Eine Caravanrallye von der Route bis zum Zieleinlauf planen

Bei einer Caravanrallye entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen entspannten Start. Lege zuerst Datum, Strecke sowie Start- und Zielort fest und prüfe danach Genehmigungen, Parkflächen und die Befahrbarkeit der Route. Anschließend baust du Teams, Aufgaben, Kontrollpunkte und Unterlagen zusammen. Kurz vor dem Termin werden Strecke, Wetter, Teilnehmerdaten und jedes Teampaket nochmals kontrolliert.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Route festlegen
2 Personen
2
Start- und Zielort reservieren
3
Genehmigungen und Meldungen prüfen
4
Route auf Eignung prüfen
2 Personen
5
Alternative Route festlegen
2 Personen
6
Ruhe- und Kontrollpunkte festlegen
2 Personen
7
Wegbeschreibung ausarbeiten
2 Personen
8
Puzzle- und Aufgabenkarten erstellen
2 Personen
9
Punktestand festhalten
10
Teilnahmebedingungen erstellen
11
Einladungen verschicken
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Teams und Fahrzeuge einteilen
2 Personen
15
Teilnehmerinformationen versenden
16
Freiwillige den Posten zuordnen
2 Personen
17
Erste-Hilfe- und Notfallverfahren teilen
18
Wettervorhersage prüfen
19
Route erneut prüfen
2 Personen
20
Teilnehmerliste ausdrucken
21
Routebücher zusammenstellen
3 Personen
22
Pakete pro Team bereitlegen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
2 Personen
24
Getränke kühlen
2 Personen
25
Location- und Parkplatzaufteilung markieren
3 Personen
26
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
27
Partyzelte aufbauen
4 Personen
28
Starttheke einrichten
2 Personen
29
Wegweiser aufstellen
3 Personen
30
Kontrollposten mit Material versorgen
4 Personen
31
Aufgaben an den Stationen bereitlegen
3 Personen
32
Punktestand und Formulare bereitlegen
2 Personen
33
Catering vorbereiten
3 Personen
34
Sicherheitsmaterial prüfen
2 Personen
35
Einweisung für Freiwillige geben
2 Personen

Event

36
Teilnehmende empfangen
4 Personen
37
Anwesenheit erfassen
2 Personen
38
Routenhefte verteilen
2 Personen
39
Startanweisung geben
2 Personen
40
Teams gestaffelt starten lassen
3 Personen
41
Kontrollposten besetzen
8 Personen
42
Aufgaben erklären
4 Personen
43
Zwischenstände notieren
4 Personen
44
Teilnehmer telefonisch unterstützen
2 Personen
45
Parkplatz freihalten
2 Personen
46
Getränke nachfüllen
2 Personen
47
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
48
Snacks und Brötchen servieren
3 Personen
49
Benutztes Geschirr einsammeln
2 Personen
50
Mülleimer leeren
2 Personen
51
Ankommende Teams abwinken
3 Personen
52
Endformulare einsammeln
2 Personen
53
Punkte kontrollieren
2 Personen
54
Gewinner ermitteln
2 Personen
55
Ergebnisse und Preise präsentieren
2 Personen
56
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

57
Wegweiser entfernen
3 Personen
58
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
59
Partyzelte abbauen
4 Personen
60
Location reinigen
4 Personen
61
Geschirr abwaschen
2 Personen
62
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
63
Abfall sammeln und entsorgen
3 Personen
64
Geliehenes Material zurückgeben
2 Personen
65
Punktbögen archivieren
66
Verlorene Gegenstände erfassen
67
Teilnehmerfotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
TischdeckenAnz. 8
Startschalter
AbfallbehälterAnz. 6

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
FunkgeräteAnz. 10
TelefonladegeräteAnz. 4
PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielaternenAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Route und Registrierung

RoutenhefteAnz. 25
AntwortformulareAnz. 25
TeilnehmerausweiseAnz. 50
StifteAnz. 50
KlemmbretterAnz. 12
StoppuhrAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2
StartnummernAnz. 25
WegweiserAnz. 40
VerkehrskegelAnz. 20
AbsperrbandAnz. 4
KegelAnz. 20
StifteAnz. 12
KlemmbretterAnz. 12
PunktetabellenAnz. 12
UmschlägeAnz. 30
PreiseAnz. 3
Rucksäcke für StationenAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 40
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 2
LebensmittelboxenAnz. 12
KühlelementeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
SicherheitswestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6
ArbeitshandschuheAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 2

Reinigung

EimerAnz. 4
SchwämmeAnz. 8
SpülbürstenAnz. 4
HandfegerAnz. 3
MüllgreiferAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Datum, Route sowie Start- und Zielort. Reservierungen und mögliche Genehmigungen brauchen oft länger als die eigentliche Rallyeplanung.
Fahre die komplette Strecke vorab ab und plane eine Ersatzroute. Prüfe dabei enge Stellen, Baustellen, Pausenplätze und Kontrollpunkte; wiederhole die Kontrolle spätestens 48 Stunden vor dem Start.
Packe für jedes Team ein identisches Paket mit Routenheft, Antwortformular, Teilnehmerausweis, Stiften und Klemmbrett. Lege zusätzlich Startnummern und Wegweiser nach Startreihenfolge bereit.
Verschicke Teilnehmerinformationen spätestens 7 Tage vorher. Frage dabei Ernährungswünsche ab, teile Teams und Fahrzeuge ein und gib Treffpunkt, Startzeit, Notfallnummer sowie Hinweise zur Route weiter.
Plane für Start, Kontrollpunkte und Ziel jeweils eine verantwortliche Person ein und statte sie mit Funkgerät oder geladenem Telefon aus. Drucke Teilnehmerliste, Punktestand und Notfallverfahren zusätzlich auf Papier aus, falls Empfang oder Strom ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Caravanrallye organisieren?: Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. So bleibt genug Zeit für Reservierungen, Genehmigungsfragen, Streckentest, Einladungen und die Einteilung der Teams.
Wie lang sollte die Route einer Caravanrallye sein?: Plane die Fahrzeit so, dass Kontrollpunkte, Pausen und Aufgaben noch bequem hineinpassen. Prüfe die Strecke vollständig vorab und lege mindestens eine alternative Route fest, falls kurzfristig eine Straße gesperrt ist.
Wann verschickt man die Informationen an die Teilnehmer?: Sende Treffpunkt, Ablauf, Teilnahmebedingungen und Notfallkontakt spätestens 7 Tage vor der Rallye. Die finale Startliste und Fahrzeugaufteilung solltest du zusätzlich 1 bis 2 Tage vorher bestätigen.
Was braucht jedes Team bei einer Caravanrallye?: Jedes Team sollte ein eigenes Routenheft, Antwortformulare, einen Teilnehmerausweis, Stifte und ein Klemmbrett erhalten. Bereite die Pakete mindestens am Vortag vor und kontrolliere sie anhand einer identischen Packliste.

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