Eine Karnevalssitzung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Karnevalssitzung hängt vieles an der Reihenfolge: Erst stehen Datum, Programm und Saal fest, danach buchst du Künstler, Moderator und Technik. Parallel brauchst du ein Budget, klärst Musikrechte und verschickst Einladungen früh genug. Später werden Anmeldungen, Ernährungswünsche, Tischordnung und Helferpläne verbindlich. Die letzten Tage gehören den Lieferungen, Diätmahlzeiten, Programmen und einer Kontrolle von Saal, Bühne, Mikrofonen und Getränken.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
2
Saal reservieren
3
Künstler und Moderator buchen
2 Personen
4
Musikrechte prüfen
5
Budget erstellen
2 Personen
6
Einladungen gestalten
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Transport für Künstler organisieren
11
Catering-Absprachen bestätigen
2 Personen
12
Getränkesortiment festlegen
2 Personen
13
Technik und Mikrofone reservieren
14
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
15
Freiwillige einteilen
2 Personen
16
Einlass- und Kassenregeln festlegen
2 Personen
17
Tischordnung erstellen
2 Personen
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Programm drucken
20
Künstlerinformationen versenden
21
Letzte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
22
Diätmahlzeiten bestellen
23
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
24
Einkaufen gehen
3 Personen
25
Lieferungen überprüfen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Technik testen
2 Personen
28
Dekoration sortieren
2 Personen
29
Saalboden kontrollieren
2 Personen
30
Anweisungen an die Freiwilligen weitergeben
31
Saal öffnen
2 Personen
32
Toiletten kontrollieren
2 Personen
33
Tische aufstellen
4 Personen
34
Stühle aufstellen
4 Personen
35
Eingangsbereich einrichten
2 Personen
36
Garderobe einrichten
2 Personen
37
Buffet aufbauen
4 Personen
38
Bar einrichten
3 Personen
39
Geschirr bereitstellen
3 Personen
40
Dekoration aufhängen
4 Personen
41
Bühnenbereich freimachen
2 Personen
42
Technik aufbauen
3 Personen
43
Mikrofone testen
2 Personen
44
Künstler empfangen
2 Personen
45
Künstlerraum vorbereiten
2 Personen
46
Snacks bereitstellen
3 Personen
47
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
48
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
49
Briefing für das Eingangspersonal
4 Personen

Event

50
Türen öffnen
3 Personen
51
Besucher begrüßen
4 Personen
52
Karten kontrollieren
2 Personen
53
Garderobe verwalten
2 Personen
54
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Programm präsentieren
57
Künstler betreuen
2 Personen
58
Musik bedienen
59
Getränke servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Buffet auffüllen
3 Personen
62
Benutztes Geschirr sammeln
2 Personen
63
Tische zwischendurch reinigen
2 Personen
64
Toiletten zwischendurch kontrollieren
65
Mülleimer leeren
2 Personen
66
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
67
Letzten Programmpunkt ankündigen
68
Garderobe abschließen
2 Personen
69
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

70
Bar schließen
3 Personen
71
Technik ausschalten
2 Personen
72
Reste kühlen
2 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
4 Personen
75
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
76
Dekoration entfernen
3 Personen
77
Saal reinigen
4 Personen
78
Toiletten reinigen
2 Personen
79
Fundsachen sammeln
2 Personen
80
Materialien inventarisieren
2 Personen
81
Gemietete Technik zurückgeben
2 Personen
82
Übrig gebliebene Getränke lagern
2 Personen
83
Saal übergeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 120
BarunterlagenAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
BühnenelementeAnz. 4
StehtischeAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 120
KuchenplattenAnz. 120
KaffeetassenAnz. 120
WassergläserAnz. 150
WeingläserAnz. 80
BiergläserAnz. 120
KaffeelöffelAnz. 120
GabelnAnz. 120
MesserAnz. 120
ServierlöffelAnz. 20
ServiertablettsAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
SchneidebretterAnz. 4
BrotmesserAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ZangenAnz. 8
KüchenrollenhalterAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
Mischpult
LautsprecherAnz. 2
Musikplayer
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Gaffer TapeAnz. 4

Dekoration

KarnevalsgirlandenAnz. 20
BallonsAnz. 200
BallonpumpeAnz. 2
TischdeckenAnz. 12
Konfettifreie TischdekorationAnz. 12
KarnevalsfahnenAnz. 6
NamensschilderAnz. 120

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 6
LED-SpotsAnz. 4

Catering

EinlassbänderAnz. 120
EintrittskartenAnz. 120
Kassenbox
SpeisekartenAnz. 20
GetränkegutscheineAnz. 500
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
GummihandschuheAnz. 8
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 4
HandtuchspenderAnz. 4
Erste-Hilfe-Set

Tipps

Lege Datum, Programm und Saal zuerst fest. Sobald der Termin steht, buche Künstler, Moderator und Transport; kurzfristige Änderungen bringen sonst den gesamten Ablauf durcheinander.
Plane den Abend minutengenau und verschicke den Ablauf rechtzeitig an die Künstler. Rechne zusätzlich mindestens 15 Minuten Puffer ein, damit Verspätungen nicht direkt auf den nächsten Programmpunkt schlagen.
Bearbeite Anmeldungen in zwei festen Durchgängen: zunächst laufend und spätestens eine Woche vor der Sitzung als Abschluss. Erfasse dabei Namen, Tischwünsche und Ernährungsangaben getrennt.
Bestätige Catering, Getränkesortiment und Diätmahlzeiten nicht erst am Veranstaltungstag. Prüfe Bestellungen und Lieferungen spätestens am Vortag und stelle Gläser, Teller, Tassen und Thermoskannen nach Bereich bereit.
Verteile Helfer klar auf Einlass, Kasse, Garderobe, Bühne und Getränke. Teste Funkmikrofone und Mikrofonständer vor dem Einlass und lege gedruckte Programme sowie Namensschilder mindestens zwei Stunden vorher aus.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Karnevalssitzung organisieren?: Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Saal, Programm und Künstlern. Einladungen sollten etwa 8 bis 10 Wochen vor der Sitzung verschickt werden, damit Anmeldungen und Tischordnung rechtzeitig feststehen.
Wie plane ich den Ablauf einer Karnevalssitzung?: Erstelle einen minutengenauen Ablauf mit Einlass, Begrüßung, Reden, Musik und Pausen. Plane pro Programmpunkt die Auf- und Abbauzeit ein und halte mindestens 15 Minuten Puffer für Verspätungen frei.
Wann müssen Catering und Diätmahlzeiten bestellt werden?: Sammle Ernährungswünsche bis spätestens 2 Wochen vor der Sitzung und bestätige die endgültige Anzahl der Mahlzeiten etwa 7 Tage vorher. Diätmahlzeiten sollten namentlich zugeordnet und bei der Lieferung separat kontrolliert werden.
Was muss am Tag der Karnevalssitzung geprüft werden?: Kontrolliere mindestens 2 Stunden vor dem Einlass Saal, Tischordnung, Garderobe, Bühne, Mikrofone und Getränkebereich. Prüfe außerdem Programme, Namensschilder, Kasse, Lieferungen und die Erreichbarkeit der Künstler.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.