Organiser une séance de carnaval, étape par étape

Une séance de carnaval réussie se prépare dans un ordre précis : date et programme, salle, artistes, budget, puis inscriptions et logistique. Commencez par bloquer les éléments qui conditionnent tout le reste, notamment les prestations et la technique. Ensuite, recueillez les besoins alimentaires, organisez les repas et répartissez les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les livraisons, les inscriptions et le déroulé minute par minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Réserver la salle
3
Réserver les artistes et l’animateur
2 personnes
4
Vérifier les droits musicaux
5
Établir le budget
2 personnes
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Organiser le transport des artistes
11
Confirmer les prestations de catering
2 personnes
12
Définir l’assortiment de boissons
2 personnes
13
Réserver la technique et les microphones
14
Élaborer le déroulé
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Consigner les règles d'entrée et de caisse
2 personnes
17
Établir le plan de table
2 personnes
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer le programme
20
Envoyer les informations sur les artistes
21
Traiter les dernières inscriptions
2 personnes
22
Commander des repas adaptés
23
Vérifier la liste des courses
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Vérifier les livraisons
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Tester la technique
2 personnes
28
Trier la décoration
2 personnes
29
Vérifier le sol de la salle
2 personnes
30
Partager les consignes avec les bénévoles
31
Ouvrir la salle
2 personnes
32
Vérifier les toilettes
2 personnes
33
Installer les tables
4 personnes
34
Installer les chaises
4 personnes
35
Aménager l’entrée
2 personnes
36
Aménager le vestiaire
2 personnes
37
Monter le buffet
4 personnes
38
Aménager le bar
3 personnes
39
Préparer la vaisselle
3 personnes
40
Suspendre la décoration
4 personnes
41
Dégager la zone du podium
2 personnes
42
Installer la technique
3 personnes
43
Tester les microphones
2 personnes
44
Accueillir les artistes
2 personnes
45
Préparer la loge des artistes
2 personnes
46
Préparer les en-cas
3 personnes
47
Préparer le café et le thé
2 personnes
48
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
49
Briefing du personnel d'entrée
4 personnes

Événement

50
Ouvrir les portes
3 personnes
51
Accueillir les visiteurs
4 personnes
52
Contrôler les billets
2 personnes
53
Gérer le vestiaire
2 personnes
54
Servir le café et le thé
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Présenter le programme
57
Accompagner les artistes
2 personnes
58
Gérer la musique
59
Servir les boissons
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
62
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
63
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
64
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
65
Vider les poubelles
2 personnes
66
Servir les repas diététiques
2 personnes
67
Annoncer le dernier élément du programme
68
Finaliser le vestiaire
2 personnes
69
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

70
Fermer le bar
3 personnes
71
Éteindre la technique
2 personnes
72
Réfrigérer les restes
2 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Faire la vaisselle
4 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
76
Retirer la décoration
3 personnes
77
Nettoyer la salle
4 personnes
78
Nettoyer les toilettes
2 personnes
79
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Retourner le matériel loué
2 personnes
82
Stocker les boissons restantes
2 personnes
83
Remettre la salle
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Sous-mains de barqté 2
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 4
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à gâteauqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Verres doseursqté 4
Pincesqté 8
Porte-rouleaux d’essuie-toutqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Lecteur audio
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Décoration

Guirlandes de carnavalqté 20
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Décoration de table sans confettisqté 12
Drapeaux de carnavalqté 6
Badges nominatifsqté 120

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Projecteurs LEDqté 4

Catering

Bracelets d’entréeqté 120
Billets d’entréeqté 120
Caisse
Cartes de menuqté 20
Tickets boissonqté 500
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Trousse de premiers secours

Conseils

Bloquez la date, la salle et les artistes avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les disponibilités et construire un programme cohérent.
Établissez le budget avant les commandes. Séparez la salle, les prestations artistiques, le catering, les boissons, la technique et la vaisselle afin de repérer rapidement les postes qui dépassent.
Envoyez les invitations dès que le programme est suffisamment fixé et demandez une date limite d’inscription. Faites un rappel 7 jours avant la clôture pour récupérer les retardataires et les besoins alimentaires.
Préparez le déroulé avec des horaires précis pour l’accueil, les interventions, les repas, les changements de scène et la clôture. Réservez les microphones sans fil et prévoyez un essai technique avant l’arrivée du public.
Ne gardez pas les courses et les livraisons pour le jour même. Vérifiez les quantités 48 heures avant, notamment les verres, assiettes, tasses, thermos, glacières et plateaux de service, puis désignez une personne pour réceptionner chaque livraison.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une séance de carnaval ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et les artistes, d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions et de confirmer le catering et la technique.
Quand envoyer les invitations pour une séance de carnaval ?: Envoyez-les dès que la date, la salle et le programme principal sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant la séance. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant l’événement.
Quand confirmer les besoins alimentaires et les repas ?: Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et arrêtez la liste au plus tard 7 jours avant. Confirmez ensuite les repas adaptés avec le catering et vérifiez les quantités 48 heures avant.
Quand tester les microphones et la technique ?: Organisez un test complet le jour du montage, au moins 2 heures avant l’accueil du public. Vérifiez chaque microphone, les pieds de micro, les éléments de podium et les transitions prévues dans le déroulé.

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