Cómo organizar un festival de sidra sin perder el control
Un festival de sidra funciona mejor cuando separas la organización en fases: primero el recinto y los permisos, después proveedores e inscripciones, y al final la cata y el montaje. La parte que más se retrasa suele ser la logística de entrega, refrigeración y cobro, no la selección de bebidas. Este plan te ayuda a ordenar 53 tareas y preparar el material necesario para que las sidras estén identificadas, frías y listas antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Inspeccionar la ubicación y el recinto
2 personas
- 2
Comprobar permisos y normas
- 3
Confirmar los proveedores de sidra
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Reservar mesas y materiales
- 8
Confirmar los horarios de entrega
- 9
Compartir información sobre rutas y aparcamiento
- 10
Crear la lista de sidras y la lista de precios
2 personas
- 11
Determinar el orden de cata por sidra
2 personas
- 12
Hacer tarjetas de nombre para las sidras
2 personas
- 13
Hacer la compra
3 personas
- 14
Recibir la entrega de sidra
2 personas
- 15
Comprobar el inventario de sidra
2 personas
- 16
Etiquetar y clasificar las sidras
2 personas
- 17
Enfriar las bebidas
2 personas
- 18
Preparar aperitivos
4 personas
- 19
Preparar vasos de degustación y vajilla
2 personas
- 20
Preparar los puntos de pago
2 personas
- 21
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 22
Montar las tiendas y las mesas
6 personas
- 23
Colocar sillas y mesas altas
4 personas
- 24
Montar las barras de sidra
4 personas
- 25
Colocar neveras portátiles y hielo
3 personas
- 26
Rellenar las estaciones de degustación
4 personas
- 27
Montar el buffet y las mesas de aperitivos
4 personas
- 28
Colgar la decoración y la señalización
3 personas
- 29
Probar la iluminación
2 personas
- 30
Comprobar los puntos de seguridad y residuos
2 personas
- 31
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
- 32
Atender la entrada y el registro
3 personas
- 33
Recibir a los visitantes
3 personas
- 34
Servir degustaciones de sidra
5 personas
- 35
Presentar las sidras
3 personas
- 36
Servir aperitivos
4 personas
- 37
Reponer bebidas y hielo
3 personas
- 38
Reponer los puntos de agua
2 personas
- 39
Recoger y lavar vasos
3 personas
- 40
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 41
Rellenar el buffet de forma higiénica
2 personas
- 42
Anunciar los últimos pedidos
- 43
Hacer que los visitantes salgan de forma controlada
3 personas
Seguimiento
- 44
Cerrar la sidra y la comida
3 personas
- 45
Desmontar mesas y sillas
5 personas
- 46
Desmontar las carpas y la decoración
4 personas
- 47
Limpiar la vajilla y el equipo
4 personas
- 48
Limpiar el recinto y el área sanitaria
4 personas
- 49
Retirar los residuos
2 personas
- 50
Contar el stock y los envases
2 personas
- 51
Guardar con seguridad la sidra sobrante
2 personas
- 52
Devolver el material prestado
2 personas
- 53
Comprobar la entrega del recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 10
- Mesas altascant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Taburetes de barcant. 12
- Mantelescant. 10
Vajilla
- Vasos de degustacióncant. 140
- Vasos para aguacant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarrascant. 8
Equipo
- Neveras portátilescant. 8
- Cubetas de agua con hielocant. 6
- Abrebotellascant. 12
- Sacacorchoscant. 6
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas de caudalescant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chefcant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Bandejas térmicascant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles con nombres de sidracant. 18
- Pizarrascant. 6
- Rotuladorescant. 12
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Catering
- Dispensadores de aguacant. 3
- Cajas de bebidascant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Bandejas de bufécant. 12
- Acumuladores de fríocant. 30
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 4
- Rollo de ticketscant. 4
- Pulserascant. 150
- Pegatinas con nombrecant. 150
- Portamenúscant. 10
- Compras
Consejos
- Empieza por el recinto y las normas: confirma permisos, accesos, aparcamiento, horarios de carga y restricciones eléctricas antes de contratar proveedores. Haz esta comprobación al menos 4 semanas antes del festival.
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de comprar comida y vajilla. Con una cifra definitiva de asistentes puedes calcular vasos de degustación, platos, cubiertos y aperitivos sin improvisar el último día.
- Define la experiencia de cata con antelación: prepara la lista de sidras, los precios, el orden de degustación y una tarjeta para cada referencia. Etiqueta y clasifica las botellas en cuanto recibas la entrega, no durante la apertura.
- Planifica el frío como una operación independiente. Recibe la sidra, comprueba el inventario y distribuye las botellas entre neveras portátiles y cubetas con hielo; revisa las existencias y la temperatura el mismo día, unas 2 horas antes de empezar.
- Monta por zonas y prueba los pagos antes de recibir al público: barras, mesas, sillas, iluminación, terminales y cajas de caudales deben estar listos al menos 60 minutos antes. Comprueba también el pronóstico y deja preparado un plan para las carpas si cambia el tiempo.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de sidra?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el recinto, comprueba permisos y confirma proveedores durante la primera semana; deja la compra, las entregas y el montaje para la última semana.
- ¿Cuándo hay que enfriar la sidra para un festival?
- Comprueba la entrega y el inventario al recibir las botellas y empieza a enfriarlas con tiempo suficiente para que estén listas antes de abrir. Haz una revisión final de las neveras y el hielo 2 horas antes del inicio.
- ¿Cómo se organiza una cata de sidra?
- Prepara la lista, los precios, las tarjetas identificativas y el orden de degustación antes del montaje. Sirve las sidras de menor a mayor intensidad y utiliza vasos de degustación separados para que cada participante pueda comparar.
- ¿Cuándo hay que montar las barras y las mesas?
- Haz el montaje principal el mismo día y termina al menos 60 minutos antes de la apertura. Coloca primero carpas y mesas, después sillas, barras, neveras, vajilla, carteles y puntos de pago; así puedes detectar problemas de espacio o electricidad a tiempo.
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