Zo organiseer je een cheerleadingwedstrijd

Begin met de wedstrijddatum, sportlocatie en categorieën; die bepalen bijna alles wat daarna volgt. Leg vervolgens het wedstrijdreglement, de muziekformaten en de inschrijfprocedure vast voordat je teams uitnodigt. In de laatste weken draait het vooral om gecontroleerde muziekbestanden, een startvolgorde, jurybriefing en genoeg vrijwilligers. Op de wedstrijddag heb je naast de cheerleadingvloer ook een werkende score- en geluidsopstelling, duidelijke publieksroutes en een geprint draaiboek nodig.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijddatum vastleggen
2 personen
2
Sportlocatie reserveren
3
Wedstrijdreglement vaststellen
3 personen
4
Categorieën indelen
3 personen
5
Juryleden benaderen
2 personen
6
Muziekformaten vastleggen
7
Inschrijfformulier maken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Wedstrijdpromotie plaatsen
2 personen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Deelnemersbevestiging versturen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Muziekbestanden ontvangen
2 personen
14
Muziekbestanden controleren
2 personen
15
Startvolgorde opstellen
2 personen
16
Jurybriefing voorbereiden
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligerstaken verdelen
2 personen
19
Bezoekersregistratie openen
20
Tickets en polsbandjes bestellen
21
Prijzen en medailles bestellen
22
Catering reserveren
23
Noodcontacten verzamelen
24
Draaiboek afdrukken
2 personen
25
Scoreformulieren afdrukken
2 personen
26
Deelnemerslijst afdrukken
27
Muziek op twee apparaten zetten
2 personen
28
Benodigdheden verzamelen
3 personen
29
Boodschappen doen
2 personen
30
Medailles en prijzen controleren
2 personen
31
Registratiemateriaal sorteren
2 personen
32
Locatiesleutels ophalen
33
Wedstrijdvloer opbouwen
6 personen
34
Jurytafels opstellen
3 personen
35
Publieksstoelen opstellen
5 personen
36
Registratiebalie inrichten
2 personen
37
Cateringtafel inrichten
2 personen
38
Garderobe inrichten
2 personen
39
Decoratie ophangen
3 personen
40
Geluid aansluiten
2 personen
41
Muziek en microfoon testen
3 personen
42
Verlichting controleren
2 personen
43
Scoretafel inrichten
3 personen
44
Juryformulieren klaarleggen
2 personen

Event

45
Deelnemers ontvangen
4 personen
46
Teams registreren
3 personen
47
Startnummers uitdelen
2 personen
48
Publiek ontvangen
3 personen
49
Openingsaankondiging verzorgen
50
Warming-up begeleiden
3 personen
51
Wedstrijdmuziek afspelen
2 personen
52
Teams omroepen
53
Juryformulieren uitdelen
2 personen
54
Scores verzamelen
2 personen
55
Scores verwerken
2 personen
56
Dranken serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Hapjes serveren
2 personen
59
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
60
Pauzes omroepen
61
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
62
Prijsuitreiking begeleiden
4 personen
63
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
64
Publiek uitlaten
3 personen

Nazorg

65
Wedstrijdvloer afbouwen
6 personen
66
Stoelen en tafels opruimen
5 personen
67
Geluid en verlichting uitschakelen
2 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Afval verzamelen
3 personen
70
Locatie schoonmaken
4 personen
71
Verloren voorwerpen verzamelen
2 personen
72
Scores veilig opslaan
73
Materialen tellen
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Uitslagen publiceren
76
Deelnemers bedanken
77
Juryleden bedanken
78
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Cheerleadingvloer
Trainingsmattenaantal 8
Markeerschijvenaantal 20
Startnummersaantal 30
Teamlintenaantal 30
Waterkrattenaantal 12

Meubilair

Publieksstoelenaantal 220
Tafelsaantal 12
Barkrukkenaantal 4
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 150
Afzetpalenaantal 16
Afzetlintaantal 4

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Tabletsaantal 4
Printer
WiFi-router
Speakersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Mengpaneel
Muziekspeleraantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Powerbanksaantal 6
Handmegafonenaantal 2
Rekenmachinesaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Wedstrijdbannersaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 150
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Krijtbordenaantal 4
Stiftenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Bezemsetsaantal 3
Dweilmoppenaantal 3
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Toiletpapieraantal 24
Handzeepdispensersaantal 6
Papieren handdoekenaantal 12

Catering

Boodschappen

Prijzen

Medaillesaantal 90
Bekersaantal 18
Certificatenaantal 100
Medaillintenaantal 90

Registratie

Ticketrollenaantal 300
Polsbandjesaantal 300
Naamstickersaantal 250
Pennenaantal 40
Clipboardsaantal 20
Kassabak
Contantgeldkistje
Betaalterminal
Informatiefoldersaantal 250
Plastic documenthoezenaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Veiligheidsvestenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Tips

Reserveer de sportlocatie zodra de wedstrijddatum vaststaat en controleer of de cheerleadingvloer, trainingsmatten en publieksstoelen passen binnen de beschikbare ruimte. Plan ook tijd in voor opbouw, geluidscheck en afbouw; alleen de wedstrijdduur is daarvoor niet genoeg.
Stuur het inschrijfformulier met een vaste sluitingsdatum, bijvoorbeeld 4 weken voor de wedstrijd. Vraag meteen naar teamcategorie, contactpersoon, dieetwensen en noodcontacten, zodat je later niet tientallen losse berichten hoeft na te sturen.
Maak een muziekdeadline van minimaal 10 dagen voor de wedstrijd. Controleer elk ontvangen bestand op formaat, afspeelbaarheid en juiste teamnaam en bewaar een kopie op een laptop én een tweede apparaat.
Wijs vrijwilligers per post toe: ontvangst, backstage, muziek, scoreverwerking, catering en publieksbegeleiding. Reken voor elke taak minstens één vervanger en geef de definitieve indeling uiterlijk 1 week vooraf door.
Test de volledige techniek tijdens de opbouw: muziekspeler, mengpaneel, speakers, microfoons, WiFi, laptops en printer. Leg scoreformulieren, startnummers, rekenmachines en een papieren startvolgorde klaar, zodat een internet- of printerstoring de wedstrijd niet stillegt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cheerleadingwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf met de datum, locatie, categorieën en het reglement. Open de inschrijvingen daarna ongeveer 8 weken voor de wedstrijd en sluit ze 4 weken vooraf.
Wanneer moet ik de muziek voor een cheerleadingwedstrijd ontvangen?: Vraag muziekbestanden uiterlijk 10 dagen voor de wedstrijd op en controleer ze binnen 48 uur na ontvangst. Bewaar daarna een reservekopie op een tweede apparaat en test alles opnieuw tijdens de opbouw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een cheerleadingwedstrijd?: Voor een kleine wedstrijd heb je meestal minimaal 8 tot 12 vrijwilligers nodig: voor ontvangst, backstage, muziek, scores, publieksbegeleiding, catering en opbouw. Plan per kritieke post één vervanger en maak de indeling 7 dagen vooraf definitief.
Wat moet er in het draaiboek van een cheerleadingwedstrijd staan?: Neem minimaal de tijdlijn, startvolgorde, contactgegevens, jurybriefing, vrijwilligersindeling, muziekprocedure, noodcontacten en scoreverwerking op. Print het draaiboek uiterlijk de dag vóór de wedstrijd en leg minstens 2 exemplaren klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.