Organiser une clôture de saison du camping sans rien oublier

Une clôture de saison réussie se prépare comme une petite opération logistique : les inscriptions d’abord, puis les emplacements, les repas, les activités et les bénévoles. Prévoyez un calendrier sur plusieurs semaines, car les besoins alimentaires et la répartition des enfants arrivent rarement au dernier moment. La veille, concentrez-vous sur les courses, les préparations froides, les glacières et le matériel. Le jour même, gardez une personne responsable de l’accueil et une autre du déroulement du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Ouvrir les inscriptions
3
Réserver des emplacements de camping
4
Partager le programme
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Inscrire les enfants aux activités
8
Répartir les bénévoles
2 personnes
9
Vérifier les prévisions météo
10
Confirmer le plan en cas de mauvais temps
2 personnes
11
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
12
Rassembler le matériel d’activité
2 personnes
13
Créer la playlist musicale
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Vérifier le barbecue et le gaz
2 personnes
16
Préparer la décoration
2 personnes
17
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Remplir les glacières
2 personnes
20
Laver et couper les légumes
3 personnes
21
Préparer les marinades et les sauces
2 personnes
22
Préparer les activités
2 personnes
23
Inspecter le site
2 personnes
24
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Brancher la musique
2 personnes
30
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer le matériel d’allumage du barbecue
2 personnes
33
Vérifier la trousse de premiers secours
34
Vérifier les toilettes
2 personnes
35
Aménager la table d'accueil
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

37
Accueillir les invités
3 personnes
38
Distribuer les badges
2 personnes
39
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
40
Présenter le programme
41
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
42
Encadrer la randonnée
2 personnes
43
Distribuer le matériel de jeu
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
45
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
46
Préparer le barbecue
3 personnes
47
Allumer le barbecue
2 personnes
48
Griller la viande et les légumes
4 personnes
49
Réapprovisionner le buffet barbecue
3 personnes
50
Servir séparément les repas spéciaux
2 personnes
51
Servir le café et le thé
2 personnes
52
Réapprovisionner le buffet de desserts
2 personnes
53
Prendre la parole pour la clôture de saison
54
Animer le pub quiz
2 personnes
55
Assurer la musique et la danse
2 personnes
56
Vérifier les braseros en toute sécurité
2 personnes
57
Annoncer le dernier tour

Suivi

58
Éteindre le barbecue
2 personnes
59
Rassembler les déchets
3 personnes
60
Stocker les aliments au frais
2 personnes
61
Rincer la vaisselle
2 personnes
62
Éteindre l'éclairage du site
63
Raccompagner les invités en toute sécurité
2 personnes
64
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Démonter les tentes de fête
4 personnes
67
Retirer la décoration
2 personnes
68
Trier le matériel d’activités
2 personnes
69
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Nettoyer le site
4 personnes
73
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
74
Distribuer les restes
2 personnes
75
Ranger le matériel au sec
2 personnes
76
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table barbecue

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Gobelets réutilisablesqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Couteauxqté 70
Fourchettesqté 70
Cuillèresqté 70
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 8
Pichets à caféqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Poubelle pour déchets de cuisineqté 2
Couteaux de cuisineqté 6
Saladiersqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Barbecue à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Enceinte portable
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 10
Piles de rechangeqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Chemins de tableqté 10
Badges nominatifsqté 70
Panneaux en ardoiseqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 2
Frisbeesqté 4
Corde de tir à la corde
Jeux en boisqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 6
Kits de pubquizqté 10

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteursqté 2
Couvertures anti-feuqté 2
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Pinces à déchetsqté 3
Seauxqté 4
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date prévue et demandez dès le départ le nombre d’adultes, d’enfants, les nuits sur place et les besoins alimentaires. Ces informations déterminent les emplacements, les repas et les activités.
Bloquez les emplacements de camping dès que vous avez une première estimation des participants, idéalement 2 semaines à l’avance. Une inscription tardive peut modifier le nombre de tentes, de tables et de chaises à prévoir.
Préparez un plan météo au plus tard 48 heures avant l’événement. Vérifiez les tentes de réception, les rallonges et l’alternative prévue pour les activités, le repas et la sonorisation.
Faites les courses et préparez les marinades, sauces, légumes lavés et découpés la veille. Remplissez les glacières avec les pains de glace juste avant le départ afin de garder les aliments et les boissons au froid.
Installez le jour même une zone d’accueil avec les badges, une zone buffet, un espace barbecue et plusieurs points de collecte des déchets. Testez le microphone et l’enceinte avant l’arrivée des participants, puis gardez les bouteilles de gaz et les rallonges sous contrôle.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une clôture de saison du camping ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant. Vous aurez ainsi le temps de réserver les emplacements, répartir les bénévoles et adapter les quantités de repas.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer le repas barbecue ?: Comptez 2 à 3 heures la veille pour laver et couper les légumes, préparer les marinades et vérifier les courses. Le jour même, prévoyez encore 60 à 90 minutes pour installer le barbecue, les tables et le buffet.
Quand vérifier la météo pour une fête de fin de saison au camping ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière 24 à 48 heures avant le début. Confirmez alors le plan de repli, l’emplacement des tentes de réception et le matériel électrique nécessaire.
Combien de bénévoles faut-il pour organiser la clôture du camping ?: Répartissez les rôles au moins 7 jours avant et prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les activités, une pour le repas et une pour la coordination. Ajoutez des renforts pendant l’installation et le rangement si le groupe dépasse 30 participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.