Cómo organizar una feria de química sin perder el control

Una feria de química necesita más que puestos y demostraciones: hay que coordinar expositores, visitantes, seguridad y equipos técnicos en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después construye el plano, las inscripciones y el programa alrededor de las demostraciones previstas. Reserva con antelación el mobiliario, el equipo audiovisual y el catering. La revisión de riesgos y las rutas de evacuación deben estar terminadas antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y el lugar de la feria
2 personas
2
Elaborar el plano de la feria
2 personas
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Abrir el formulario de inscripción
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Gestionar las inscripciones de expositores
2 personas
7
Procesar registros de visitantes
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Revisar la lista de expositores
2 personas
10
Asignar números de stand
2 personas
11
Enviar las instrucciones del stand
12
Inventariar las demostraciones
2 personas
13
Solicitar información de seguridad
2 personas
14
Evaluar el riesgo de las demostraciones
2 personas
15
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
16
Comprobar los extintores
17
Comprobar el material de primeros auxilios
18
Reservar el catering
19
Reservar mobiliario
20
Reservar equipo AV
21
Entregar archivos de impresión
2 personas
22
Preparar acreditaciones
2 personas
23
Imprimir el programa
24
Preparar señales de ruta
2 personas
25
Imprimir la lista de visitantes
26
Reunir materiales del stand
3 personas
27
Ir a comprar para el catering
2 personas
28
Probar la técnica
2 personas

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Recibir entregas
3 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar las paredes del stand
4 personas
33
Colgar los números de stand
2 personas
34
Montar el mostrador de registro
2 personas
35
Montar la mesa de información
2 personas
36
Colocar señales de seguridad
2 personas
37
Delimitar las zonas de demostración
3 personas
38
Preparar el material de demostración
3 personas
39
Rellenar las neveras
2 personas
40
Montar el punto de café y té
2 personas
41
Preparar el buffet de catering
3 personas
42
Probar el sonido y las presentaciones
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
45
Atender la mesa de registro
3 personas
46
Recibir a los visitantes
3 personas
47
Repartir acreditaciones
2 personas
48
Presentar el programa
2 personas
49
Encargarse de la inauguración
2 personas
50
Coordinar la zona de feria
3 personas
51
Coordinar demostraciones
3 personas
52
Realizar rondas de seguridad
2 personas
53
Servir café y té
2 personas
54
Servir aperitivos
3 personas
55
Rellenar las bebidas
2 personas
56
Reponer el bufé
2 personas
57
Recoger la vajilla
2 personas
58
Separar residuos
2 personas
59
Apoyar las presentaciones
2 personas
60
Recopilar los datos de contacto
61
Registrar las preguntas de los visitantes
62
Anunciar el cierre
63
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

64
Cerrar las demostraciones de forma segura
3 personas
65
Empaquetar de forma segura los materiales químicos
3 personas
66
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
67
Lavar la vajilla
2 personas
68
Limpiar la zona de catering
2 personas
69
Limpiar el recinto ferial
3 personas
70
Desmontar el mobiliario
4 personas
71
Desmontar los paneles del stand
4 personas
72
Apagar la técnica
2 personas
73
Apagar la iluminación
74
Inventariar materiales
2 personas
75
Devolver el material prestado
2 personas
76
Recoger objetos perdidos
77
Entregar la ubicación
2 personas
78
Agrupar facturas y recibos
79
Enviar mensaje de agradecimiento
80
Dar seguimiento a la información de los visitantes
81
Dar seguimiento a la información de los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de feriacant. 24
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Taburetes de barcant. 12
Papeleracant. 12
Percheroscant. 2
Carros de transportecant. 4

Equipo

Portátilcant. 3
Proyectorcant. 2
Pantalla de proyeccióncant. 2
Clic de presentacióncant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 16
Memorias USBcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Escáneres portátilescant. 2
Guirnaldas de lucescant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neverascant. 2
Cuencos para buffetcant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Números de standcant. 24
Mantelescant. 24
Telones de fondocant. 24
Pantallas informativascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 6
Tarjetas de nombrecant. 150
Portabadgescant. 150
Bolígrafos para la recepcióncant. 12

Seguridad

Gafas de seguridadcant. 30
Batas de laboratoriocant. 20
Guantes de nitrilocant. 200
Protectores facialescant. 10
Bandejas de goteocant. 12
Cinta de seguridadcant. 6
Señales de advertenciacant. 12
Hojas de datos de seguridadcant. 30
Botellas de lavaojoscant. 4
Granulado absorbentecant. 10
Cajas de productos químicos con cierrecant. 12

Limpieza

Esponjas de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Escoba y recogedorcant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Desinfectante de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de invitar a los expositores. Calcula el espacio del registro, las mesas de feria, las sillas y los pasillos, y prepara un plano con los números de stand antes de asignarlos.
Abre las inscripciones de expositores con un formulario que pida también la descripción de cada demostración y sus necesidades técnicas. Revisa la lista al menos 2 semanas antes para detectar cambios de última hora.
Trata cada demostración como una actividad con requisitos propios: solicita la información de seguridad, evalúa los riesgos y confirma qué materiales necesita cada puesto. No esperes al día del montaje para descubrir que falta una toma eléctrica o una mesa.
Prepara el flujo de visitantes con antelación: procesa los registros, imprime la lista, prepara las acreditaciones y coloca señales de ruta desde la entrada hasta los puestos. Lleva copias impresas aunque uses escáneres portátiles.
Haz una prueba técnica antes de abrir: portátil, proyector, pantalla, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas. Comprueba también extintores, primeros auxilios y rutas de evacuación; son revisiones fáciles de olvidar cuando el montaje se concentra en las últimas horas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de química?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva el lugar, el catering, el mobiliario y el equipo audiovisual al principio; deja cerradas las demostraciones, la evaluación de riesgos y el programa como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuándo deben inscribirse los expositores?: Abre el formulario entre 6 y 8 semanas antes y fija una fecha límite 3 semanas antes de la feria. Así tendrás tiempo para revisar la lista, asignar números de stand y enviar las instrucciones de montaje.
¿Qué hay que revisar antes de una demostración de química?: Solicita la información de seguridad al menos 2 semanas antes y evalúa cada demostración por separado. Antes de abrir, comprueba las rutas de evacuación, los extintores y el material de primeros auxilios.
¿Cuándo se prepara el registro de visitantes?: Procesa los registros durante la semana anterior y prepara las acreditaciones y la lista impresa entre 1 y 2 días antes. El día del evento, monta el mostrador de registro y prueba los escáneres antes de la llegada del primer visitante.

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