Zo organiseer je een carnavalszitting

Een carnavalszitting organiseren begint niet bij de uitnodiging, maar bij datum, zaal en programma. Leg daarna artiesten, presentator, techniek en begroting vast voordat je gasten laat aanmelden. Werk met duidelijke deadlines voor catering, dieetwensen, vervoer en entree. In de laatste week draait alles om controleren: microfoons, tafelschikking, naamkaartjes, programma’s, leveringen en het draaiboek. Zo voorkom je dat praktische zaken de optredens en ontvangst op de dag zelf verstoren.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Zaal reserveren
3
Artiesten en presentator boeken
2 personen
4
Muziekrechten controleren
5
Begroting opstellen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Vervoer voor artiesten regelen
11
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
12
Drankenassortiment bepalen
2 personen
13
Techniek en microfoons reserveren
14
Draaiboek uitwerken
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Entree- en kassaregels vastleggen
2 personen
17
Tafelschikking maken
2 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Programma afdrukken
20
Artiesteninformatie versturen
21
Laatste aanmeldingen verwerken
2 personen
22
Dieetmaaltijden bestellen
23
Boodschappenlijst controleren
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Leveringen controleren
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Techniek testen
2 personen
28
Decoratie sorteren
2 personen
29
Zaalvloer controleren
2 personen
30
Instructies vrijwilligers delen
31
Zaal openen
2 personen
32
Toiletten controleren
2 personen
33
Tafels opstellen
4 personen
34
Stoelen plaatsen
4 personen
35
Entree inrichten
2 personen
36
Garderobe inrichten
2 personen
37
Buffet opbouwen
4 personen
38
Bar inrichten
3 personen
39
Servies klaarzetten
3 personen
40
Versiering ophangen
4 personen
41
Podiumzone vrijmaken
2 personen
42
Techniek opstellen
3 personen
43
Microfoons testen
2 personen
44
Artiesten ontvangen
2 personen
45
Artiestenruimte klaarmaken
2 personen
46
Hapjes klaarzetten
3 personen
47
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
48
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
49
Briefing entreepersoneel
4 personen

Event

50
Deuren openen
3 personen
51
Bezoekers verwelkomen
4 personen
52
Kaarten controleren
2 personen
53
Garderobe beheren
2 personen
54
Koffie en thee serveren
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Programma presenteren
57
Artiesten begeleiden
2 personen
58
Muziek bedienen
59
Dranken serveren
3 personen
60
Dranken bijvullen
2 personen
61
Buffet aanvullen
3 personen
62
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
63
Tafels tussentijds schoonmaken
2 personen
64
Toiletten tussentijds controleren
65
Afvalbakken legen
2 personen
66
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
67
Laatste programmaonderdeel aankondigen
68
Garderobe afronden
2 personen
69
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

70
Bar sluiten
3 personen
71
Techniek uitschakelen
2 personen
72
Restanten koelen
2 personen
73
Afval verzamelen
4 personen
74
Servies afwassen
4 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
76
Decoratie verwijderen
3 personen
77
Zaal schoonmaken
4 personen
78
Toiletten schoonmaken
2 personen
79
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
80
Materialen inventariseren
2 personen
81
Gehuurde techniek retourneren
2 personen
82
Overgebleven dranken opslaan
2 personen
83
Zaal opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 120
Barbladenaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 4
Statafelsaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Gebaksbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Vorkenaantal 120
Messenaantal 120
Opscheplepelsaantal 20
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerschalenaantal 20
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Maatbekersaantal 4
Tangenaantal 8
Keukenrolhoudersaantal 4

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaardsaantal 3
Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Gaffer tapeaantal 4

Decoratie

Carnavalsslingersaantal 20
Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 12
Confettivrije tafelversieringaantal 12
Carnavalsvlaggenaantal 6
Naamkaartjesaantal 120

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 6
Ledspotsaantal 4

Catering

Entreebandjesaantal 120
Entreeticketsaantal 120
Kassabak
Menukaartenaantal 20
Drankbonnenaantal 500
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Rubberen handschoenenaantal 8
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4
EHBO-set

Tips

Reserveer de zaal zodra datum en programma in hoofdlijnen vaststaan. Controleer meteen of er plaats is voor podiumdelen, tafels, stoelen, garderoberekken, barbladen en statafels.
Boek artiesten en presentator vóór je uitnodigingen verstuurt. Vraag uiterlijk twee weken vooraf hun informatie, aankomsttijd, vervoer en technische wensen op en deel die met de techniekploeg.
Sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de zitting af. Verwerk daarna het aantal gasten, dieetwensen, tafelschikking en naamkaartjes; bestel dieetmaaltijden niet op basis van een eerdere tussenstand.
Test microfoons en standaards niet pas bij aanvang. Plan minimaal 60 minuten voor de zaal open gaat een controle van draadloze microfoons, muziek, podium en het programma met de presentator.
Maak het draaiboek per kwartier en wijs vrijwilligers een vaste taak toe. Zet daarin ook kassaregels, entree, garderobe, catering, artiestenvervoer en een contactpersoon voor technische problemen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalszitting organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, zaal, programma en artiesten. Verstuur uitnodigingen zodra de hoofdonderdelen vaststaan en sluit de aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de zitting.
Wanneer moet ik de catering voor een carnavalszitting regelen?: Maak de cateringafspraken uiterlijk 4 weken vooraf en bevestig aantallen en dieetwensen na de sluitingsdatum. Bestel dieetmaaltijden vervolgens 5 tot 7 dagen voor het evenement.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de techniek van een carnavalszitting?: Reserveer techniek en microfoons minimaal 4 weken vooraf. Plan op de dag zelf minstens 60 minuten voor een volledige test van draadloze microfoons, standaards, muziek en podiumopstelling.
Wanneer maak je het draaiboek voor een carnavalszitting?: Maak een eerste versie 3 weken vooraf, wanneer programma en vrijwilligersindeling bekend zijn. Werk het draaiboek uiterlijk 3 dagen vooraf bij met laatste aanmeldingen, artiesteninformatie, catering en contactgegevens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.