Zo organiseer je een carrièremarkt zonder last-minute werk

Begin met de datum, tijden en zalen, en werk daarna in deze volgorde: exposanten werven, bezoekers aanmelden, programma maken en de uitvoering voorbereiden. Een carrièremarkt vraagt meer dan tafels neerzetten: je moet exposantgegevens controleren, stands logisch indelen en bezoekers snel kunnen registreren. Plan techniek en printwerk ruim vooraf, want ontbrekende aansluitingen, naamkaartjes of route-informatie vallen vaak pas op de ochtend zelf op. Gebruik het draaiplan als vaste checklist van reservering tot opruimen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden vastleggen
2
Locatie en zalen reserveren
3
Exposantenlijst opstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier publiceren
6
Bezoekers uitnodigen
2 personen
7
Promotie op sociale media plaatsen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Exposantgegevens controleren
2 personen
11
Standindeling maken
2 personen
12
Programma en tijdschema maken
2 personen
13
Presentatoren bevestigen
14
Exposantenbrief versturen
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Bezoekerslijst afdrukken
17
Routebeschrijving versturen
18
Catering bestellen
19
Techniek en aansluitingen testen
2 personen
20
Printwerk controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Materialen verzamelen
2 personen
23
Locatiesleutels ophalen
24
Ruimtes controleren
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Exposantenstands opbouwen
4 personen
27
Standnummers plaatsen
2 personen
28
Registratiebalie inrichten
2 personen
29
Ontvangstbord plaatsen
30
Wegwijzers ophangen
2 personen
31
Decoratie ophangen
2 personen
32
Techniek aansluiten
2 personen
33
Presentaties laden
34
Dranken koud zetten
2 personen
35
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
36
Hapjes op schalen leggen
2 personen
37
Infomateriaal klaarleggen
2 personen

Event

38
Exposanten ontvangen
2 personen
39
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
40
Registratiebalie bemannen
2 personen
41
Bezoekers ontvangen
3 personen
42
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
43
Programma toelichten
44
Opening verzorgen
2 personen
45
Presentaties begeleiden
2 personen
46
Vragen uit de zaal verzamelen
47
Koffie en thee serveren
2 personen
48
Hapjes serveren
2 personen
49
Dranken bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten controleren
52
Standvragen beantwoorden
2 personen
53
Contactgegevens verzamelen
2 personen
54
Fotomomenten begeleiden
55
Netwerkborrel klaarzetten
3 personen
56
Netwerkborrel serveren
3 personen
57
Muziek tijdens borrel afspelen
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Exposanten uitchecken
2 personen

Nazorg

60
Exposanten helpen afbouwen
4 personen
61
Materialen sorteren
3 personen
62
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
63
Techniek uitschakelen
2 personen
64
Servies verzamelen
2 personen
65
Servies afwassen
2 personen
66
Afval verzamelen
2 personen
67
Ruimtes schoonmaken
3 personen
68
Decoratie verwijderen
2 personen
69
Geleende spullen verpakken
2 personen
70
Locatie afsluiten
2 personen
71
Overgebleven catering koelen
72
Geleende materialen retourneren
2 personen
73
Bedankbericht versturen
74
Foto's met deelnemers delen
75
Contactaanvragen doorsturen
76
Restmateriaal opruimen
2 personen
77
Aanmeldgegevens archiveren
78
Onkostenbonnen verzamelen
79
Openstaande rekeningen controleren
80
Persbericht nasturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 130
Registratietafel
Statafelsaantal 8
Tafelrokkenaantal 18
Kledingrekkenaantal 2

Apparatuur

Laptopaantal 2
Projector
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadkabelsaantal 6
Presentatieklikker
HDMI-kabelsaantal 3
Kabelgotenaantal 8
Koelboxenaantal 4

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 140
Bordenaantal 140
Besteksetsaantal 140
Koffiepottenaantal 4
Theepottenaantal 3
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Waterkannenaantal 8

Decoratie

Standnummersaantal 30
Naambordhoudersaantal 30
Infobordenaantal 8
Wegwijzerbordenaantal 12
Pijlbordenaantal 8
Vlaggenaantal 6
Ballonnenaantal 100
Ballonlintaantal 2
Plakgumaantal 4
Schrijfbordenaantal 4
Flip-oversaantal 4
Flip-overvellenaantal 4
Stiftenaantal 24

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
IJsblokjesbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Serveerlepelsaantal 6
Koelelementenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Toiletborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de standindeling vast zodra de exposantenlijst grotendeels compleet is. Geef iedere stand een nummer en controleer of tafels, stoelen, kledingrekken en aansluitingen passen bij wat de exposant nodig heeft.
Werk met twee communicatiemomenten: stuur na aanmelding een bevestiging en uiterlijk 7 dagen voor de carrièremarkt de exposantenbrief met route, tijden, standnummer en opbouwinformatie.
Test techniek niet alleen op aanwezigheid, maar ook op werking. Sluit laptop, projector, scherm, HDMI-kabels, microfoons en luidsprekers minimaal 1 dag vooraf aan en leg verlengsnoeren en stekkerdozen klaar.
Sluit de bezoekersregistratie 2 tot 3 dagen voor het evenement af voor het printwerk. Druk bezoekerslijsten en naamkaartjes daarna pas definitief af, zodat late wijzigingen niet tot stapels foutieve kaartjes leiden.
Bestel catering op basis van de bevestigde aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Zet bij ontvangst aparte waterkannen, koffie- en theepotten en servies klaar; die worden vaak vergeten terwijl de stands al zijn opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carrièremarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie en tijden, zodat je daarna exposanten en bezoekers met vaste informatie kunt uitnodigen.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een carrièremarkt?: Nodig exposanten ongeveer 8 weken vooraf uit en vraag om een definitieve bevestiging uiterlijk 3 weken voor het evenement. Dan houd je tijd over voor de standindeling, standnummers en de exposantenbrief.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een carrièremarkt?: Reken op 2 tot 3 uur voor tafels, stoelen, registratietafel, standnummers en techniek. Plan daarnaast 30 minuten voor een laatste controle van zalen, aansluitingen, printwerk en bewegwijzering.
Wanneer bestel je catering voor een carrièremarkt?: Bestel de catering 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de meeste bezoekers en exposanten zijn bevestigd. Geef dieetwensen en het definitieve aantal uiterlijk 5 dagen voor de start door aan de cateraar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.