Zo organiseer je een campingzwemwedstrijd

Begin met het wedstrijdconcept, de beschikbare ruimte en het maximale aantal deelnemers. Reserveer daarna het zwembad en terrein, bepaal de onderdelen en bouw de planning terug vanaf de wedstrijddag. Bij een campingzwemwedstrijd zit de meeste voorbereiding in startlijsten, vrijwilligers, veiligheid en materiaal dat nat of buiten gebruikt wordt. Werk met een vaste inschrijftermijn en leg dieetwensen, jurybezetting en deelnemerslimieten vroeg vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
2
Zwembad en terrein reserveren
3
Wedstrijdonderdelen bepalen
2 personen
4
Deelnemerslimiet vaststellen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Vrijwilligers indelen
2 personen
10
Juryleden bevestigen
11
Wedstrijdschema maken
2 personen
12
Startlijsten maken
13
Deelnemers bevestigen
14
Prijzen en medailles bestellen
15
Weersverwachting controleren
16
Boodschappenlijst controleren
17
Boodschappen doen
2 personen
18
Prijzen en medailles ophalen
19
Wedstrijdmateriaal verzamelen
2 personen
20
Startlijsten afdrukken
21
Eet- en drinkpunten voorbereiden
2 personen
22
Zwembadveiligheid controleren
2 personen
23
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
24
Partytenten opbouwen
4 personen
25
Wedstrijdbanen uitzetten
3 personen
26
Jurytafel inrichten
2 personen
27
Inschrijftafel inrichten
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Hapjes en lunch voorbereiden
3 personen
30
Prijzen uitstallen
31
Briefing voor vrijwilligers geven
3 personen

Event

32
Deelnemers ontvangen
3 personen
33
Deelnemers registreren
2 personen
34
Wedstrijdregels toelichten
35
Inzwemmen begeleiden
3 personen
36
Startsignalen verzorgen
2 personen
37
Tijden registreren
3 personen
38
Veiligheid langs het bad bewaken
3 personen
39
Dranken bijvullen
2 personen
40
Hapjes en broodjes serveren
3 personen
41
Uitslagen controleren
2 personen
42
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
43
Avondprogramma begeleiden
2 personen
44
Laatste consumpties serveren
2 personen
45
Afval tussentijds verwijderen
2 personen

Nazorg

46
Wedstrijdmateriaal opruimen
3 personen
47
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
48
Partytenten afbreken
4 personen
49
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
50
Terrein schoonmaken
4 personen
51
Afval afvoeren
2 personen
52
Materialen terugbrengen
2 personen
53
Koelboxen en materiaal schoonmaken
2 personen
54
Uitslagen naar deelnemers sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 50
Jurytafel
Inschrijftafel
Afvalbakkenaantal 6

Sportmateriaal

Zwembanenaantal 4
Startblokkenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 4
Startsignaal
Reddingsboeienaantal 2
Zwembrillenaantal 6
Badmutsenaantal 50
Wedstrijdnummersaantal 50
Medaillesaantal 24
Bekersaantal 6
Linten voor winnaarsaantal 24

Apparatuur

Megafoon
Powerbanksaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Waterdichte opbergboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 80
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Schenkkannenaantal 4

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Thermoskannenaantal 3

Verlichting

Ledlichtslingersaantal 4
Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Handvegersaantal 3
Vuilnisgrijpersaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
EHBO-koffer

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de inschrijving niet open zonder limiet: bepaal eerst hoeveel zwemmers per onderdeel en hoeveel banen je aankunt. Sluit de aanmelding bijvoorbeeld één week voor de wedstrijd, zodat je startlijsten en een definitief schema kunt maken.
Bevestig juryleden en vrijwilligers uiterlijk zeven dagen vooraf. Verdeel niet alleen de jury, maar ook de inschrijftafel, eet- en drinkpunten, baanbewaking en opruimtaken; anders blijven die rollen op de dag zelf liggen.
Controleer wedstrijdmateriaal minstens twee dagen vooraf. Test stopwatches, het startsignaal en de megafoon, tel wedstrijdnummers en medailles en bewaar papieren startlijsten in waterdichte opbergboxen.
Maak een weerbesluit met een duidelijke termijn, bijvoorbeeld de avond ervoor. Partytenten, tafels, stoelen en verlengsnoeren moeten zo worden geplaatst dat looproutes, zwembadveiligheid en zicht op de banen niet worden geblokkeerd.
Richt eten en drinken vóór de eerste start in. Reken per deelnemer op een herbruikbare drinkbeker en plan extra koelruimte voor water en andere gekoelde producten; verzamel dieetwensen samen met de aanmelding, niet pas bij het buffet.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een campingzwemwedstrijd organiseren?: Begin minimaal zes weken vooraf met het concept, de reservering en de deelnemerslimiet. Zet de inschrijving daarna open en houd de laatste zeven dagen vrij voor startlijsten, vrijwilligers, boodschappen en materiaalcontrole.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een campingzwemwedstrijd?: Reken op minimaal één organisator, twee juryleden en één persoon voor inschrijving en deelnemersbegeleiding. Voeg bij meerdere banen of een groot deelnemersveld per twee banen minstens één extra baan- of veiligheidshelper toe.
Wanneer maak je het wedstrijdschema en de startlijsten?: Maak een voorlopig schema zodra de onderdelen en deelnemerslimiet vaststaan. Zet de definitieve startlijsten één tot twee dagen voor de wedstrijd op basis van de bevestigde deelnemers en druk ze daarna af.
Wat controleer je op de dag van een campingzwemwedstrijd?: Controleer vóór de eerste start de zwembadveiligheid, reddingsboeien, wedstrijdbanen, startblokken, fluitjes en het startsignaal. Controleer ook de inschrijftafel, drinkpunten, jurytafel en de stroomvoorziening van eventuele apparatuur.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.