Caravanrally organiseren: checklist van route tot finish
Een caravanrally vraagt meer voorbereiding dan alleen een mooie route uitzetten. Je moet start- en eindlocatie, vergunningen, controlepunten, opdrachten en de indeling van teams op elkaar afstemmen. Regel deelnemersinformatie en vrijwilligers ruim vooraf, zodat iedereen weet waar hij moet zijn en wat er onderweg gebeurt. In de laatste week controleer je de route opnieuw, maak je de pakketten per team compleet en bereid je de startlocatie praktisch voor.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Start- en eindlocatie reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Route op geschiktheid controleren
2 personen
Alternatieve route bepalen
2 personen
Rust- en controlepunten vastleggen
2 personen
Routebeschrijving uitwerken
2 personen
Puzzel- en opdrachtkaarten maken
2 personen
Puntentelling vastleggen
Deelnemersvoorwaarden opstellen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Teams en voertuigen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers voor posten indelen
2 personen
EHBO- en noodprocedure delen
Weersverwachting controleren
Route opnieuw controleren
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Routeboekjes samenstellen
3 personen
Pakketten per team klaarleggen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Locatie en parkeerindeling markeren
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Startbalie inrichten
2 personen
Routeborden plaatsen
3 personen
Controleposten bevoorraden
4 personen
Opdrachten bij posten klaarleggen
3 personen
Puntentelling en formulieren klaarleggen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Briefing voor vrijwilligers geven
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
4 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Routeboekjes uitdelen
2 personen
Startinstructie geven
2 personen
Teams gefaseerd laten starten
3 personen
Controleposten bemannen
8 personen
Opdrachten uitleggen
4 personen
Tussentijdse scores noteren
4 personen
Deelnemers telefonisch ondersteunen
2 personen
Parkeerplaats vrijhouden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
2 personen
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
Gebruikt servies inzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Binnenkomende teams afvlaggen
3 personen
Eindformulieren innemen
2 personen
Scores controleren
2 personen
Winnaars bepalen
2 personen
Uitslag en prijzen presenteren
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Afval verzamelen en afvoeren
3 personen
Geleend materiaal retourneren
2 personen
Scoreformulieren archiveren
Verloren voorwerpen registreren
Deelnemersfoto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Tafelkledenaantal 8
- Startbalie
- Afvalbakkenaantal 6
Apparatuur
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Portofoonsaantal 10
- Telefoonladersaantal 4
- Powerbanksaantal 4
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
- Reservebatterijenaantal 24
Route en registratie
- Routeboekjesaantal 25
- Antwoordformulierenaantal 25
- Deelnemersbadgesaantal 50
- Pennenaantal 50
- Klembordenaantal 12
- Stopwatchaantal 4
- Rekenmachinesaantal 2
- Startnummersaantal 25
- Routepijlenaantal 40
- Verkeerskegelsaantal 20
- Afzetlintaantal 4
- Pionnenaantal 20
- Stiftenaantal 12
- Clipboardsaantal 12
- Puntentabellenaantal 12
- Enveloppenaantal 30
- Prijzenaantal 3
- Rugzakken voor postenaantal 8
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Voedselbakkenaantal 12
- Koelelementenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Zaklampenaantal 6
- Werkhandschoenenaantal 12
- Brandblussersaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Sponzenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 4
- Handvegersaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg naast de definitieve route minstens één alternatieve route vast. Controleer beide routes kort voor de rally opnieuw op wegwerkzaamheden, afsluitingen en plekken waar caravans lastig kunnen keren.
- Plan rust- en controlepunten met voldoende ruimte voor meerdere voertuigen tegelijk. Geef vrijwilligers per post een portofoon of telefoonnummer en deel de EHBO- en noodprocedure uiterlijk enkele dagen vooraf.
- Stuur de deelnemersinformatie niet pas met het routeboekje mee. Verstuur route, starttijd, voorwaarden en parkeerinstructies minimaal één week voor vertrek, zodat je ontbrekende aanmeldgegevens en dieetwensen nog kunt verwerken.
- Maak voor elk team een apart pakket met routeboekje, antwoordformulieren, deelnemersbadges, pennen en eventuele opdrachtkaarten. Leg alle pakketten uiterlijk de avond ervoor klaar en tel ze aan de hand van de deelnemerslijst na.
- Test de startlocatie op stroom en verlichting voordat de eerste auto arriveert. Controleer verlengsnoeren, stekkerdozen, koelboxen, koffieapparaten en batterijlantaarns; neem reservebatterijen en powerbanks mee voor een lange dag.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een caravanrally organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, locaties en vergunningen. Reserveer start- en eindlocatie eerst; daarna kun je uitnodigingen, teams en vrijwilligers plannen.
- Hoeveel tijd kost het uitwerken van een caravanrallyroute?
- Reken voor een route met controlepunten en opdrachten op 2 tot 4 weken voorbereiding. Plan daarnaast binnen 7 dagen voor de rally een nieuwe routecontrole en werk een alternatieve route bij.
- Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een caravanrally versturen?
- Stuur de praktische informatie minimaal 7 dagen voor de start. Vermeld starttijd, locatie, route-instructies, voorwaarden, parkeerindeling en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
- Wat moet ik de dag voor een caravanrally klaarzetten?
- Leg de 67 geplande taken niet allemaal op één avond, maar zet in elk geval de teampakketten, deelnemerslijst, routeboekjes en hulpmiddelen klaar. Controleer ook de stroom, koeling, verlichting, routepijlen en verkeerskegels uiterlijk de avond ervoor.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!