Organiser un concert de carnaval, étape par étape

Un concert de carnaval demande de coordonner les artistes, le public, la technique et l’accueil sans laisser les détails s’accumuler la dernière semaine. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis confirmez rapidement les musiciens, les spectacles et les autorisations. Le plan son et lumière doit être établi avant de finaliser le programme. Ensuite, suivez les inscriptions, les besoins alimentaires, le catering et les bénévoles avec des échéances précises jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver les musiciens et les spectacles
2 personnes
3
Établir le plan son et lumière
2 personnes
4
Vérifier les autorisations
5
Vérifier l’assurance
6
Confirmer les réservations
7
Concevoir les invitations
2 personnes
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Établir le programme
2 personnes
12
Confirmer les prestations
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Établir la liste de courses
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Imprimer le déroulé
17
Créer la signalisation
2 personnes
18
Compter les bracelets et les tickets
2 personnes
19
Confirmer la livraison du matériel technique
20
Vérifier la décoration
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes

Événement

25
Ouvrir le lieu
2 personnes
26
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes
27
Monter la scène
4 personnes
28
Raccorder le matériel audio
3 personnes
29
Brancher l’éclairage
2 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Aménager le bar
3 personnes
32
Installer le buffet
3 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Vérifier les toilettes
2 personnes
36
Tester la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
37
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
38
Tester la scène et les micros
3 personnes
39
Faire la balance des concerts
4 personnes
40
Faire le briefing de l’équipe bar
2 personnes
41
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
42
Ouvrir les portes
4 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Vendre des billets
2 personnes
45
Servir les boissons
4 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Annoncer le programme
48
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
49
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
52
Coordonner les changements de scène
3 personnes
53
Gérer l’éclairage pendant les spectacles
54
Vérifier le niveau sonore
55
Annoncer la dernière commande
56
Guider les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

57
Fermer le bar
3 personnes
58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
60
Ranger les snacks et les boissons
4 personnes
61
Rassembler les déchets
4 personnes
62
Ranger le mobilier
4 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Démonter la scène
4 personnes
65
Ranger le matériel technique
3 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
69
Compter le stock restant
2 personnes
70
Vérifier le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner les matériels de location
2 personnes
73
Enregistrer les objets trouvés
74
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de scèneqté 6
Escalier de podium
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Sous-mains de barqté 3
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 250
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Cajóns de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Drapeaux de carnavalqté 30
Ballonsqté 200
Pompes à ballonsqté 2
Serpentinsqté 30
Décoration de table sans confettisqté 12
Fond de scène
Panneaux directionnelsqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Verres doseursqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Pompes désinfectantesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de concevoir les invitations. Réservez les musiciens et les spectacles dès que possible, puis confirmez chaque réservation par écrit au moins deux semaines avant le concert.
Faites valider le plan son et lumière avant l’arrivée du matériel. Prévoyez une vérification des câbles, rallonges, multiprises, passe-câbles et éclairages de secours lors de l’ouverture du lieu.
Fixez une date limite d’inscription et demandez les besoins alimentaires à ce moment-là. Emballez séparément les repas diététiques afin qu’ils ne soient pas mélangés au service général.
Répartissez les bénévoles par créneau et par zone plutôt que de chercher de l’aide le jour même. Imprimez le déroulé et la signalisation avant l’ouverture, puis désignez une personne qui garde les bracelets et les tickets.
Calculez les quantités de catering à partir du nombre d’inscrits confirmé, avec une marge prévue pour les imprévus. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas avant l’arrivée du public, pas pendant le montage technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de carnaval ?: Prévoyez au minimum 8 à 12 semaines pour réserver les musiciens, vérifier les autorisations et l’assurance, préparer les inscriptions et coordonner la technique. Gardez les 14 derniers jours pour les confirmations et les achats.
Quand réserver les musiciens pour un concert de carnaval ?: Réservez-les dès que la date et le lieu sont fixés, idéalement 2 à 3 mois avant l’événement. Confirmez ensuite les horaires, le programme et les besoins techniques au moins 2 semaines avant le concert.
Quand envoyer les invitations pour un concert de carnaval ?: Envoyez-les environ 6 semaines avant la date et fixez une limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de compter les participants, recueillir les besoins alimentaires et ajuster le catering.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert de carnaval ?: À l’ouverture du lieu, vérifiez la livraison du matériel technique, le son, les lumières, les câbles, la signalisation, les bracelets et les tickets. Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée du public pour corriger les oublis sans retarder le programme.

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