Zo organiseer je een cadeautjesactie

Begin niet met cadeaus verzamelen, maar met duidelijke regels. Bepaal eerst voor wie de actie is, welke cadeaus welkom zijn en op welke datum alles binnen moet zijn. Regel daarna de locatie, inzamelpunten en vrijwilligers, zodat je weet wie wat doet. In de laatste week draait het om inventariseren, controleren en sorteren. Op de actiedag heb je aparte plekken nodig voor ontvangst, opslag en inpakken; zonder die indeling raken cadeaus en informatie snel door elkaar.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Actiedatum bevestigen
2 personen
3
Doelgroep en inzamelregels bepalen
2 personen
4
Vrijwilligers werven
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
9
Inzamelpunten afspreken
2 personen
10
Promotiemateriaal maken
2 personen
11
Actie promoten
2 personen
12
Cadeaudoelen communiceren
13
Vrijwilligersinstructies versturen
14
Cadeau-inventarisatie voorbereiden
2 personen
15
Boodschappenlijst controleren
2 personen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Cadeau-inzamelingen ophalen
2 personen
18
Cadeaus sorteren
4 personen
19
Cadeaus controleren
3 personen
20
Inpakmateriaal klaarzetten
2 personen

Event

21
Ruimte openen
2 personen
22
Tafels opstellen
4 personen
23
Stoelen plaatsen
3 personen
24
Inzamelpunten inrichten
3 personen
25
Inpakstations inrichten
4 personen
26
Registratietafel inrichten
2 personen
27
Cadeaus uitstallen
4 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffie en thee zetten
2 personen
30
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
31
Bezoekers registreren
2 personen
32
Cadeaus aannemen
3 personen
33
Cadeaus labelen
3 personen
34
Cadeaus sorteren
4 personen
35
Cadeaus inpakken
6 personen
36
Uitgifte registreren
2 personen
37
Hapjes serveren
2 personen
38
Dranken bijvullen
2 personen
39
Inpaktafels aanvullen
2 personen
40
Afvalbakken legen
2 personen
41
Laatste uitgifte afronden
2 personen
42
Overgebleven cadeaus tellen
3 personen
43
Cadeaus veilig opslaan
3 personen

Nazorg

44
Inpakmateriaal opruimen
3 personen
45
Servies afwassen
2 personen
46
Ruimte schoonmaken
4 personen
47
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
48
Afval afvoeren
2 personen
49
Overgebleven cadeaus verdelen
3 personen
50
Materialen retourneren
2 personen
51
Inzamelpunten leeghalen
2 personen
52
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Kledingrekkenaantal 2
Klapkratjesaantal 12
Afzetpaaltjesaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 3
Handscanner

Verlichting

Ledlampenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 3

Decoratie

Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Tafelkledenaantal 10
Cadeaustickersaantal 300
Naamstickersaantal 150

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Serveerbladenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Glazenaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60

Organisatie

Inzamelbakkenaantal 8
Inpakpapierrollenaantal 20
Cadeautassenaantal 150
Scharenaantal 12
Plakbandhoudersaantal 8
Meetlintenaantal 4
Permanentmarkersaantal 20
Klembordenaantal 6
Polsbandjesaantal 150
Contantegeldkist

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de inzamelregels uiterlijk drie weken vooraf vast. Noteer bijvoorbeeld voor welke leeftijdsgroepen je cadeaus zoekt, of gebruikte spullen welkom zijn en hoe laat inzamelpunten sluiten.
Plan de cadeau-inventarisatie minstens vijf dagen voor de actie. Tel per doelgroep wat binnen is en communiceer ontbrekende cadeaudoelen meteen, in plaats van op de actiedag nog te moeten zoeken.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk één week vooraf. Bezet minimaal ontvangst, sorteren, controleren en inpakken afzonderlijk; één persoon kan die rollen tijdens een druk moment niet tegelijk uitvoeren.
Richt de locatie in vaste volgorde in: eerst een inzamelpunt, daarna controle en sortering, en vervolgens de inpakstations. Zet tafels, klapkratjes en duidelijke richtingsborden klaar voordat de ruimte opent.
Leg inpakmateriaal, cadeaustickers en naamstickers per station klaar en controleer de voorraad de dag ervoor. Reserveer ook een aparte plek voor cadeaus die beschadigd, incompleet of niet volgens de regels zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een cadeautjesactie organiseren?: Begin vier tot zes weken vooraf met locatie, actiedatum, doelgroep en inzamelregels. Gebruik de laatste week voor het rooster, de inventarisatie, boodschappen en de inrichting.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een cadeautjesactie?: Reken op minimaal één vrijwilliger per hoofdtaak: ontvangst, sorteren, controleren en inpakken. Voor een drukke actie zijn zes tot acht vrijwilligers praktischer, zodat pauzes en piekmomenten opgevangen worden.
Wanneer moet je cadeaus sorteren en controleren?: Sorteer en controleer de cadeaus uiterlijk één dag voor de actie, zodra de laatste inzamelingen binnen zijn. Zo ontdek je ontbrekende of ongeschikte cadeaus nog op tijd.
Hoe richt je een ruimte voor een cadeautjesactie in?: Maak minimaal drie zones: ontvangst, opslag en inpakken. Zet tafels en inzamelbakken vóór opening klaar en houd looppaden vrij met richtingsborden of afzetpaaltjes.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.