Organiser un rallye de caravanes, étape par étape

Un rallye de caravanes se prépare d’abord comme un parcours sécurisé, puis comme un jeu collectif. Commence par fixer la date, les lieux de départ et d’arrivée, puis vérifie chaque portion de route avec une solution de repli. Les inscriptions, la répartition des véhicules et les livrets de parcours doivent être finalisés avant la préparation des colis d’équipe. Le jour J, la signalisation, les communications radio et le contrôle des points évitent les retards et les équipes perdues.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
2
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
3
Vérifier les autorisations et les déclarations
4
Vérifier le parcours pour sa praticabilité
2 personnes
5
Déterminer un itinéraire alternatif
2 personnes
6
Définir les points de repos et de contrôle
2 personnes
7
Élaborer le descriptif de l'itinéraire
2 personnes
8
Créer les cartes de puzzle et de mission
2 personnes
9
Enregistrer le comptage des points
10
Rédiger les conditions de participation
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les équipes et les véhicules
2 personnes
15
Envoyer les informations aux participants
16
Répartir les bénévoles par poste
2 personnes
17
Partager les consignes de premiers secours et d’urgence
18
Vérifier les prévisions météo
19
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
20
Imprimer la liste des participants
21
Composer les livrets de parcours
3 personnes
22
Préparer les colis par équipe
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Marquer le site et l'organisation du parking
3 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Aménager le bureau de départ
2 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
30
Approvisionner les postes de contrôle
4 personnes
31
Préparer les missions aux postes
3 personnes
32
Préparer le comptage des points et les formulaires
2 personnes
33
Préparer le service traiteur
3 personnes
34
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
35
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes

Événement

36
Accueillir les participants
4 personnes
37
Enregistrer la présence
2 personnes
38
Distribuer les livrets de parcours
2 personnes
39
Donner les consignes de départ
2 personnes
40
Faire démarrer les équipes par étapes
3 personnes
41
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
42
Expliquer les tâches
4 personnes
43
Noter les scores intermédiaires
4 personnes
44
Assister les participants par téléphone
2 personnes
45
Réserver une place de parking
2 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Préparer le café et le thé
2 personnes
48
Servir les amuse-bouches et les sandwichs
3 personnes
49
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Signaler les équipes entrantes
3 personnes
52
Récupérer les formulaires finaux
2 personnes
53
Vérifier les scores
2 personnes
54
Déterminer les gagnants
2 personnes
55
Présentation des résultats et des prix
2 personnes
56
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

57
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
59
Démonter les tentes de fête
4 personnes
60
Nettoyer le lieu
4 personnes
61
Faire la vaisselle
2 personnes
62
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
63
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
64
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
65
Archiver les feuilles de score
66
Enregistrer les objets trouvés
67
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Nappesqté 8
Comptoir d’accueil
Poubellesqté 6

Équipement

Glacièresqté 6
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Talkies-walkiesqté 10
Chargeurs de téléphoneqté 4
Batteries externesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6
Piles de rechangeqté 24

Parcours et inscription

Livrets de parcoursqté 25
Formulaires de réponseqté 25
Badges des participantsqté 50
Stylosqté 50
Presse-papiersqté 12
Chronomètreqté 4
Calculatricesqté 2
Numéros de départqté 25
Flèches de directionqté 40
Cônes de signalisationqté 20
Ruban de balisageqté 4
Cônesqté 20
Marqueursqté 12
Presse-papiersqté 12
Tableaux de scoresqté 12
Enveloppesqté 30
Prixqté 3
Sacs à dos pour les postesqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 60
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Verres doseursqté 2
Bacs alimentairesqté 12
Pains de glaceqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6
Gants de travailqté 12
Extincteursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 4
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Balais à mainqté 3
Pinces à déchetsqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque l’itinéraire au moins 6 à 8 semaines avant le départ. Vérifie sa praticabilité sur place et prépare un parcours alternatif avant d’envoyer les invitations.
Définis les points de repos et de contrôle avec une heure d’ouverture et de fermeture. Prévois un responsable, un chronomètre et les feuilles de comptage à chaque point.
Ferme les inscriptions 10 à 14 jours avant le rallye pour répartir les équipes, les véhicules et les besoins alimentaires sans modifier les livrets au dernier moment.
Prépare un colis par équipe : livret, cartes d’énigmes et de mission, badges, stylos, presse-papiers et numéro de départ. Ajoute les consignes d’urgence dans les informations envoyées aux participants.
La veille, contrôle la météo et relis l’itinéraire une dernière fois. Refroidis les boissons, charge les talkies-walkies et les batteries externes, puis installe les flèches, cônes et rubans de balisage avant l’arrivée des équipages.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un rallye de caravanes ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver les lieux, vérifier les autorisations, tester l’itinéraire, ouvrir les inscriptions et préparer les supports de jeu.
Quand faut-il fermer les inscriptions à un rallye de caravanes ?: Ferme-les 10 à 14 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de répartir les équipes, confirmer les véhicules, recueillir les besoins alimentaires et imprimer la liste des participants.
Combien de points de contrôle prévoir sur le parcours ?: Pour une journée de 4 à 6 heures, prévois généralement 3 à 5 points de contrôle, en plus des pauses. Chaque point doit avoir une consigne claire, un responsable et une solution de communication.
Que préparer la veille d’un rallye de caravanes ?: Relis le parcours, vérifie la météo et installe la signalisation prévue. Prépare aussi les colis par équipe, refroidis les boissons et recharge les talkies-walkies, téléphones et batteries externes.

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