Zo organiseer je een campingbeurs zonder chaos

Een campingbeurs organiseren begint niet met tafels neerzetten, maar met een indeling die bezoekers én exposanten kunnen volgen. Leg eerst vast hoeveel standplaatsen je hebt, nodig deelnemers uit en verwerk aanmeldingen voordat je plattegrond maakt. Daarna regel je badges, bezoekersinformatie, folders en promotiemateriaal. Op de opbouwdag controleer je nooduitgangen, markeer je de vloer en bouw je de stands in een vaste volgorde op. Zo voorkom je dat kabels, standnummers of demonstratietenten pas op het laatste moment problemen geven.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursindeling vastleggen
2 personen
2
Deelnemers uitnodigen
2 personen
3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
4
Exposanten bevestigen
2 personen
5
Dieetwensen verzamelen
6
Bezoekersinformatie versturen
7
Exposantenlijst opstellen
8
Standplaatsen toewijzen
2 personen
9
Plattegrond afdrukken
10
Bezoekersbadges voorbereiden
2 personen
11
Exposantenbadges voorbereiden
12
Informatiefolders samenstellen
2 personen
13
Promotiemateriaal klaarzetten
14
Voorraad boodschappen controleren
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Materialen verzamelen
3 personen
17
Materialen naar locatie brengen
3 personen
18
Locatie en nooduitgangen controleren
2 personen
19
Vloer markeren
3 personen
20
Standtafels opstellen
4 personen
21
Stoelen en balies plaatsen
3 personen
22
Demonstratietenten opzetten
4 personen
23
Presentatierekken plaatsen
2 personen
24
Tafelkleden neerleggen
2 personen
25
Standnummers ophangen
2 personen
26
Routeborden plaatsen
2 personen
27
Toegangstafel inrichten
2 personen
28
Koffiepunt inrichten
2 personen
29
Dranken koud zetten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Stroompunten aansluiten
2 personen
32
Kabels veilig afdekken
2 personen

Event

33
Exposanten ontvangen
3 personen
34
Bezoekersregistratie openen
3 personen
35
Bezoekers verwelkomen
3 personen
36
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
37
Campingdemonstraties begeleiden
2 personen
38
Koffie en thee serveren
2 personen
39
Hapjes serveren
2 personen
40
Dranken bijvullen
2 personen
41
Servies verzamelen
2 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Toiletten controleren
44
Informatietafel bijvullen
45
Laatste bezoekers informeren
2 personen
46
Bezoekers veilig laten vertrekken
3 personen

Nazorg

47
Exposanten uit laten laden
3 personen
48
Demonstratietenten afbreken
4 personen
49
Standmaterialen verzamelen
4 personen
50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
51
Servies afwassen
2 personen
52
Afval verzamelen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Apparatuur loskoppelen
2 personen
55
Materialen terugbrengen
3 personen
56
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
57
Restvoorraad opbergen
2 personen
58
Gevonden voorwerpen sorteren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 36
Baliesaantal 2
Presentatierekkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2
Afzetpalenaantal 8
Afzetlintaantal 4
Tafelkledenaantal 14

Decoratie

Standnummersaantal 20
Routebordenaantal 12
Beursbannersaantal 4
Decoratieve vlaggenaantal 12
Plakbandaantal 8
Tie-wrapsaantal 100
Naambadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180

Apparatuur

Verlengkabelsaantal 14
Stekkerdozenaantal 14
Kabelmattenaantal 12
Labelprinter
Portofoonsaantal 6
Powerbanksaantal 6
Zaklampenaantal 4

Verlichting

LED-bouwlampenaantal 6
Lichtslingersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 120
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 12
Serveerbladenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handgelhoudersaantal 6
EHBO-koffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursindeling zodra je weet hoeveel exposanten meedoen. Reserveer ruimte voor looproutes, demonstratietenten en nooduitgangen; zet standnummers pas daarna definitief op de plattegrond.
Stuur bezoekersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Vermeld de route, ingang, openingstijden, standindeling en eventuele dieetwensen of cateringinformatie, zodat vragen niet allemaal op de opbouwdag binnenkomen.
Geef iedere exposant een badge en duidelijke standinformatie. Leg plattegrond, exposantenlijst en informatiefolders bij de ingang klaar en houd extra naambadges achter de hand voor last-minute wijzigingen.
Plan de opbouw achterstevoren: eerst vloer markeren en kabels leggen, daarna standtafels, balies, rekken en stoelen plaatsen. Leg kabels onder kabelmatten voordat bezoekers of exposanten binnenkomen.
Controleer materialen en verlichting minstens één dag voor transport. Verlengkabels, stekkerdozen, tie-wraps, plakband, zaklampen en powerbanks worden vaak vergeten, terwijl je ze op locatie direct nodig hebt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een campingbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de beursindeling en het uitnodigen van exposanten. Plan de definitieve standtoewijzing en bezoekersinformatie uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs.
Hoeveel ruimte heb je nodig per stand op een campingbeurs?: Reken minimaal op de ruimte voor een tafel of balie plus een vrije strook voor bezoekers. Voeg extra ruimte toe voor stands met een demonstratietent, presentatierek of kledingrek en houd de looproute buiten de stand vrij.
Wanneer maak je de plattegrond van een campingbeurs?: Maak een voorlopige plattegrond zodra je de beschikbare ruimte en het verwachte aantal exposanten kent. Werk hem definitief uit nadat aanmeldingen zijn verwerkt en controleer hem opnieuw bij de opbouw, voordat je de vloer markeert.
Wat moet je op de opbouwdag van een campingbeurs eerst doen?: Controleer eerst de locatie, nooduitgangen, stroompunten en looproutes. Markeer daarna de vloer en leg kabels met kabelmatten; pas vervolgens plaats je tafels, balies, rekken, stoelen, tafelkleden en standnummers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.