Organiser un festival du cidre sans perdre le fil

Un festival du cidre se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et les autorisations, puis les fournisseurs, les inscriptions et le matériel. Le jour J, la réception des bouteilles, leur classement et leur mise au frais prennent souvent plus de temps que prévu. Prévoyez aussi un parcours de dégustation lisible, des points de paiement fonctionnels et une solution en cas de pluie. Ce plan vous aide à passer de la préparation du terrain au rangement final sans oublier les détails qui bloquent l’événement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Inspecter le lieu et le terrain
2 personnes
2
Vérifier les permis et les règles
3
Confirmer les fournisseurs de cidre
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Réserver les tables et le matériel
8
Confirmer les délais de livraison
9
Partager les informations sur l'itinéraire et le stationnement
10
Créer la liste des cidres et la grille des prix
2 personnes
11
Déterminer l'ordre de dégustation par cidre
2 personnes
12
Créer des étiquettes nominatives pour les ciders
2 personnes
13
Faire les courses
3 personnes
14
Réceptionner la livraison de cidre
2 personnes
15
Contrôler l’inventaire de cidre
2 personnes
16
Étiqueter et trier les cidres
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer les en-cas
4 personnes
19
Installer les verres de dégustation et la vaisselle
2 personnes
20
Préparer les points de paiement
2 personnes
21
Vérifier les prévisions météo
22
Installer les tentes et les tables
6 personnes
23
Installer les chaises et les mange-debout
4 personnes
24
Aménager les bars à cidre
4 personnes
25
Installer les glacières et la glace
3 personnes
26
Remplir les stations de dégustation
4 personnes
27
Installer le buffet et les tables d’amuse-bouches
4 personnes
28
Suspendre la décoration et la signalisation
3 personnes
29
Tester l’éclairage
2 personnes
30
Contrôler les points de sécurité et de déchets
2 personnes
31
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

32
Assurer l’entrée et l’enregistrement
3 personnes
33
Accueillir les visiteurs
3 personnes
34
Servir les dégustations de cidre
5 personnes
35
Présenter les cidres
3 personnes
36
Servir des amuse-bouches
4 personnes
37
Réapprovisionner les boissons et la glace
3 personnes
38
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
39
Collecter et laver les verres
3 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Réapprovisionner le buffet de manière hygiénique
2 personnes
42
Annoncer les dernières commandes
43
Faire sortir les visiteurs sous contrôle
3 personnes

Suivi

44
Fermer le cidre et la nourriture
3 personnes
45
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
46
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
47
Nettoyer la vaisselle et l’équipement
4 personnes
48
Nettoyer le terrain et les sanitaires
4 personnes
49
Évacuer les déchets
2 personnes
50
Compter les stocks et les emballages
2 personnes
51
Stocker le cidre restant en sécurité
2 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Vérifier la réception du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Nappesqté 10

Vaisselle

Verres de dégustationqté 140
Verres à eauqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8

Équipement

Glacièresqté 8
Bacs d'eau glacéeqté 6
Tire-bouchonsqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux d’officeqté 6
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Plats de maintien au chaudqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Plaques nominatives des cidresqté 18
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueursqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Distributeurs d'eauqté 3
Casiers de boissonsqté 12
Pinces de serviceqté 8
Bacs à buffetqté 12
Pains de glaceqté 30
Machines à caféqté 2
Thermosqté 4
Rouleaux de ticketsqté 4
Braceletsqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Porte-menusqté 10
Courses

Conseils

Commencez par inspecter le terrain et vérifier les règles locales avant de confirmer les fournisseurs. Réservez les tentes, les tables et les branchements dès que la jauge est connue, idéalement plusieurs semaines à l’avance.
Traitez les inscriptions avant les achats finaux : comptez les participants, recueillez les besoins alimentaires et prévoyez une marge pour les verres, les assiettes et les encas. Une relance 7 jours avant l’événement évite les réponses tardives.
Réceptionnez le cidre au moins la veille si possible. Contrôlez les quantités, étiquetez chaque référence et répartissez les bouteilles par ordre de dégustation avant de les placer dans les glacières ou les bacs d’eau glacée.
Définissez une grille de prix simple et testez chaque terminal de paiement avant l’ouverture. Gardez aussi une caisse à monnaie et des rallonges identifiées : les problèmes d’alimentation ou de paiement sont difficiles à régler quand les premiers visiteurs arrivent.
Vérifiez la météo 48 heures puis 6 heures avant le début. Installez les tentes, les tables et les bars à cidre de façon à protéger les bouteilles, les aliments et les câbles, tout en laissant un passage dégagé pour les visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival du cidre ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour un événement avec plusieurs fournisseurs et une réservation de matériel. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les livraisons, la météo et le plan d’installation.
Quand faut-il mettre le cidre au frais ?: Réceptionnez et contrôlez les bouteilles la veille, puis mettez au frais les cidres qui doivent être servis froids. Vérifiez les glacières et la glace le matin même, au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Combien de verres prévoir par personne pour une dégustation ?: Prévoyez au minimum un verre de dégustation par participant si vous organisez un parcours encadré, et davantage si le lavage n’est pas possible sur place. Ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les verres cassés ou oubliés.
Quand confirmer les fournisseurs de cidre ?: Confirmez les références, les quantités et les horaires de livraison au moins 14 jours avant le festival. Faites une dernière vérification 48 heures avant afin de corriger une rupture ou un retard à temps.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.