Zo organiseer je een chemiebeurs zonder gaten in de voorbereiding

Begin een chemiebeurs niet met de stands, maar met datum, locatie en de veiligheidsgrenzen van demonstraties. Werk daarna de beursplattegrond uit, nodig exposanten uit en leg vast welke stroom, AV-apparatuur en meubels zij nodig hebben. Bezoekersregistratie, badges en catering lopen parallel, maar dieetwensen en demonstratiegegevens moeten ruim vóór de beurs binnen zijn. Plan in de laatste week een controle van vluchtroutes, brandblussers, EHBO en de exposantenlijst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie bevestigen
2 personen
2
Beursplattegrond opstellen
2 personen
3
Exposanten uitnodigen
2 personen
4
Aanmeldformulier openen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Exposantenregistraties verwerken
2 personen
7
Bezoekersregistraties verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Exposantenlijst controleren
2 personen
10
Standnummers toewijzen
2 personen
11
Standinstructies versturen
12
Demonstraties inventariseren
2 personen
13
Veiligheidsinformatie opvragen
2 personen
14
Demonstraties op risico toetsen
2 personen
15
Vluchtroutes controleren
2 personen
16
Brandblussers controleren
17
EHBO-materialen controleren
18
Catering reserveren
19
Meubilair reserveren
20
AV-apparatuur reserveren
21
Drukwerkbestanden aanleveren
2 personen
22
Naambadges voorbereiden
2 personen
23
Programma afdrukken
24
Routeborden voorbereiden
2 personen
25
Bezoekerslijst afdrukken
26
Standmaterialen verzamelen
3 personen
27
Cateringboodschappen doen
2 personen
28
Techniek testen
2 personen

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Leveringen ontvangen
3 personen
31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
32
Standwanden opbouwen
4 personen
33
Standnummers ophangen
2 personen
34
Registratiebalie inrichten
2 personen
35
Informatietafel inrichten
2 personen
36
Veiligheidsborden plaatsen
2 personen
37
Demonstratiezones afzetten
3 personen
38
Demonstratiematerialen klaarzetten
3 personen
39
Koelingen vullen
2 personen
40
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
41
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
42
Geluid en presentaties testen
2 personen
43
Exposanten ontvangen
3 personen
44
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
45
Registratiebalie bemannen
3 personen
46
Bezoekers ontvangen
3 personen
47
Naambadges uitdelen
2 personen
48
Programma toelichten
2 personen
49
Opening verzorgen
2 personen
50
Beursvloer begeleiden
3 personen
51
Demonstraties begeleiden
3 personen
52
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
53
Koffie en thee serveren
2 personen
54
Hapjes serveren
3 personen
55
Dranken bijvullen
2 personen
56
Buffet aanvullen
2 personen
57
Servies verzamelen
2 personen
58
Afval scheiden
2 personen
59
Presentaties ondersteunen
2 personen
60
Contactgegevens verzamelen
61
Bezoekersvragen registreren
62
Sluiting aankondigen
63
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

64
Demonstraties veilig afsluiten
3 personen
65
Chemische materialen veilig verpakken
3 personen
66
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Cateringruimte schoonmaken
2 personen
69
Beursvloer schoonmaken
3 personen
70
Meubilair afbouwen
4 personen
71
Standwanden afbouwen
4 personen
72
Techniek uitschakelen
2 personen
73
Verlichting uitschakelen
74
Materialen inventariseren
2 personen
75
Geleende materialen retourneren
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen
77
Locatie opleveren
2 personen
78
Facturen en bonnetjes bundelen
79
Bedankbericht versturen
80
Bezoekersinformatie opvolgen
81
Exposanteninformatie opvolgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Beurstafelsaantal 24
Stoelenaantal 120
Registratiebalie
Barkrukkenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Garderoberekkenaantal 2
Transportkarrenaantal 4

Apparatuur

Laptopaantal 3
Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Presentatieklikkeraantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 16
USB-sticksaantal 4
Koelboxenaantal 4
Handscannersaantal 2
Prikkabelsaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelkastenaantal 2
Buffetkommenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Standnummersaantal 24
Tafelkledenaantal 24
Achtergronddoekenaantal 24
Infodisplaysaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Programmastandaardsaantal 6
Naamkaartjesaantal 150
Badgehoudersaantal 150
Baliepennenaantal 12

Veiligheid

Veiligheidsbrillenaantal 30
Laboratoriumjassenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 200
Gelaatsschermenaantal 10
Lekbakkenaantal 12
Veiligheidslintaantal 6
Waarschuwingsbordenaantal 12
Veiligheidsdatasheetsaantal 30
Oogspoelflessenaantal 4
Absorptiekorrelsaantal 10
Afsluitbare chemicaliënboxenaantal 12

Schoonmaak

Schoonmaaksponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Emmersaantal 6
Dweilenaantal 6
Bezem en blikaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Handdesinfectieaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de locatie vaststaat. Reserveer naast elke stand ruimte voor bezoekersstromen, transportkarren en eventuele demonstraties; pas daarna wijs je standnummers toe.
Vraag bij elke demonstratie schriftelijk welke stoffen, apparatuur en risico’s aanwezig zijn. Laat risicovolle demonstraties vóór het drukken van het programma toetsen en koppel de veiligheidsinformatie aan de standinstructies.
Sluit de catering af nadat je de eerste bezoekers- en exposantenregistraties hebt verwerkt. Tel dieetwensen afzonderlijk en controleer minstens 7 dagen vooraf of koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen en koeling beschikbaar zijn.
Test registratie en presentatietechniek op locatie, niet alleen op kantoor. Controleer handscanners, laptop, beamer, projectiescherm, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vóór opening.
Maak een aparte opbouwchecklist voor routeborden, naambadges, programma’s en bezoekerslijsten. Leg deze materialen per zone klaar, zodat de registratiebalie niet tegelijk drukwerk, techniek en standinstructies hoeft uit te delen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een chemiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan de veiligheidsinformatie en demonstratietoets uiterlijk 4 weken voor de beurs, zodat wijzigingen nog uitvoerbaar zijn.
Wanneer moet ik exposanten uitnodigen voor een chemiebeurs?: Stuur de uitnodigingen ongeveer 12 weken vóór de beurs en sluit de registratie 4 tot 6 weken vooraf. Vraag direct om standwensen, stroombehoefte, demonstraties en veiligheidsinformatie.
Hoeveel tijd kost de opbouw van een chemiebeurs?: Reserveer minimaal 4 uur voor meubels, registratiebalie, AV-apparatuur, routeborden en stands. Plan vóór de opening nog 60 tot 90 minuten voor een controle van techniek, vluchtroutes, brandblussers en EHBO.
Wanneer moet je catering en dieetwensen regelen?: Reserveer de catering zodra de locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Verzamel dieetwensen tot uiterlijk 10 dagen voor de beurs en geef de definitieve aantallen daarna door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.