Eine Campingmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Campingmesse entscheidet ein klarer Aufbauplan darüber, ob Aussteller und Besucher sich schnell orientieren. Beginne mit Fläche, Standgrößen und Teilnehmern, bevor du Einladungen und Anmeldungen bearbeitest. Danach folgen Standplatzvergabe, Ausweise, Lageplan und Besucherinformationen. In den letzten Tagen zählen vor allem Materialkontrolle, Transport, Stromführung und die Prüfung von Notausgängen. So vermeidest du, dass Beschilderung, Kabel oder Ausstellerunterlagen erst beim Aufbau fehlen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messeaufteilung festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmer einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Aussteller bestätigen
2 Personen
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Besucherinformationen versenden
- 7
Ausstellerliste erstellen
- 8
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 9
Lageplan drucken
- 10
Besucherausweise vorbereiten
2 Personen
- 11
Ausstellerbadges vorbereiten
- 12
Infobroschüren zusammenstellen
2 Personen
- 13
Werbematerial bereitstellen
- 14
Vorräte und Einkäufe kontrollieren
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 17
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
- 18
Location und Notausgänge kontrollieren
2 Personen
- 19
Boden markieren
3 Personen
- 20
Stehtische aufstellen
4 Personen
- 21
Stühle und Tresen aufstellen
3 Personen
- 22
Demonstrationszelte aufbauen
4 Personen
- 23
Präsentationsständer aufstellen
2 Personen
- 24
Tischdecken auslegen
2 Personen
- 25
Standnummern aufhängen
2 Personen
- 26
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 27
Eingangstisch einrichten
2 Personen
- 28
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 29
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 30
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 31
Stromanschlüsse anschließen
2 Personen
- 32
Kabel sicher abdecken
2 Personen
Event
- 33
Aussteller empfangen
3 Personen
- 34
Besucherregistrierung öffnen
3 Personen
- 35
Besucher begrüßen
3 Personen
- 36
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
- 37
Campingvorführungen begleiten
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 39
Snacks servieren
2 Personen
- 40
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 41
Geschirr sammeln
2 Personen
- 42
Mülleimer leeren
2 Personen
- 43
Toiletten kontrollieren
- 44
Infotisch auffüllen
- 45
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 46
Besucher sicher abreisen lassen
3 Personen
Nachbereitung
- 47
Aussteller ausladen lassen
3 Personen
- 48
Demonstrationszelte abbauen
4 Personen
- 49
Standmaterial sammeln
4 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 52
Abfall sammeln
3 Personen
- 53
Location reinigen
3 Personen
- 54
Geräte trennen
2 Personen
- 55
Materialien zurückbringen
3 Personen
- 56
Kühlboxen leeren und reinigen
2 Personen
- 57
Restbestand verstauen
2 Personen
- 58
Gefundene Gegenstände sortieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 14
- KlappstühleAnz. 36
- ThekenAnz. 2
- PräsentationsregaleAnz. 12
- KleiderständerAnz. 2
- AbsperrpfostenAnz. 8
- AbsperrbandAnz. 4
- TischdeckenAnz. 14
Dekoration
- StandnummernAnz. 20
- WegweiserAnz. 12
- MessebannerAnz. 4
- Dekorative FlaggenAnz. 12
- KlebebandAnz. 8
- KabelbinderAnz. 100
- NamensschilderAnz. 180
- BadgehalterAnz. 180
Ausstattung
- VerlängerungskabelAnz. 14
- VerlängerungskabelAnz. 14
- KabelmattenAnz. 12
- Etikettendrucker
- FunkgeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 6
- TaschenlampenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-BaustrahlerAnz. 6
- LichterkettenAnz. 6
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 120
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierschalenAnz. 12
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 10
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungswagenAnz. 2
- HanddesinfektionsständerAnz. 6
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege zuerst die Messeaufteilung fest und nummeriere jeden Stand. Hänge Standnummern und Wegweiser auf, bevor die Aussteller eintreffen, damit niemand seinen Platz suchen muss.
- Bestätige die Aussteller erst nach der Anmeldung und erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Erstelle danach eine feste Ausstellerliste mit Kontaktdaten und Standzuweisung.
- Plane Lageplan, Besucherausweise, Ausstellerbadges und Infobroschüren gemeinsam. Drucke mindestens einen Lageplan pro Infopunkt und halte einige leere Namensschilder für Nachmeldungen bereit.
- Kontrolliere Einkäufe und Vorräte zwei bis drei Tage vor der Messe. Häufig fehlen Klebeband, Kabelbinder, Verlängerungskabel oder Kabelmatten, obwohl Mobiliar und Dekoration schon vorhanden sind.
- Führe vor der Öffnung einen Rundgang durch: Notausgänge müssen frei sein, Kabel abgedeckt, Standflächen markiert und Zelte, Theken sowie Stühle sicher aufgestellt. Lege Taschenlampen, Powerbanks und Funkgeräte an einem festen Helferpunkt bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Campingmesse organisieren?
- Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin mit Fläche, Messeaufteilung und Einladungen. Zwei bis drei Wochen vorher sollten Aussteller bestätigt, Standplätze vergeben und Besucherinformationen vorbereitet sein.
- Wann sollte man die Standplätze auf einer Campingmesse vergeben?
- Vergib die Standplätze spätestens zwei Wochen vor der Messe. Dann bleibt genug Zeit, den Lageplan zu drucken, Standnummern aufzuhängen und Änderungen an Aussteller zu senden.
- Was muss man am Vortag einer Campingmesse prüfen?
- Prüfe am Vortag Location, Notausgänge, Bodenmarkierungen, Zelte, Mobiliar und Stromwege. Kontrolliere außerdem Ausweise, Broschüren, Werbematerial und alle Materialien für den Aufbau.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Campingmesse?
- Plane für eine kleine bis mittlere Campingmesse mindestens vier bis sechs Stunden Aufbauzeit ein. Zusätzliche Zeit brauchst du, wenn Demonstrationszelte, Präsentationsständer, Beleuchtung und mehrere Stromanschlüsse eingerichtet werden.
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