Organiser une compétition de cheerleading, étape par étape

Une compétition de cheerleading se prépare d’abord sur le papier : date, salle, règlement et catégories doivent être fixés avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le jury, les formats musicaux et un formulaire qui recueille aussi les contacts d’urgence et les besoins alimentaires. Les dernières semaines servent surtout à vérifier les musiques, établir l’ordre de passage et répartir les bénévoles. Le jour J, la circulation, la sonorisation et les feuilles de score doivent être testées avant l’arrivée des équipes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir la date du concours
2 personnes
2
Réserver le lieu sportif
3
Établir le règlement du concours
3 personnes
4
Répartir les catégories
3 personnes
5
Contacter les membres du jury
2 personnes
6
Définir les formats musicaux
7
Créer le formulaire d'inscription
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion de la compétition
2 personnes
10
Traiter les inscriptions
2 personnes
11
Envoyer la confirmation aux participants
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Recevoir les fichiers musicaux
2 personnes
14
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
15
Établir l'ordre de passage
2 personnes
16
Préparer le briefing du jury
17
Recruter des bénévoles
2 personnes
18
Répartir les tâches des bénévoles
2 personnes
19
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
20
Commander les billets et les bracelets
21
Commander les prix et médailles
22
Réserver le catering
23
Recueillir les contacts d'urgence
24
Imprimer le déroulé
2 personnes
25
Imprimer les feuilles de score
2 personnes
26
Imprimer la liste des participants
27
Mettre la musique sur deux appareils
2 personnes
28
Rassembler les fournitures
3 personnes
29
Faire les courses
2 personnes
30
Vérifier les médailles et les prix
2 personnes
31
Trier le matériel d'inscription
2 personnes
32
Récupérer les clés du lieu
33
Monter le floor de compétition
6 personnes
34
Installer les tables du jury
3 personnes
35
Installer les sièges du public
5 personnes
36
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
37
Installer la table traiteur
2 personnes
38
Aménager le vestiaire
2 personnes
39
Installer la décoration
3 personnes
40
Brancher le son
2 personnes
41
Tester la musique et le micro
3 personnes
42
Vérifier l'éclairage
2 personnes
43
Installer la table des scores
3 personnes
44
Préparer les formulaires du jury
2 personnes

Événement

45
Accueillir les participants
4 personnes
46
Enregistrer les équipes
3 personnes
47
Distribuer les dossards
2 personnes
48
Accueillir le public
3 personnes
49
Faire l'annonce d'ouverture
50
Animer l'échauffement
3 personnes
51
Diffuser la musique de la compétition
2 personnes
52
Annoncer les équipes
53
Distribuer les formulaires du jury
2 personnes
54
Collecter les scores
2 personnes
55
Saisir les scores
2 personnes
56
Servir les boissons
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Servir des amuse-bouches
2 personnes
59
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
60
Annoncer les pauses
61
Préparer la remise des prix
3 personnes
62
Animer la remise des prix
4 personnes
63
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
64
Faire sortir le public
3 personnes

Suivi

65
Démonter le terrain de compétition
6 personnes
66
Ranger les chaises et les tables
5 personnes
67
Éteindre le son et l’éclairage
2 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
3 personnes
70
Nettoyer le lieu
4 personnes
71
Rassembler les objets perdus
2 personnes
72
Sauvegarder les scores en toute sécurité
73
Compter le matériel
2 personnes
74
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
75
Publier les résultats
76
Remercier les participants
77
Remercier les jurés
78
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Matériel de sport

Sol de cheerleading
Tapis d’entraînementqté 8
Disques de marquageqté 20
Numéros de départqté 30
Rubans d’équipeqté 30
Caisses d’eauqté 12

Mobilier

Chaises pour le publicqté 220
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 3
Cintresqté 150
Poteaux de balisageqté 16
Ruban de balisageqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Routeur WiFi
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Table de mixage
Lecteur audioqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 6
Mégaphones manuelsqté 2
Calculatricesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Bannières de compétitionqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4
Marqueursqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Papier toiletteqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Essuie-toutqté 12

Catering

Courses

Prix

Médaillesqté 90
Gobeletsqté 18
Certificatsqté 100
Rubans de médailleqté 90

Inscription

Rouleaux de ticketsqté 300
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 250
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 20
Caisse
Caisse à espèces
Terminal de paiement
Brochures d’informationqté 250
Pochettes plastiques pour documentsqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 12
Extincteursqté 2

Conseils

Fixez le règlement et les catégories avant d’envoyer les invitations. Indiquez clairement les critères de notation, les formats musicaux acceptés et les horaires afin d’éviter les demandes de modification après inscription.
Demandez les fichiers musicaux au plus tard deux semaines avant la compétition. Testez chaque fichier sur le lecteur audio et les haut-parleurs prévus, puis conservez une copie de secours sur un ordinateur portable et une tablette.
Établissez l’ordre de passage dès que les inscriptions sont traitées, puis envoyez la confirmation aux participants. Gardez des numéros de départ et des rubans d’équipe pour identifier rapidement les groupes en coulisses.
Prévoyez un briefing du jury avant l’ouverture des portes et imprimez les feuilles de score en avance. Une imprimante disponible sur place permet de remplacer immédiatement une feuille manquante ou illisible.
Répartissez les bénévoles par zones : accueil, vestiaires, circulation, sonorisation et espace sportif. Installez le sol de cheerleading, les tapis d’entraînement, les poteaux et le ruban de balisage avant le briefing, puis vérifiez les rallonges et multiprises.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition de cheerleading ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, fixer le règlement, recruter le jury, ouvrir les inscriptions et traiter les fichiers musicaux.
Quand faut-il demander les musiques des équipes ?: Demandez-les dès la confirmation d’inscription, avec une date limite située environ 14 jours avant la compétition. Vérifiez ensuite chaque fichier et préparez une copie de secours.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition de cheerleading ?: Pour une petite compétition, comptez au moins 8 à 12 bénévoles, en plus du jury et de l’équipe technique. Ajoutez du renfort à l’accueil et à la circulation si plusieurs catégories passent dans la même journée.
Quand établir l’ordre de passage ?: Établissez-le après la clôture des inscriptions, généralement 2 à 3 semaines avant l’événement. Envoyez-le avec la confirmation aux équipes et imprimez plusieurs exemplaires du déroulé pour les postes clés.

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