrichten
4 personen
25
Koelboxen en ijs plaatsen
3 personen
26
Proefstations vullen
4 personen
27
Buffet en hapjestafels inrichten
4 personen
28
Decoratie en bewegwijzering ophangen
3 personen
29
Verlichting testen
2 personen
30
Veiligheids- en afvalpunten controleren
2 personen
31
Vrijwilligers instrueren
3 personen

Event

32
Entree en registratie bemannen
3 personen
33
Bezoekers ontvangen
3 personen
34
Ciderproeverijen schenken
5 personen
35
Ciders toelichten
3 personen
36
Hapjes serveren
4 personen
37
Dranken en ijs bijvullen
3 personen
38
Waterpunten bijvullen
2 personen
39
Glazen inzamelen en afwassen
3 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Buffet hygiënisch aanvullen
2 personen
42
Laatste bestellingen aankondigen
43
Bezoekers gecontroleerd laten vertrekken
3 personen

Nazorg

44
Cider en voedsel afsluiten
3 personen
45
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
46
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
47
Servies en apparatuur reinigen
4 personen
48
Terrein en sanitaire ruimte schoonmaken
4 personen
49
Afval afvoeren
2 personen
50
Voorraad en emballage tellen
2 personen
51
Overgebleven cider veilig opslaan
2 personen
52
Geleende materialen retourneren
2 personen
53
Terreinoplevering controleren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Statafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Tafelkledenaantal 10

Servies

Proefglazenaantal 140
Waterglazenaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveertraysaantal 12
Schenkkanenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 8
IJswaterbakkenaantal 6
Flessenopenersaantal 12
Kurkentrekkersaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Geldkistjesaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesjesaantal 6
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Warmhoudschalenaantal 4

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Cidernaambordjesaantal 18
Krijtbordenaantal 6
Stiftenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Catering

Waterdispensersaantal 3
Drankkrattenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Buffetbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 30
Koffiezetapparatenaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Ticketrollenaantal 4
Polsbandjesaantal 150
Naamstickersaantal 150
Menukaarthoudersaantal 10
Boodschappen

Tips

Plan de ciderlevering vóór je de proefvolgorde definitief maakt. Controleer bij ontvangst elke fles op soort en aantal, label de ciders direct en zet alleen de eerste voorraad koud; zo houd je overzicht over de rest.
Maak per cider een naamkaartje met minimaal de naam, stijl en proefvolgorde. Zet waterglazen en proefglazen bij de bar en plaats water tussen de proefpunten, zodat bezoekers niet zonder spoeling verdergaan.
Controleer de locatie uiterlijk een week vooraf op stroompunten, ondergrond, parkeerroute en beschutting. Partytenten, verlengsnoeren en stekkerdozen worden vaak te laat geregeld, terwijl ze nodig zijn vóór de bars en koeling worden opgebouwd.
Bereid hapjes op basis van de verzamelde dieetwensen en leg ze in herkenbare opslagbakken klaar. Snijd en verpak zoveel mogelijk op de dag ervoor; op de festivaldag blijft dan tijd over voor het aannemen van cider en het op temperatuur brengen van de drank.
Test betaalterminals en geldkistjes vóór de deuren opengaan en wijs één persoon aan voor voorraadcontrole. Houd een kleine reserve gekoelde cider apart, zodat een populaire soort niet midden in het proefprogramma op is.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ciderfestival organiseren?: Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met locatie, regels, leveranciers en uitnodigingen. Controleer de leveringstijden, definitieve aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival.
Hoeveel cider heb ik nodig voor een ciderfestival?: Reken voor een proefronde op ongeveer 6 tot 8 ciders per bezoeker, met proefporties van 75 tot 100 milliliter. Voor 50 bezoekers is dat bij 8 ciders ongeveer 400 proefglazen van 100 milliliter, exclusief extra voorraad.
Wanneer zet je cider koud voor een festival?: Zet de eerste voorraad minimaal 6 uur voor aanvang koud als je koelruimte dat toelaat. Vul koelboxen en ijswaterbakken pas aan nadat de bars en tafels staan, zodat de flessen niet onnodig op de opbouwplaats blijven wachten.
Hoe deel je de proefvolgorde van ciders in?: Begin met lichte en frisse ciders en werk toe naar zoetere, zwaardere of complexere varianten. Zet de definitieve volgorde uiterlijk 3 dagen vooraf op de ciderlijst en plaats dezelfde volgorde op de naamkaartjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.