So organisierst du ein Karnevalskonzert

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche Musiker und Acts frühzeitig und bestätige jeden Auftritt spätestens einige Tage vor dem Konzert schriftlich. So lassen sich Programm, Moderation und ein ausgedrucktes Drehbuch rechtzeitig aufeinander abstimmen.
• Plane Ton und Licht nicht erst beim Aufbau. Kläre vorab, wo Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Funkmikrofone und Bühnenlichter stehen und bestätige die Techniklieferung mindestens eine Woche vorher.
• Bearbeite Anmeldungen fortlaufend und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Verpacke Diätmahlzeiten separat, damit sie beim Ausgeben nicht zwischen den normalen Cateringportionen verloren gehen.
• Teile Helfer für Einlass, Garderobe, Bar, Bühne und Abbau mit konkreten Uhrzeiten ein. Zähle Armbänder und Bons vor dem Öffnen der Location und stelle Beschilderung, Kleiderbügel und Trinkgläser bereits am Vortag bereit.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: erst Podeste, Bühnentreppe und Kabelmatten, dann Ton- und Lichtprobe, danach Getränke kühlen und Snacks vorbereiten. Lass mindestens 60 Minuten Puffer vor dem ersten Auftritt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Karnevalskonzert organisieren?

Beginne mindestens drei bis sechs Monate vorher mit Datum, Ort und Buchung der Musiker und Acts. Genehmigungen, Versicherung und Technik solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin klären.

Wann verschickt man die Einladungen für ein Karnevalskonzert?

Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Konzert. Bitte um Anmeldungen bis spätestens zwei Wochen vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Karnevalskonzerts?

Plane für Bühne, Bestuhlung, Ton, Licht, Beschilderung und Bar mindestens vier bis sechs Stunden ein. Für Soundcheck und Programmprobe sollten zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.

Was muss am Tag des Karnevalskonzerts zuerst passieren?

Öffne die Location zuerst für Aufbau und Sicherheitskontrolle, bevor Getränke, Snacks und Gäste eintreffen. Prüfe danach Kabel, Notbeleuchtung, Mikrofone und Fluchtwege und teile die Helfer spätestens 60 Minuten vor dem Einlass ein.

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