Zo organiseer je een caravanrally zonder verrassingen

Begin een caravanrally niet met de opdrachten, maar met de route en de locaties. Leg eerst datum, start- en eindpunt vast en controleer daarna of de route geschikt is voor alle voertuigen. Werk vervolgens de rustpunten, controleposten, puntentelling en deelnemersvoorwaarden uit. Pas als die basis staat, regel je teams, vrijwilligers en routeboekjes. De laatste controle draait om veiligheid, weersverwachting, parkeerindeling en complete pakketten per team.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Start- en eindlocatie reserveren
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Route op geschiktheid controleren
2 personen
5
Alternatieve route bepalen
2 personen
6
Rust- en controlepunten vastleggen
2 personen
7
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
8
Puzzel- en opdrachtkaarten maken
2 personen
9
Puntentelling vastleggen
10
Deelnemersvoorwaarden opstellen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Teams en voertuigen indelen
2 personen
15
Deelnemersinformatie versturen
16
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
17
EHBO- en noodprocedure delen
18
Weersverwachting controleren
19
Route opnieuw controleren
2 personen
20
Deelnemerslijst afdrukken
21
Routeboekjes samenstellen
3 personen
22
Pakketten per team klaarleggen
2 personen
23
Boodschappen doen
2 personen
24
Dranken koelen
2 personen
25
Locatie en parkeerindeling markeren
3 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
27
Partytenten opbouwen
4 personen
28
Startbalie inrichten
2 personen
29
Routeborden plaatsen
3 personen
30
Controleposten bevoorraden
4 personen
31
Opdrachten bij posten klaarleggen
3 personen
32
Puntentelling en formulieren klaarleggen
2 personen
33
Catering voorbereiden
3 personen
34
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
35
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen

Event

36
Deelnemers ontvangen
4 personen
37
Aanwezigheid registreren
2 personen
38
Routeboekjes uitdelen
2 personen
39
Startinstructie geven
2 personen
40
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
41
Controleposten bemannen
8 personen
42
Opdrachten uitleggen
4 personen
43
Tussentijdse scores noteren
4 personen
44
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
45
Parkeerplaats vrijhouden
2 personen
46
Dranken bijvullen
2 personen
47
Koffie en thee verzorgen
2 personen
48
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
49
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
50
Afvalbakken legen
2 personen
51
Binnenkomende teams afvlaggen
3 personen
52
Eindformulieren innemen
2 personen
53
Scores controleren
2 personen
54
Winnaars bepalen
2 personen
55
Uitslag en prijzen presenteren
2 personen
56
Deelnemers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

57
Routeborden verwijderen
3 personen
58
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
59
Partytenten afbreken
4 personen
60
Locatie schoonmaken
4 personen
61
Servies afwassen
2 personen
62
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
63
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
64
Geleend materiaal retourneren
2 personen
65
Scoreformulieren archiveren
66
Verloren voorwerpen registreren
67
Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 50
Tafelkledenaantal 8
Startbalie
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Portofoonsaantal 10
Telefoonladersaantal 4
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 6
Reservebatterijenaantal 24

Route en registratie

Routeboekjesaantal 25
Antwoordformulierenaantal 25
Deelnemersbadgesaantal 50
Pennenaantal 50
Klembordenaantal 12
Stopwatchaantal 4
Rekenmachinesaantal 2
Startnummersaantal 25
Routepijlenaantal 40
Verkeerskegelsaantal 20
Afzetlintaantal 4
Pionnenaantal 20
Stiftenaantal 12
Clipboardsaantal 12
Puntentabellenaantal 12
Enveloppenaantal 30
Prijzenaantal 3
Rugzakken voor postenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Maatbekersaantal 2
Voedselbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Zaklampenaantal 6
Werkhandschoenenaantal 12
Brandblussersaantal 2

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Sponzenaantal 8
Afwasborstelsaantal 4
Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Controleer de route minstens twee keer: bij het uitwerken en opnieuw vlak voor de rally. Let niet alleen op afstand, maar ook op smalle doorgangen, lage viaducten, onverharde stukken en plekken waar een caravan veilig kan stoppen.
Leg start- en eindlocatie vroeg vast en maak een parkeerindeling voordat de uitnodigingen eruit gaan. Zo weet je hoeveel ruimte je nodig hebt voor voertuigen, de startbalie, partytenten en controleposten.
Maak per team één compleet pakket met routeboekje, antwoordformulieren, deelnemersbadges, pennen en eventuele opdrachtkaarten. Leg deze pakketten uiterlijk de avond ervoor klaar en controleer ze aan de hand van de deelnemerslijst.
Geef vrijwilligers per post een korte instructie met hun taak, puntentelling en noodprocedure. Voor posten buiten elkaars zicht zijn portofoons handiger dan losse telefoontjes; zorg ook voor powerbanks en telefoonladers.
Plan de rally met een ruime startbuffer: laat teams bijvoorbeeld elke 5 minuten vertrekken. Controleer de weersverwachting de dag ervoor én op de ochtend zelf, en leg een alternatieve route klaar voor wegafsluitingen of slecht weer.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een caravanrally te organiseren?: Reken op minimaal 6 tot 8 weken voor een rally met route, opdrachten, vrijwilligers en deelnemers. Plan de routecontrole en vergunningcheck in de eerste 2 weken, zodat je nog tijd hebt om de opzet aan te passen.
Hoeveel controlepunten heeft een caravanrally nodig?: Voor een route van een halve dag werken meestal 3 tot 5 rust- en controlepunten goed. Houd per punt ongeveer 10 tot 15 minuten aan en plan minstens één alternatief punt als een locatie onverwacht niet bruikbaar is.
Wanneer moet je de routeboekjes voor een caravanrally maken?: Maak de eerste versie 2 tot 3 weken voor de rally, nadat route en opdrachten vaststaan. Print en sorteer de definitieve boekjes uiterlijk 1 dag vooraf, nadat je de route nog eenmaal hebt gecontroleerd.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een caravanrally?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per controlepost, plus 2 mensen bij de start en 1 coördinator voor de route en noodsituaties. Bij 4 posten kom je daarmee uit op minstens 7 mensen, exclusief eventuele EHBO-hulp.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.