Karrieremesse organisieren: So planst du den Ablauf

Eine Karrieremesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Datum, Räume und Zielgruppe fest, bevor du Aussteller und Besucher einlädst. Danach folgen Anmeldung, Standaufteilung, Programm und Technik – mit festen Fristen für jede Phase. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Wegbeschreibung, Catering und den Aufbau ein: Gerade diese Details fehlen am Veranstaltungstag oft noch.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Uhrzeiten festlegen
2
Location und Räume reservieren
3
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Besucher einladen
2 Personen
7
Werbung in sozialen Medien posten
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Ausstellerdaten prüfen
2 Personen
11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
12
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
13
Moderatoren bestätigen
14
Ausstellerbrief versenden
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Besucherliste ausdrucken
17
Wegbeschreibung versenden
18
Catering bestellen
19
Technik und Anschlüsse testen
2 Personen
20
Drucksachen prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
2 Personen
23
Standortschlüssel abholen
24
Räume kontrollieren
2 Personen
25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Ausstellerstände aufbauen
4 Personen
27
Standnummern anbringen
2 Personen
28
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
29
Empfangsschild aufstellen
30
Wegweiser aufhängen
2 Personen
31
Dekoration aufhängen
2 Personen
32
Technik anschließen
2 Personen
33
Präsentationen laden
34
Getränke kalt stellen
2 Personen
35
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
36
Häppchen auf Platten anrichten
2 Personen
37
Infomaterial bereitlegen
2 Personen

Event

38
Aussteller empfangen
2 Personen
39
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
40
Anmeldetresen besetzen
2 Personen
41
Besucher empfangen
3 Personen
42
Namensschilder verteilen
2 Personen
43
Programm vorstellen
44
Eröffnung betreuen
2 Personen
45
Präsentationen betreuen
2 Personen
46
Fragen aus dem Publikum sammeln
47
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
48
Snacks servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Toiletten kontrollieren
52
Standfragen beantworten
2 Personen
53
Kontaktdaten sammeln
2 Personen
54
Fotomomente begleiten
55
Netzwerkempfang vorbereiten
3 Personen
56
Netzwerk-Getränke servieren
3 Personen
57
Musik beim Umtrunk abspielen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Aussteller auschecken
2 Personen

Nachbereitung

60
Aussteller beim Abbau helfen
4 Personen
61
Materialien sortieren
3 Personen
62
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
63
Technik ausschalten
2 Personen
64
Geschirr sammeln
2 Personen
65
Geschirr abwaschen
2 Personen
66
Abfall sammeln
2 Personen
67
Räume reinigen
3 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Ausgeliehene Sachen verpacken
2 Personen
70
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
71
Übrig gebliebene Verpflegung kühlen
72
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Dankesnachricht versenden
74
Fotos mit Teilnehmenden teilen
75
Kontaktanfragen weiterleiten
76
Restmaterialien aufräumen
2 Personen
77
Anmeldedaten archivieren
78
Ausgabenbelege sammeln
79
Offene Rechnungen prüfen
80
Pressemitteilung nachsenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 18
StühleAnz. 130
Registrierungstisch
StehtischeAnz. 8
TischröckeAnz. 18
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Projektor
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
LadekabelAnz. 6
Präsentationsklicker
HDMI-KabelAnz. 3
KabelkanäleAnz. 8
KühlboxenAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 140
TellerAnz. 140
BestecksetsAnz. 140
KaffeekannenAnz. 4
TeekannenAnz. 3
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
WasserkannenAnz. 8

Dekoration

StandnummernAnz. 30
NamensschildhalterAnz. 30
InfotafelnAnz. 8
Wegweiser-SchilderAnz. 12
WegweiserAnz. 8
FahnenAnz. 6
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
KleberAnz. 4
SchreibtafelnAnz. 4
FlipchartsAnz. 4
FlipchartblätterAnz. 4
StifteAnz. 24

Küche

ThermoskannenAnz. 6
KaffeefilterAnz. 100
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 2
BrotmesserAnz. 2
KüchenmesserAnz. 2
ServierlöffelAnz. 6
KühlelementeAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
PutzeimerAnz. 3
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ToilettenbürstenAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Uhrzeiten mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest und reserviere alle benötigten Räume. Prüfe dabei, ob Registrierung, Vorträge und Ausstellerstände gleichzeitig Platz haben.
Lade Aussteller zuerst ein und verschicke die Anmeldeunterlagen mit einer klaren Rückmeldefrist von 3 bis 4 Wochen. Prüfe danach Kontaktdaten, Standbedarf und Ernährungswünsche, bevor du die Standaufteilung erstellst.
Erstelle den endgültigen Standplan spätestens 10 Tage vor der Messe. Vergib Standnummern und schicke jedem Aussteller eine gemeinsame Info mit Aufbauzeit, Raum, Stromanschlüssen, Wegbeschreibung und Ansprechpartner.
Teste Laptop, Projektor, Leinwand, Lautsprecher, Mikrofone und HDMI-Kabel spätestens am Vortag im jeweiligen Raum. Plane zusätzlich Verlängerungskabel, Ladekabel und Kabelkanäle ein – fehlende Anschlüsse bremsen den Aufbau sofort.
Bereite Namensschilder, Besucherliste, Drucksachen und Registrierungstisch am Vortag vor. Bestelle Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und rechne für Kaffee, Tee und Wasser mit einer Reserve von etwa 10 Prozent.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Karrieremesse organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Räumen und Ausstellerakquise. Die Besucherwerbung kann etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
Wann sollte man Aussteller zu einer Karrieremesse einladen?: Lade Aussteller spätestens 6 bis 8 Wochen vor der Messe ein. Setze eine Anmeldefrist von 3 bis 4 Wochen, damit du Standaufteilung, Programm und Technik rechtzeitig planen kannst.
Wie plant man die Standaufteilung für eine Karrieremesse?: Erstelle den Standplan spätestens 10 Tage vor der Veranstaltung. Berücksichtige Standnummern, Laufwege, Registrierung, Stromanschlüsse und ausreichend Platz für Tische, Stühle und Kleiderständer.
Wann testet man die Technik für eine Karrieremesse?: Teste die komplette Technik am Vortag und prüfe am Veranstaltungstag nochmals Mikrofone, Präsentationsklicker und Anschlüsse. Halte mindestens ein Ersatzkabel pro wichtiger Verbindung bereit.

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