Organiser une Opération cadeaux étape par étape
Une Opération cadeaux se prépare d’abord autour de règles claires : qui peut donner, pour quel public et quels cadeaux sont acceptés. Fixez ensuite la date, le lieu et les points de collecte avant de mobiliser les bénévoles. Le tri et le contrôle des cadeaux doivent être terminés avant l’installation des tables d’emballage. Prévoyez enfin un planning précis, car les retards viennent souvent des collectes non récupérées, du matériel d’emballage manquant ou d’un inventaire incomplet.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer la date de l'action
2 personnes
- 3
Définir le public cible et les règles de collecte
2 personnes
- 4
Recruter des bénévoles
2 personnes
- 5
Envoyer les invitations
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
- 9
Convenir des points de collecte
2 personnes
- 10
Créer le matériel promotionnel
2 personnes
- 11
Promouvoir l’action
2 personnes
- 12
Communiquer les objectifs de cadeaux
- 13
Envoyer les consignes aux bénévoles
- 14
Préparer l’inventaire des cadeaux
2 personnes
- 15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Récupérer les collectes de cadeaux
2 personnes
- 18
Trier les cadeaux
4 personnes
- 19
Vérifier les cadeaux
3 personnes
- 20
Préparer le matériel d’emballage
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir la salle
2 personnes
- 22
Installer les tables
4 personnes
- 23
Installer les chaises
3 personnes
- 24
Mettre en place les points de collecte
3 personnes
- 25
Aménager les stations d’emballage
4 personnes
- 26
Installer la table d'inscription
2 personnes
- 27
Mettre les cadeaux en place
4 personnes
- 28
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 29
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 30
Accueillir les bénévoles
2 personnes
- 31
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
- 32
Recevoir les cadeaux
3 personnes
- 33
Étiqueter les cadeaux
3 personnes
- 34
Trier les cadeaux
4 personnes
- 35
Emballer les cadeaux
6 personnes
- 36
Enregistrer la distribution
2 personnes
- 37
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 39
Réapprovisionner les tables d'emballage
2 personnes
- 40
Vider les poubelles
2 personnes
- 41
Clôturer le dernier point de distribution
2 personnes
- 42
Compter les cadeaux restants
3 personnes
- 43
Stocker les cadeaux en sécurité
3 personnes
Suivi
- 44
Ranger le matériel d'emballage
3 personnes
- 45
Faire la vaisselle
2 personnes
- 46
Nettoyer l’espace
4 personnes
- 47
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 48
Évacuer les déchets
2 personnes
- 49
Répartir les cadeaux restants
3 personnes
- 50
Retourner les matériels
2 personnes
- 51
Vider les points de collecte
2 personnes
- 52
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 10
- Chaisesqté 40
- Portants à vêtementsqté 2
- Bacs pliablesqté 12
- Poteaux de délimitationqté 8
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Imprimante
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Glacièresqté 3
- Scanner manuel
Éclairage
- Lampes LEDqté 4
- Éclairage d’ambianceqté 3
Décoration
- Panneau d’accueil
- Panneaux directionnelsqté 8
- Ballonsqté 100
- Nappesqté 10
- Autocollants cadeauxqté 300
- Étiquettes nominativesqté 150
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Plateaux de serviceqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
Organisation
- Bacs de collecteqté 8
- Rouleaux de papier cadeauqté 20
- Sacs cadeauxqté 150
- Ciseauxqté 12
- Dévidoirs de ruban adhésifqté 8
- Mètres rubansqté 4
- Marqueurs permanentsqté 20
- Presse-papiersqté 6
- Braceletsqté 150
- Caisse d'espèces
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Balayette et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par définir les règles de collecte et le public visé, puis communiquez-les dans les invitations et sur chaque point de collecte. Cela évite de recevoir des cadeaux inadaptés ou sans indication de destinataire.
- Bloquez la date du lieu avant de lancer la promotion et confirmez les points de collecte au moins 2 semaines à l’avance. Indiquez une date limite de dépôt, ainsi que la personne chargée de récupérer chaque collecte.
- Répartissez les bénévoles par créneaux et par postes : accueil, inventaire, tri, contrôle et emballage. Envoyez les consignes au moins 3 jours avant l’action, avec les horaires et le point de rendez-vous.
- Faites l’inventaire dès la récupération des cadeaux, puis vérifiez leur état avant de les placer dans les bacs. Gardez les autocollants cadeaux et les étiquettes nominatives avec le matériel de tri, pas dans une autre salle.
- Installez les tables, chaises et stations d’emballage avant l’ouverture de la salle. Testez l’ordinateur, l’imprimante, le scanner manuel et les rallonges au moins 1 heure avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’une Opération cadeaux ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu et confirmez la date en premier, puis prévoyez au moins 2 semaines pour les points de collecte, les invitations et le recrutement des bénévoles.
- Combien de temps prévoir pour trier les cadeaux ?
- Prévoyez au minimum 2 heures pour le tri et le contrôle avant l’emballage, davantage si plusieurs points de collecte sont utilisés. Faites l’inventaire dès la récupération afin de repérer rapidement les cadeaux incomplets ou endommagés.
- Quand envoyer les consignes aux bénévoles ?
- Envoyez-les au moins 3 jours avant l’action, avec le créneau, le poste attribué et les consignes de tri. Confirmez les absences la veille pour pouvoir réorganiser les stations d’emballage.
- Que faut-il vérifier avant l’ouverture de la salle ?
- Faites une vérification 1 heure avant l’ouverture : tables, chaises, bacs de collecte, matériel d’emballage, éclairage, rallonges et imprimante. Contrôlez aussi que l’inventaire est disponible et que les panneaux directionnels sont installés.
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