Zo organiseer je een carnavalsconcert zonder verrassingen

Een carnavalsconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een podium en een band. Leg eerst datum, locatie, vergunningen en verzekering vast; boek daarna muzikanten en techniek voordat je uitnodigingen verstuurt. Werk vervolgens het programma, de catering en de vrijwilligersbezetting uit. In de laatste week draait alles om bevestigen, tellen en klaarzetten: van polsbandjes en bonnetjes tot microfoons, kabelmatten, drank en dieetmaaltijden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten en acts boeken
2 personen
3
Geluids- en lichtplan maken
2 personen
4
Vergunningen controleren
5
Verzekering controleren
6
Reserveringen bevestigen
7
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Programma samenstellen
2 personen
12
Optredens bevestigen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Draaiboek afdrukken
17
Bewegwijzering maken
2 personen
18
Polsbandjes en bonnetjes tellen
2 personen
19
Technieklevering bevestigen
20
Decoratie controleren
2 personen
21
Boodschappen doen
3 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
Hapjes voorbereiden
4 personen
24
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen

Event

25
Locatie openen
2 personen
26
Veiligheidsronde uitvoeren
2 personen
27
Podium opbouwen
4 personen
28
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
29
Lichtapparatuur aansluiten
2 personen
30
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
31
Bar inrichten
3 personen
32
Buffet inrichten
3 personen
33
Versiering ophangen
4 personen
34
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
35
Toiletten controleren
2 personen
36
Kassa en betaalmiddelen testen
2 personen
37
Catering klaarzetten
4 personen
38
Podium en microfoons testen
3 personen
39
Optredens soundchecken
4 personen
40
Briefing barteam geven
2 personen
41
Briefing ontvangstteam geven
2 personen
42
Deuren openen
4 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Bonnetjes verkopen
2 personen
45
Dranken serveren
4 personen
46
Hapjes serveren
3 personen
47
Programma aankondigen
48
Dranken bijvullen
3 personen
49
Buffet bijvullen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Toiletten tussentijds schoonmaken
2 personen
52
Podiumwissels begeleiden
3 personen
53
Licht tijdens optredens bedienen
54
Geluidsniveau controleren
55
Laatste bestelling aankondigen
56
Bezoekers begeleiden naar uitgang
3 personen

Nazorg

57
Bar afsluiten
3 personen
58
Kassa afsluiten
2 personen
59
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
60
Hapjes en dranken opruimen
4 personen
61
Afval verzamelen
4 personen
62
Meubilair opruimen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
3 personen
64
Podium afbreken
4 personen
65
Techniek inpakken
3 personen
66
Servies afwassen
3 personen
67
Locatie schoonmaken
4 personen
68
Toiletten grondig schoonmaken
2 personen
69
Overgebleven voorraad tellen
2 personen
70
Materialen controleren
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
73
Gevonden voorwerpen registreren
74
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumelementenaantal 6
Podiumtrap
Biertafelsaantal 8
Stoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 6
Barbladenaantal 3
Garderoberekkenaantal 2
Kledinghangersaantal 100

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 250
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerplateausaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiumcajonsaantal 2
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Kabelbindersaantal 100

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerlampenaantal 12
Noodverlichtingaantal 4

Decoratie

Carnavalsvlaggenaantal 30
Ballonnenaantal 200
Ballonpompenaantal 2
Serpentinesaantal 30
Confettivrije tafelversieringaantal 12
Podiumachtergrond
Richtingsbordenaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Maatbekersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 4
Desinfectiepompenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Begin met de locatie en controleer direct hoeveel bezoekers, podiumelementen, tafels en stoelen daar passen. Plan ook de stroompunten, vluchtwegen en ruimte voor garderoberekken voordat je de techniek boekt.
Boek muzikanten, acts en techniek vroeg en bevestig ze opnieuw uiterlijk 7 dagen voor het concert. Laat in het geluids- en lichtplan vastleggen hoeveel microfoons, DI-boxen, luidsprekers en podiumlampen nodig zijn.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht en sluit de aantallen 5 tot 7 dagen vooraf af. Houd dieetmaaltijden apart verpakt, zodat ze tijdens de uitgifte niet tussen de gewone catering verdwijnen.
Maak het draaiboek met tijden voor opbouw, soundcheck, programma, catering en afsluiting. Zet daarnaast minimaal één verantwoordelijke bij de bar, één bij de artiesten en één voor de techniek; druk het draaiboek op de dag zelf af.
Doe de laatste controle 2 tot 3 uur voor opening: koeling aan, hapjes klaar, polsbandjes en bonnetjes geteld, bewegwijzering opgehangen en kabels afgedekt met kabelmatten. Test daarna elke microfoon en lichtgroep voordat bezoekers binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een carnavalsconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Rond catering, vrijwilligers en techniek uiterlijk 2 weken voor het concert af en bevestig alle reserveringen in de laatste 7 dagen.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een carnavalsconcert?: Reken minimaal 3 uur voor podium, geluid, licht, bar, decoratie en bewegwijzering. Plan de soundcheck daarna apart in en houd minstens 30 minuten vrij voor het oplossen van technische problemen.
Wanneer moet je de catering voor een carnavalsconcert bestellen?: Bepaal de hoeveelheden zodra de aanmeldingen sluiten, meestal 5 tot 7 dagen vooraf. Bestel daarna direct de drank, hapjes en dieetmaaltijden en koel de dranken op de dag zelf enkele uren voor opening.
Hoe regel je de techniek voor een carnavalsconcert?: Maak 2 tot 4 weken vooraf een geluids- en lichtplan met podiumindeling, mengtafel, luidsprekers, microfoons, kabels en stroompunten. Bevestig de levering uiterlijk 7 dagen vooraf en test alles tijdens de soundcheck op de concertdag.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.