Eine Chemie-Messe Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Chemie-Messe entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Aufbautag. Bestätige zuerst Termin, Ort und Messeplan, bevor du Aussteller einlädst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Registrierungen, Standvergabe und die Prüfung geplanter Vorführungen. Sicherheit, Technik, Catering und Drucksachen dürfen nicht bis zur letzten Woche warten. Plane außerdem einen festen Termin für die Kontrolle von Fluchtwegen, Feuerlöschern und Erste-Hilfe-Materialien ein.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort bestätigen
2 Personen
2
Messeplan erstellen
2 Personen
3
Aussteller einladen
2 Personen
4
Anmeldeformular öffnen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Ausstellerregistrierungen bearbeiten
2 Personen
7
Besucherregistrierungen verarbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Ausstellerliste überprüfen
2 Personen
10
Standnummern zuweisen
2 Personen
11
Standanweisungen versenden
12
Vorführungen erfassen
2 Personen
13
Sicherheitsinformationen anfordern
2 Personen
14
Vorführungen auf Risiko prüfen
2 Personen
15
Fluchtwege überprüfen
2 Personen
16
Feuerlöscher prüfen
17
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
18
Catering reservieren
19
Möbel reservieren
20
AV-Ausrüstung reservieren
21
Druckdateien bereitstellen
2 Personen
22
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
23
Programm drucken
24
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
25
Besucherliste ausdrucken
26
Standmaterial sammeln
3 Personen
27
Catering-Einkäufe erledigen
2 Personen
28
Technik testen
2 Personen

Event

29
Location öffnen
2 Personen
30
Lieferungen entgegennehmen
3 Personen
31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
32
Stellwände aufbauen
4 Personen
33
Standnummern aufhängen
2 Personen
34
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
35
Infotisch einrichten
2 Personen
36
Sicherheitszeichen aufstellen
2 Personen
37
Demonstrationsbereiche absperren
3 Personen
38
Demonstrationsmaterialien bereitstellen
3 Personen
39
Kühlboxen befüllen
2 Personen
40
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
41
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
42
Ton und Präsentationen testen
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
45
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Namensschilder verteilen
2 Personen
48
Programm vorstellen
2 Personen
49
Eröffnung betreuen
2 Personen
50
Messefläche betreuen
3 Personen
51
Vorführungen betreuen
3 Personen
52
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
53
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
54
Snacks servieren
3 Personen
55
Getränke nachfüllen
2 Personen
56
Buffet auffüllen
2 Personen
57
Geschirr sammeln
2 Personen
58
Abfall trennen
2 Personen
59
Präsentationen unterstützen
2 Personen
60
Kontaktdaten sammeln
61
Besucherfragen erfassen
62
Schließung ankündigen
63
Aussteller auschecken
3 Personen

Nachbereitung

64
Vorführungen sicher beenden
3 Personen
65
Chemische Materialien sicher verpacken
3 Personen
66
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Cateringbereich reinigen
2 Personen
69
Messefläche reinigen
3 Personen
70
Mobiliar abbauen
4 Personen
71
Standwände abbauen
4 Personen
72
Technik ausschalten
2 Personen
73
Beleuchtung ausschalten
74
Materialien inventarisieren
2 Personen
75
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
76
Fundsachen sammeln
77
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
78
Rechnungen und Belege zusammenfassen
79
Dankesnachricht versenden
80
Besucherinformationen nachverfolgen
81
Ausstellerinformationen nachverfolgen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessetischeAnz. 24
StühleAnz. 120
Registrierungstheke
BarhockerAnz. 12
AbfallbehälterAnz. 12
GarderobenständerAnz. 2
TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

LaptopAnz. 3
BeamerAnz. 2
ProjektionsleinwandAnz. 2
PräsentationsklickerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 16
USB-SticksAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
HandscannerAnz. 2
LichterkettenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 100
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlschränkeAnz. 2
BuffetschalenAnz. 12
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

StandnummernAnz. 24
TischdeckenAnz. 24
HintergrundtücherAnz. 24
InfodisplaysAnz. 6
WegweiserAnz. 12
ProgrammständerAnz. 6
NamensschilderAnz. 150
BadgehalterAnz. 150
TresenstifteAnz. 12

Sicherheit

SchutzbrillenAnz. 30
LaborkittelAnz. 20
NitrilhandschuheAnz. 200
GesichtsschutzschildeAnz. 10
AuffangwannenAnz. 12
SicherheitsbandAnz. 6
WarnschilderAnz. 12
SicherheitsdatenblätterAnz. 30
AugenspülflaschenAnz. 4
AbsorptionsgranulatAnz. 10
Abschließbare ChemikalienboxenAnz. 12

Reinigung

ReinigungsschwämmeAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Messeplan und Standgrößen fest, bevor die Einladungen verschickt werden. Weise Standnummern erst zu, wenn die Ausstellerliste geprüft und besondere Platzanforderungen geklärt sind.
Öffne die Anmeldung früh genug, damit Ernährungswünsche und Sicherheitsinformationen nicht kurz vor der Messe eintreffen. Schließe die Datenerfassung idealerweise 10 bis 14 Tage vor dem Termin ab.
Fordere für jede Vorführung eine kurze Beschreibung der verwendeten Stoffe, Geräte und Risiken an. Prüfe alle Vorführungen spätestens 2 Wochen vorher und halte nicht freigegebene Programmpunkte zurück.
Reserviere Möbel, AV-Technik und Catering nach der erwarteten Teilnehmerzahl, nicht nur nach der Ausstellerzahl. Für Präsentationen brauchst du neben Beamer und Leinwand auch Lautsprecher, Mikrofone, Klicker und passende Verlängerungskabel.
Bereite Namensschilder, Programm, Routenschilder und Besucherliste mindestens 3 Werktage vor der Messe vor. Drucke eine zusätzliche Besucherliste aus und kontrolliere am Vortag, ob Registrierungstheke, Handscanner und USB-Sticks einsatzbereit sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Chemie-Messe organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. In diesem Zeitraum lassen sich Aussteller einladen, Anmeldungen bearbeiten, Technik und Catering reservieren sowie Sicherheitsprüfungen ohne Zeitdruck erledigen.
Wann müssen Aussteller für eine Chemie-Messe eingeladen werden?: Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist, die mindestens 2 Wochen vor der Messe endet, damit Standnummern und Anweisungen rechtzeitig versendet werden können.
Wann sollten Vorführungen auf einer Chemie-Messe geprüft werden?: Fordere die Angaben zu jeder Vorführung spätestens 3 Wochen vorher an und schließe die Risikoprüfung spätestens 14 Tage vor der Messe ab. So bleibt Zeit, Änderungen oder Absagen mit dem Aussteller zu klären.
Was muss man am Tag vor einer Chemie-Messe kontrollieren?: Kontrolliere am Vortag Fluchtwege, Feuerlöscher, Erste-Hilfe-Materialien, Strom- und AV-Technik sowie Registrierungsmaterial. Prüfe außerdem, ob Beschilderung, Standanweisungen, Namensschilder und die ausgedruckte Besucherliste vorliegen.

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