Geschenkaktion organisieren: Schritt für Schritt

Eine Geschenkaktion gelingt, wenn Sammelregeln, Helfer und Abgabestellen früh feststehen. Beginne mit Datum, Zielgruppe und dem Ort, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. Plane anschließend die Annahme der Geschenke, die Inventur und die Verpackung als getrennte Arbeitsschritte. Besonders am Aktionstag brauchst du klare Wege, beschriftete Sammelstellen und genügend Helfer, damit Geschenke geprüft und sortiert werden können, ohne dass sich alles an einem Tisch stapelt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Aktionsdatum bestätigen
2 Personen
3
Zielgruppe und Sammelregeln festlegen
2 Personen
4
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Freiwilligenplan erstellen
2 Personen
9
Sammelstellen festlegen
2 Personen
10
Werbematerial erstellen
2 Personen
11
Aktion bewerben
2 Personen
12
Geschenkziele kommunizieren
13
Anweisungen für Freiwillige versenden
14
Geschenk-Inventur vorbereiten
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Geschenk-Sammlungen abholen
2 Personen
18
Geschenke sortieren
4 Personen
19
Geschenke prüfen
3 Personen
20
Verpackungsmaterial bereitlegen
2 Personen

Event

21
Raum öffnen
2 Personen
22
Tische aufstellen
4 Personen
23
Stühle aufstellen
3 Personen
24
Sammelstellen einrichten
3 Personen
25
Verpackungsstationen einrichten
4 Personen
26
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
27
Geschenke ausstellen
4 Personen
28
Getränke kalt stellen
2 Personen
29
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
30
Freiwillige empfangen
2 Personen
31
Besucher registrieren
2 Personen
32
Geschenke entgegennehmen
3 Personen
33
Geschenke beschriften
3 Personen
34
Geschenke sortieren
4 Personen
35
Geschenke einpacken
6 Personen
36
Ausgabe registrieren
2 Personen
37
Snacks servieren
2 Personen
38
Getränke nachfüllen
2 Personen
39
Packtische auffüllen
2 Personen
40
Mülleimer leeren
2 Personen
41
Letzte Ausgabe abschließen
2 Personen
42
Verbleibende Geschenke zählen
3 Personen
43
Geschenke sicher verstauen
3 Personen

Nachbereitung

44
Verpackungsmaterial aufräumen
3 Personen
45
Geschirr abwaschen
2 Personen
46
Raum reinigen
4 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
48
Abfall entsorgen
2 Personen
49
Verbleibende Geschenke verteilen
3 Personen
50
Materialien zurückgeben
2 Personen
51
Sammelstellen leeren
2 Personen
52
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
KleiderständerAnz. 2
KlappkistenAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 8

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
Handscanner

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 3

Dekoration

Willkommensschild
WegweiserAnz. 8
BallonsAnz. 100
TischdeckenAnz. 10
GeschenketikettenAnz. 300
NamensaufkleberAnz. 150

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 3
ServiertablettsAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 50
GläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60

Organisation

SammelbehälterAnz. 8
GeschenkpapierrollenAnz. 20
GeschenktaschenAnz. 150
ScherenAnz. 12
KlebebandhalterAnz. 8
MessbänderAnz. 4
PermanentmarkerAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
ArmbänderAnz. 150
Kassentresor

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Sammelregeln mindestens 3 Wochen vor dem Termin fest. Beschreibe genau, für wen gesammelt wird, welche Geschenkziele gelten und bis wann Geschenke abgegeben werden dürfen.
Plane die Helferschichten in Blöcken von 2 bis 3 Stunden. Besetze Annahme, Sortierung, Prüfung und Verpackungsstationen getrennt, damit eine einzelne Person nicht gleichzeitig mehrere Aufgaben übernehmen muss.
Richte pro Sammelstelle einen eigenen Behälter und gut sichtbare Geschenketiketten ein. Nummerierte oder eindeutig beschriftete Behälter erleichtern die spätere Inventur und verhindern Verwechslungen.
Bereite die Geschenk-Inventur spätestens am Vortag vor. Prüfe jedes Geschenk auf Vollständigkeit und Zustand, bevor es an die Verpackungsstation weitergegeben wird.
Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vor Beginn. Stelle Tische, Stühle, Wegweiser und Verlängerungskabel zuerst auf und teste Laptop, Drucker sowie Beleuchtung, bevor die ersten Spenden eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Geschenkaktion organisieren?: Starte idealerweise 4 bis 6 Wochen vor dem Aktionstag. In dieser Zeit kannst du den Ort reservieren, Sammelregeln festlegen, Helfer gewinnen und die Aktion bewerben.
Wie viele Helfer braucht man für eine Geschenkaktion?: Plane mindestens 1 Helfer für die Anmeldung oder Annahme, 2 für Sortierung und Prüfung sowie 2 für jede Verpackungsstation ein. Bei mehreren Sammelstellen kommt zusätzlich mindestens 1 Person pro Stelle hinzu.
Wann sollte man die Geschenke sortieren und prüfen?: Sortiere und prüfe die Geschenke am selben Tag nach der Abholung oder spätestens am Vortag der Ausgabe. Rechne für 50 Geschenke ungefähr 1 bis 2 Stunden ein, abhängig von Zustand und Kennzeichnung.
Wie richtet man eine Verpackungsstation für eine Geschenkaktion ein?: Plane pro Station einen Tisch, Verpackungsmaterial, Geschenketiketten und ausreichend Licht ein. Eine Station mit 2 Helfern schafft meist etwa 15 bis 25 Geschenke pro Stunde, wenn die Geschenke vorher geprüft und sortiert wurden.

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