Organiser une foire de chimie, étape par étape

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le plan du salon avant d’ouvrir les inscriptions. La réussite dépend surtout de la coordination des exposants, du contrôle des démonstrations et de la préparation des flux visiteurs. Prévoyez tôt les stands, le mobilier, le matériel audiovisuel et la restauration. Les derniers jours servent à vérifier la sécurité, imprimer les documents et attribuer clairement chaque emplacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Établir le plan du salon
2 personnes
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions des exposants
2 personnes
7
Traiter les inscriptions des visiteurs
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Vérifier la liste des exposants
2 personnes
10
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
11
Envoyer les instructions du stand
12
Recenser les démonstrations
2 personnes
13
Demander les consignes de sécurité
2 personnes
14
Évaluer les démonstrations au regard des risques
2 personnes
15
Vérifier les issues de secours
2 personnes
16
Contrôler les extincteurs
17
Vérifier le matériel de premiers secours
18
Réserver le catering
19
Réserver le mobilier
20
Réserver le matériel AV
21
Fournir les fichiers d’impression
2 personnes
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Imprimer le programme
24
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
25
Imprimer la liste des visiteurs
26
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
27
Faire les courses du catering
2 personnes
28
Tester la technique
2 personnes

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Réception des livraisons
3 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les cloisons de stand
4 personnes
33
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
35
Aménager le stand d’information
2 personnes
36
Installer les panneaux de sécurité
2 personnes
37
Délimiter les zones de démonstration
3 personnes
38
Installer le matériel de démonstration
3 personnes
39
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
40
Installer le point café et thé
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Tester le son et les présentations
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
45
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
48
Présenter le programme
2 personnes
49
Assurer l’ouverture
2 personnes
50
Animer le salon
3 personnes
51
Encadrer les démonstrations
3 personnes
52
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
53
Servir le café et le thé
2 personnes
54
Servir des amuse-bouches
3 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
57
Rassembler la vaisselle
2 personnes
58
Trier les déchets
2 personnes
59
Soutenir les présentations
2 personnes
60
Recueillir les coordonnées
61
Enregistrer les questions des visiteurs
62
Annoncer la fermeture
63
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

64
Clôturer les démonstrations en toute sécurité
3 personnes
65
Emballer les matériaux chimiques en toute sécurité
3 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer l’espace de restauration
2 personnes
69
Nettoyer l’espace du salon
3 personnes
70
Démonter le mobilier
4 personnes
71
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
72
Éteindre la technique
2 personnes
73
Éteindre l’éclairage
74
Inventorier le matériel
2 personnes
75
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
76
Rassembler les objets perdus
77
Remettre le lieu en état
2 personnes
78
Classer les factures et les reçus
79
Envoyer un message de remerciement
80
Assurer le suivi des informations visiteurs
81
Suivre les informations des exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de standqté 24
Chaisesqté 120
Comptoir d'inscription
Tabourets de barqté 12
Poubellesqté 12
Portantsqté 2
Chariots de transportqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Cliqueur de présentationqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 16
Clés USBqté 4
Glacièresqté 4
Scanners portatifsqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Réfrigérateursqté 2
Saladiers pour buffetqté 12
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Numéros de standqté 24
Nappesqté 24
Toiles de fondqté 24
Écrans d’informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 6
Badges nominatifsqté 150
Porte-badgesqté 150
Stylos de comptoirqté 12

Sécurité

Lunettes de sécuritéqté 30
Blouses de laboratoireqté 20
Gants en nitrileqté 200
Visières de protectionqté 10
Bacs de récupérationqté 12
Ruban de sécuritéqté 6
Panneaux d'avertissementqté 12
Fiches de données de sécuritéqté 30
Flacons de lavage oculaireqté 4
Granulés absorbantsqté 10
Boîtes à produits chimiques verrouillablesqté 12

Nettoyage

Éponges de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Balai et pelleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord le plan du salon et les numéros de stand, puis envoyez à chaque exposant des consignes précises. Gardez un emplacement pour les circulations, les files d’inscription et les issues de secours.
Ouvrez les inscriptions des exposants avant celles des visiteurs si les démonstrations dépendent du programme. Demandez dès le formulaire les besoins alimentaires, le matériel nécessaire et la description de chaque expérience.
Traitez chaque démonstration comme un point de sécurité distinct : recueillez les consignes, évaluez les risques et vérifiez les extincteurs, les issues de secours et le matériel de premiers secours avant l’installation.
Réservez le mobilier, le catering et le matériel audiovisuel plusieurs semaines à l’avance. Pour une présentation, vérifiez ensemble l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs et les rallonges.
Préparez les badges, le programme, les panneaux de direction et la liste des visiteurs au plus tard la veille. Sur place, prévoyez un comptoir d’inscription, des scanners portatifs et des chariots pour déplacer rapidement le matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une foire de chimie ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour coordonner les exposants, les inscriptions, les démonstrations et les réservations. Gardez les 7 derniers jours pour les contrôles de sécurité, les impressions et la confirmation des horaires.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvrez-les dès que la date, le lieu et les horaires sont confirmés, idéalement 4 à 6 semaines avant la foire. Fermez ou exportez la liste 24 à 48 heures avant l’accueil pour préparer les badges et l’impression.
Comment vérifier la sécurité des démonstrations de chimie ?: Demandez la fiche de chaque démonstration au moins 3 semaines avant l’événement, puis évaluez les risques avant de valider le programme. Contrôlez les issues de secours, les extincteurs et le matériel de premiers secours la veille et le matin même.
Quand attribuer les numéros de stand aux exposants ?: Attribuez les numéros après avoir traité les inscriptions et recensé les besoins techniques, généralement 2 à 3 semaines avant la foire. Envoyez ensuite le plan et les instructions du stand pour laisser le temps de signaler un problème.

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