Zo organiseer je een cabaretvoorstelling

Begin met de cabaretier, de locatie en de voorstellingstijden; die drie bepalen de rest van je planning. Vraag daarna de technische wensen op en leg vast welke microfoons, speakers, verlichting en podiumdelen nodig zijn. Verwerk aanmeldingen en dieetwensen terwijl je de ruimte, catering en ontvangst voorbereidt. Plan de technische opbouw ruim vóór de inloop, zodat je tijd hebt voor een volledige test. De takenlijst helpt je vervolgens om uitnodigingen, programmaboekjes, boodschappen en de publieksbegeleiding in de juiste volgorde af te handelen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Cabaretier contracteren
2
Locatie reserveren
3
Voorstellingstijden vastleggen
2 personen
4
Technische wensen opvragen
5
Uitnodigingen opstellen
6
Uitnodigingen versturen
7
Aanmeldingen verwerken
8
Dieetwensen verzamelen
9
Cateringhoeveelheden berekenen
10
Techniek controleren
2 personen
11
Programmaboekje opmaken
12
Programmaboekjes printen
13
Bezoekerslijst bijwerken
14
Herinnering versturen
15
Boodschappenlijst controleren
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Verse producten inkopen
18
Ruimte inspecteren
2 personen
19
Podiumdelen opbouwen
3 personen
20
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
21
Microfoons aansluiten
2 personen
22
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
23
Techniek testen
2 personen
24
Stoelen opstellen
3 personen
25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
26
Versiering ophangen
2 personen
27
Programma en bewegwijzering plaatsen
2 personen
28
Dranken koud zetten
2 personen
29
Koffiepunt inrichten
2 personen
30
Hapjes voorbereiden
3 personen
31
Artiestenruimte inrichten
2 personen

Event

32
Artiest ontvangen
33
Artiest technisch briefen
2 personen
34
Deuren openen
2 personen
35
Bezoekers registreren
2 personen
36
Programmaboekjes uitdelen
37
Koffie en thee serveren
2 personen
38
Hapjes serveren
2 personen
39
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
40
Voorstelling aankondigen
41
Licht en geluid bedienen
2 personen
42
Pauzedranken serveren
3 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
45
Artiest uitzwaaien

Nazorg

46
Servies verzamelen
3 personen
47
Overgebleven catering koelen
2 personen
48
Apparatuur uitschakelen
2 personen
49
Apparatuur afbreken
3 personen
50
Podiumdelen afbreken
3 personen
51
Stoelen en tafels opruimen
3 personen
52
Afval verzamelen
2 personen
53
Servies afwassen
2 personen
54
Ruimte schoonmaken
3 personen
55
Locatie afsluiten
56
Geleende spullen retourneren
2 personen
57
Restvoorraad opruimen
58
Onkosten verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 85
Cocktailtafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 4
Artiestenbank
Kledingrek

Apparatuur

Podiumdelenaantal 6
Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 2
Microfoonstatievenaantal 2
DI-box
Audiokabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 4
Lichtstatievenaantal 2
Podiumverlichtingaantal 2

Decoratie

Achtergronddoek
Decoratieve plantenaantal 4
Pijlenbordenaantal 6

Servies

Glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Serveerbladenaantal 6
Thermoskannenaantal 4
IJsblokbakkenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Stoffer en blikaantal 2
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen direct na het contract vast. Controleer vóór de voorstelling of mengpaneel, actieve speakers, draadloze microfoons, microfoonstatieven, DI-box en audiokabels aanwezig zijn en op elkaar aansluiten.
Plan de opbouw niet vlak voor de inloop. Reserveer minstens 2 uur voor podiumdelen, geluidsinstallatie, microfoons, lichtstatieven en podiumverlichting, gevolgd door een volledige techniekcheck.
Werk met een actuele bezoekerslijst en verstuur de herinnering uiterlijk 3 dagen vooraf. Zo kun je stoelen, ontvangsttafels, programmaboekjes en cateringhoeveelheden baseren op het werkelijk aantal bezoekers.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef ze door vóór je boodschappen doet. Koop verse producten pas aan het einde van de voorbereiding, zodat ze op de dag zelf bruikbaar blijven.
Loop de ruimte vóór de opbouw één keer helemaal na. Controleer stroompunten, verlengkabels, stekkerdozen, zichtlijnen naar het podium, de plek van pijlenborden en de route naar ontvangst en catering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een cabaretier boeken?: Leg de cabaretier bij voorkeur enkele maanden vóór de voorstelling vast. Dan kun je de locatie, voorstellingstijden en technische wensen nog zonder tijdsdruk afstemmen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een cabaretvoorstelling op te bouwen?: Reken op minimaal 2 uur voor podium, geluid en licht, plus tijd voor een volledige test. Plan de opbouw zo dat alles minstens 30 minuten vóór de inloop technisch klaar is.
Wanneer moet ik uitnodigingen voor een cabaretvoorstelling versturen?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 tot 6 weken vooraf. Stuur een herinnering uiterlijk 3 dagen voor de voorstelling en werk daarna de bezoekerslijst bij.
Wanneer bereken je de catering voor een cabaretvoorstelling?: Maak een eerste berekening zodra de aanmeldingen binnenkomen en controleer die 3 tot 5 dagen vooraf. Verwerk dieetwensen vóór het boodschappen doen en koop verse producten zo laat mogelijk in.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.