Organiser un salon de l’emploi, étape par étape

Un salon de l’emploi se prépare d’abord avec un calendrier précis, puis avec un suivi séparé des exposants, des visiteurs et de la logistique. Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez ensuite le plan des stands, le programme, l’accueil et les besoins techniques. Les oublis les plus fréquents concernent les informations d’accès, les badges, les branchements et les besoins alimentaires signalés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2
Réserver le lieu et les salles
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Inviter les visiteurs
2 personnes
7
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Vérifier les informations des exposants
2 personnes
11
Préparer le plan du stand
2 personnes
12
Établir le programme et le planning
2 personnes
13
Confirmer les présentateurs
14
Envoyer la lettre aux exposants
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Imprimer la liste des visiteurs
17
Envoyer les indications d'accès
18
Commander le catering
19
Tester la technique et les branchements
2 personnes
20
Vérifier les impressions
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Rassembler le matériel
2 personnes
23
Récupérer les clés du lieu
24
Vérifier les espaces
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les stands des exposants
4 personnes
27
Placer les numéros des stands
2 personnes
28
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
29
Installer le panneau d’accueil
30
Installer les panneaux indicateurs
2 personnes
31
Installer la décoration
2 personnes
32
Brancher la technique
2 personnes
33
Charger les présentations
34
Mettre les boissons au frais
2 personnes
35
Préparer le café et le thé
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
2 personnes
37
Préparer le matériel d’information
2 personnes

Événement

38
Accueillir les exposants
2 personnes
39
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
40
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer les badges
2 personnes
43
Présenter le programme
44
Assurer l’ouverture
2 personnes
45
Animer les présentations
2 personnes
46
Recueillir les questions de la salle
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Répondre aux questions du stand
2 personnes
53
Recueillir les coordonnées
2 personnes
54
Encadrer les séances photo
55
Installer le cocktail de réseautage
3 personnes
56
Servir le cocktail réseau
3 personnes
57
Diffuser de la musique pendant le verre
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire le départ des exposants
2 personnes

Suivi

60
Aider les exposants à démonter
4 personnes
61
Trier les matériaux
3 personnes
62
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
63
Éteindre la technique
2 personnes
64
Rassembler la vaisselle
2 personnes
65
Faire la vaisselle
2 personnes
66
Rassembler les déchets
2 personnes
67
Nettoyer les espaces
3 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Emballer les objets empruntés
2 personnes
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Refroidir le catering restant
72
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
73
Envoyer un message de remerciement
74
Partager les photos avec les participants
75
Transmettre les demandes de contact
76
Ranger le matériel restant
2 personnes
77
Archiver les données d’inscription
78
Rassembler les notes de frais
79
Vérifier les factures en attente
80
Relayer le communiqué de presse

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 130
Table d'inscription
Tables hautesqté 8
Jupes de tableqté 18
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Câbles de rechargeqté 6
Cliqueur de présentation
Câbles HDMIqté 3
Goulottes de câblesqté 8
Glacièresqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 140
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Cafetièreqté 4
Théièresqté 3
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Décoration

Numéros de standqté 30
Porte-nomsqté 30
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux indicateursqté 8
Drapeauxqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Colle repositionnableqté 4
Tableaux de présentationqté 4
Chevaletsqté 4
Feuilles de paperboardqté 4
Marqueursqté 24

Cuisine

Thermosqté 6
Filtres à caféqté 100
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Cuillères de serviceqté 6
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les salles avant d’inviter les exposants. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour recueillir les confirmations, préparer le plan des stands et communiquer auprès des visiteurs.
Demandez aux exposants leurs besoins précis dès l’inscription : mobilier, branchements, présentation et informations à afficher. Relancez les réponses manquantes 10 jours avant le salon, pas la veille.
Fermez les inscriptions visiteurs 2 à 3 jours avant l’événement afin d’imprimer la liste d’accueil et les badges nominatifs. Préparez aussi un petit stock vierge pour les arrivées non inscrites.
Testez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones et les câbles sur place au moins 2 heures avant l’ouverture. Prévoyez des rallonges et des multiprises, car les prises disponibles sont rarement au bon endroit.
Commandez le catering selon le nombre confirmé et les besoins alimentaires recueillis. Installez les tables, chaises, numéros de stand et la table d’inscription avant l’arrivée des exposants, puis vérifiez les espaces avec le plan imprimé.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’emploi ?: Comptez généralement 6 à 8 semaines pour un salon de l’emploi avec plusieurs exposants. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les participants, ouvrir les inscriptions et régler la technique sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de l’emploi ?: Invitez-les dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 6 semaines avant l’événement. Envoyez une relance 10 à 14 jours plus tard aux organisations qui n’ont pas répondu.
Quand fermer les inscriptions des visiteurs ?: Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant le salon pour traiter les données et imprimer la liste des visiteurs. Gardez toutefois une procédure d’accueil pour les personnes qui se présentent sans inscription.
Que faut-il vérifier avant l’ouverture d’un salon de l’emploi ?: Prévoyez une vérification complète 2 heures avant l’ouverture : plan des stands, badges, accès, mobilier, catering et branchements. Testez chaque présentation avec le projecteur, les haut-parleurs et les microphones réellement utilisés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.