Organiser un salon du camping, étape par étape

Un salon du camping se prépare d’abord sur plan, avant de déplacer la moindre table. Commencez par définir l’agencement, puis gérez les inscriptions, confirmez les exposants et attribuez chaque emplacement. Les derniers jours servent surtout à transmettre les informations, préparer les badges et vérifier le matériel. Sur place, gardez du temps pour les issues de secours, le balisage, les branchements et l’installation des tentes de démonstration.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir l’agencement du salon
2 personnes
2
Inviter les participants
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Envoyer les informations aux visiteurs
7
Établir la liste des exposants
8
Attribuer les emplacements
2 personnes
9
Imprimer le plan
10
Préparer les badges visiteurs
2 personnes
11
Préparer les badges exposants
12
Préparer les brochures d'information
2 personnes
13
Préparer le matériel promotionnel
14
Vérifier les stocks de courses
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
3 personnes
17
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
18
Vérifier le site et les issues de secours
2 personnes
19
Marquer le sol
3 personnes
20
Installer les tables hautes
4 personnes
21
Installer des chaises et des comptoirs
3 personnes
22
Installer les tentes de démonstration
4 personnes
23
Installer les présentoirs
2 personnes
24
Disposer les nappes
2 personnes
25
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
26
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
27
Installer la table d’accueil
2 personnes
28
Mettre en place le point café
2 personnes
29
Mettre les boissons au frais
2 personnes
30
Préparer les en-cas
3 personnes
31
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
32
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes

Événement

33
Accueillir les exposants
3 personnes
34
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
3 personnes
35
Accueillir les visiteurs
3 personnes
36
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
37
Encadrer les démonstrations de camping
2 personnes
38
Servir le café et le thé
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Rassembler la vaisselle
2 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Vérifier les toilettes
44
Réapprovisionner la table d'information
45
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
46
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes

Suivi

47
Aider les exposants à décharger
3 personnes
48
Démonter les tentes de démonstration
4 personnes
49
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Faire la vaisselle
2 personnes
52
Rassembler les déchets
3 personnes
53
Nettoyer le lieu
3 personnes
54
Débrancher l’équipement
2 personnes
55
Rapporter le matériel
3 personnes
56
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
57
Ranger les stocks restants
2 personnes
58
Trier les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 14
Chaises pliantesqté 36
Comptoirsqté 2
Supports de présentationqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 8
Ruban de balisageqté 4
Nappesqté 14

Décoration

Numéros de standqté 20
Panneaux de directionqté 12
Bannières du salonqté 4
Drapeaux décoratifsqté 12
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180

Équipement

Rallongesqté 14
Multiprisesqté 14
Passe-câblesqté 12
Imprimante d'étiquettes
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Verresqté 120
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Bacs de rangementqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2
Supports de gel hydroalcooliqueqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2

Catering

Courses

Conseils

Figez le plan des stands avant d’envoyer les informations aux visiteurs. Imprimez-en plusieurs exemplaires et prévoyez un numéro visible pour chaque emplacement afin d’éviter les changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez les réponses quelques jours avant le salon. Cette étape est souvent oubliée quand les exposants sont confirmés séparément des visiteurs.
Préparez les badges visiteurs et exposants avant l’arrivée du matériel sur site. Comptez une marge d’environ 10 % de badges vierges pour corriger un nom ou accueillir une inscription tardive.
Contrôlez les stocks de gobelets, tasses, verres et assiettes avant les courses. Pour un salon d’une journée, regroupez aussi les rallonges, multiprises et passe-câbles dans une caisse dédiée afin de ne pas les chercher pendant l’installation.
Réservez au moins deux heures pour l’installation sur place : marquage au sol, tables, comptoirs, présentoirs, nappes et signalétique. Vérifiez les issues de secours avant de fixer les câbles, les panneaux ou les éléments suspendus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon du camping ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour inviter les participants, traiter les inscriptions et confirmer les exposants. Gardez les 3 derniers jours pour finaliser le plan, les badges, les achats et les informations pratiques.
Quand attribuer les emplacements aux exposants ?: Attribuez les stands dès que les exposants sont confirmés, idéalement 10 à 14 jours avant le salon. Envoyez ensuite le plan avec le numéro du stand et les consignes d’installation.
Combien de temps prévoir pour installer un salon du camping ?: Pour une installation complète, bloquez au minimum 2 heures sur site, davantage si les tentes de démonstration et les présentoirs sont nombreux. Faites le contrôle des issues de secours avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée des visiteurs.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon du camping ?: Vérifiez les stocks, les badges, les brochures, le matériel promotionnel et le plan imprimé. Testez aussi les rallonges, multiprises et éclairages, puis confirmez l’horaire d’arrivée des exposants au plus tard la veille.

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