Zo organiseer je een camping seizoensafsluiting

Begin ongeveer zes weken vooraf met de uitnodiging, aanmeldingen en reservering van kampeerplaatsen. Zodra het aantal deelnemers bekend is, leg je dieetwensen, kinderactiviteiten en vrijwilligers vast en deel je het programma. De laatste week draait om materiaal, boodschappen en een alternatief bij slecht weer. Op de dag zelf werk je met een duidelijke opbouwvolgorde: terrein controleren, zitplaatsen en activiteiten klaarzetten, eten koelen en pas daarna de barbecue en ontvangst openen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Uitnodigingen versturen
2
Aanmeldingen openen
3
Kampeerplaatsen reserveren
4
Programma delen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kinderen voor activiteiten inschrijven
8
Vrijwilligers indelen
2 personen
9
Weersverwachting controleren
10
Slechtweerplan bevestigen
2 personen
11
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
12
Activiteitenmateriaal verzamelen
2 personen
13
Muziek afspeellijst maken
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Barbecue en gas controleren
2 personen
16
Versiering voorbereiden
2 personen
17
Naamkaartjes schrijven
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Koelboxen vullen
2 personen
20
Groenten wassen en snijden
3 personen
21
Marinades en sauzen maken
2 personen
22
Activiteiten klaarzetten
2 personen
23
Terrein inspecteren
2 personen
24
Afvalpunten plaatsen
2 personen
25
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
26
Partytenten opbouwen
4 personen
27
Verlichting ophangen
2 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Muziek aansluiten
2 personen
30
Buffet en bar inrichten
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Barbecue aansteekgerei klaarleggen
2 personen
33
EHBO-set controleren
34
Toiletten controleren
2 personen
35
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
36
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

37
Gasten ontvangen
3 personen
38
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
39
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
40
Programma toelichten
41
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
42
Wandeltocht begeleiden
2 personen
43
Spelmateriaal uitdelen
2 personen
44
Dranken bijvullen
2 personen
45
Hapjes presenteren
2 personen
46
Barbecue voorbereiden
3 personen
47
Barbecue aansteken
2 personen
48
Vlees en groenten grillen
4 personen
49
Barbecuebuffet aanvullen
3 personen
50
Dieetmaaltijden apart serveren
2 personen
51
Koffie en thee serveren
2 personen
52
Dessertbuffet aanvullen
2 personen
53
Seizoensafsluiting toespreken
54
Pubquiz begeleiden
2 personen
55
Muziek en dans verzorgen
2 personen
56
Vuurkorven veilig controleren
2 personen
57
Laatste ronde aankondigen

Nazorg

58
Barbecue doven
2 personen
59
Afval verzamelen
3 personen
60
Eten gekoeld opbergen
2 personen
61
Servies voorspoelen
2 personen
62
Terreinverlichting uitschakelen
63
Gasten veilig uitzwaaien
2 personen
64
Tafels en stoelen afnemen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Partytenten afbreken
4 personen
67
Versiering verwijderen
2 personen
68
Activiteitenmateriaal sorteren
2 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Toiletten schoonmaken
2 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Terrein schoonmaken
4 personen
73
Geleend materiaal retourneren
2 personen
74
Overgebleven eten verdelen
2 personen
75
Materialen droog opbergen
2 personen
76
Verloren voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 3
Barbecue-tafel

Servies

Herbruikbare bordenaantal 70
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare bekersaantal 100
Wijnglazenaantal 60
Koffiekopjesaantal 60
Messenaantal 70
Vorkenaantal 70
Lepelsaantal 70
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 8
Koffiekannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksafvalbakaantal 2
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Koelboxenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Apparatuur

Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 4
Draagbare speaker
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Led-lantaarnsaantal 10
Reservebatterijenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafellopersaantal 10
Naamkaartjesaantal 70
Krijtbordenaantal 4

Sportmateriaal

Voetballenaantal 2
Frisbeesaantal 4
Touwtrektouw
Houten spellenaantal 4
Pionnenaantal 20
Springtouwenaantal 6
Pubquizsetsaantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Brandblussersaantal 2
Blusdekensaantal 2
Zaklampenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalgrijpersaantal 3
Emmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3
Toiletborstelsaantal 2
Handzeepdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Sluit de aanmeldingen uiterlijk twee weken vooraf en noteer per deelnemer ook kampeerplaats, dieetwens en deelname aan kinderactiviteiten. Zo voorkom je dat je op de dag zelf nog indelingen moet aanpassen.
Maak zeven dagen vooraf een taakindeling met vaste vrijwilligers voor ontvangst, barbecue, activiteiten en opruimen. Plan per onderdeel minimaal één back-up, want vrijwilligers vallen juist bij een seizoensafsluiting geregeld uit.
Controleer drie dagen vooraf de gasbarbecue, gasflessen, verlengsnoeren en draagbare speaker. Test de microfoon en muziek buiten op de plek waar ze gebruikt worden; binnen testen geeft vaak een verkeerd beeld van het bereik.
Zet op de ochtend zelf eerst partytenten, tafels, stoelen en afvalpunten neer en inspecteer daarna het terrein. Plaats buffettafels niet direct naast de barbecue en houd een vrije looproute naar de koelboxen.
Koelboxen met koelelementen vul je vóór de gasten arriveren; zet groenten, marinades en sauzen pas daarna klaar. Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon en wijs één persoon aan die de voorraad controleert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een camping seizoensafsluiting?: Start ongeveer zes weken vooraf met uitnodigingen, aanmeldingen en kampeerplaatsen. Reserveer de laatste twee weken voor indelingen, dieetwensen, activiteiten en vrijwilligers. Controleer materiaal en weerscenario uiterlijk drie dagen van tevoren.
Wanneer moet je de kampeerplaatsen reserveren voor een seizoensafsluiting?: Reserveer de plaatsen zodra de datum en locatie vaststaan, bij voorkeur zes weken vooraf. Geef de camping uiterlijk twee weken voor het evenement het definitieve aantal door, als de locatie die termijn hanteert.
Hoeveel drank heb je nodig voor een camping seizoensafsluiting?: Reken voor het eerste uur op twee tot drie drankjes per persoon. Tel daarna ongeveer één drankje per persoon per uur op en houd extra water apart voor kinderen, warm weer en mensen die niet drinken.
Wat doe je bij slecht weer tijdens een camping seizoensafsluiting?: Bevestig uiterlijk één week vooraf wie beslist over het slechtweerplan en waar activiteiten en eten naartoe gaan. Controleer 48 uur vooraf opnieuw de verwachting en communiceer een wijziging direct met alle deelnemers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.